Ang mga tawag sa pagpupulong ay isa sa mga paraan na nagtitipon ang mga executive at empleyado upang talakayin ang negosyo. Kung sila man ay nasa parehong lungsod o nakakalat sa buong mundo, posible ang mga tawag sa pagpupulong upang dalhin ang lahat sa isang silid, sa real time. Mayroong ilang mga hakbang na maaari mong gawin upang matiyak ang isang produktibong at nakapagtuturo na kumperensya.
Agenda
Sa sandaling nakapagtatag ka ng isang oras at petsa para sa iyong conference call, dapat mong gawin ang naaangkop na mga hakbang upang maghanda para sa pulong. Kung ikaw ang lider ng kumperensya, kumpletuhin ang isang agenda para sa iyong conference call at ipamahagi ito sa mga dadalo, bago ang naka-iskedyul na petsa. Dapat isama ng agenda ng iyong pulong ang petsa at oras. Magandang ideya na isama ang time zone sa iyong adyenda para sa mga taong maaaring nasa labas ng iyong lokasyon. Dapat isama din ng agenda ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pulong at isang maikling paglalarawan ng bawat paksa sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad kasama ang mga pangalan ng mga indibidwal na may pananagutan at ang iminumungkahing oras ng pagbibigay-halaga para sa bawat paksa. Kung ang pagpupulong ay nangangailangan ng anumang pre-meeting paghahanda, malinaw na ilista ang mga kinakailangan sa agenda.
Pagpupulong
Subukan ang iyong mga linya upang matiyak na mayroon kang aktibo at malinaw na koneksyon. Kung gumagamit ka ng cordless phone, siguraduhing ganap na sisingilin ang telepono bago ang pulong. Dumating sa pagpupulong nang hindi bababa sa limang minuto nang maaga.
Kung ikaw ay isang dadalo, makakatanggap ka ng numero ng kumperensya mula sa iyong pinuno. Tawagan ang linya ng pagpupulong. Susubukan kang ipasok ang numero ng iyong conference. Sa sandaling napasok mo ang numero, hihilingin sa iyo na sabihin ang iyong pangalan. Malinaw na ipahayag ang iyong una at huling pangalan. Maaaring kailanganin mong pindutin ang pound (#) key. Kapag nakumpleto mo na ang prosesong ito, sasabihin sa iyo ng system na sumasali ka sa kumperensya at ipaalam sa iyo kung gaano karaming mga tao ang kasalukuyang pumapasok. Kung dumating ka sa harap ng pinuno, ikaw ay ilalagay sa isang hawak na mode hanggang dumating ang pinuno.
Mga pagpapakilala
Makinig bago ka magsalita. Kung dumating ang pinuno ngunit hindi pa nagsimula ang pulong, maaari mong marinig ang isang banayad na pag-uusap sa panig. Sa isang kaaya-ayang tinig, kumusta at ipakilala ang iyong sarili. Ilagay ang iyong telepono sa mute hanggang magsimula ang pagpupulong. Kung wala kang isang pindutan ng mute, gamitin ang mga muting tampok na ibinigay ng linya ng pagpupulong.
Kapag nagsimula ang pagpupulong, ang iyong lider ay kukuha ng roll call. Kapag tinawag ng pinuno ang iyong pangalan, kilalanin ang iyong presensya sa isang malinaw at propesyonal na paraan, tulad ng "Oo, narito ako" o "Hello. Ito ay …." Maaaring hilingin ng lider na maikli mong kilalanin ang iyong sarili sa ibang mga dadalo. Kung oo, ipahayag ang iyong pangalan at magbigay ng isang 20- hanggang 25-ikalawang pangkalahatang-ideya ng iyong trabaho habang ito ay tumutukoy sa tawag. Manatiling maikli, magsalita nang malinaw at manatiling propesyonal.
