Walang perpektong operasyon sa negosyo. Ang mga pagkakataon ay, sa isang punto sa iyong karera, maaari kang makatagpo ng isang problema na kailangang matugunan ng mas mataas na antas ng pamamahala. Maraming kumpanya ang hinihikayat ang paggamit ng mga ulat ng reklamo bilang tamang paraan ng pormal na pagpapahayag ng isang reklamo. Ang mga ulat na ito ay kadalasang ginagamit upang matugunan ang mga di-kasiya-siyang mga transaksyon o kundisyon hinggil sa isang kumpanya. Ang pagsusulat ng ulat ng reklamo ng maayos ay susi sa pagkuha ng iyong pag-aalala ng naririnig at ang problema ay nakapagpapatibay.
Talakayin ang background ng sitwasyon. Bigyan ang pangunahing impormasyon tulad ng iyong posisyon at ang iyong dahilan para sa pagsulat. Sabihin ang dahilan para sa iyong kawalang-kasiyahan concisely.
Sundin ang background na may mas detalyadong paglalarawan ng problema. Iulat ang mga layunin ng katotohanan. Ilarawan ang mga nagresultang epekto ng problema.
Ipahayag kung ano ang itinuturing mong isang kasiya-siyang solusyon. Ipaliwanag kung ano ang inaasahan mong gawin ng ibang partido upang malunasan ang sitwasyon.
Magdagdag ng isang babala kung sa palagay mo na ito ay kinakailangan. Maaari mong nais na ipahayag ang mga kahihinatnan kung ang ibang partido ay hindi lumahok sa paglutas ng problema. Ang hakbang na ito ay opsyonal, batay sa iyong kaugnayan sa ibang partido at ang kalubhaan ng problema.
Magtapos na may isang mahusay na konklusyon na nagpapahayag ng iyong positibong pananaw patungo sa sitwasyon. Makipag-usap sa isang pakiramdam ng pagnanais na ayusin ang problema upang makinabang ang parehong partido.
Mga Tip
-
Tandaan na gamitin ang pagiging perpekto sa buong titik. Iwasan ang mang-insulto sa ibang partido o tunog ng pagalit.
