Ang kaalaman sa iyong tagapakinig ay susi sa pagsusulat ng sulat upang ipakilala ang iyong kumpanya o organisasyon. Ang iyong layunin ay isa pang mahahalagang katotohanan sa pagsulat ng isang epektibong komunikasyon sa negosyo na nagbibigay sa iyong mambabasa ng layunin at istraktura ng iyong samahan. Ang layunin ng isang liham ng pagpapakilala ay mula sa pagpapahayag ng pagdating ng iyong kumpanya sa mapa ng komunidad sa isang kawanggawa na organisasyon na humihiling ng pinansiyal at in-kind na suporta mula sa mga donor at boluntaryo.
Kumuha ng pinakamataas na ranggo ng iyong kumpanya pati na rin ang isang tao na pamilyar sa mga konsepto sa pagmemerkado o isang kawani na may responsibilidad sa pagmemerkado sa samahan upang makalikha ng panimulang liham. Ang ehekutibo o tagapagtatag ng iyong kumpanya ay maaaring magbigay ng pananaw tungkol sa layunin ng kumpanya at kung bakit ito ay itinatag at ang iyong marketing guru ay maaaring magbigay ng liwanag sa kung paano mag-apela sa customer base ng kumpanya.
Bumoto sa pinakamahusay na format para sa iyong sulat ng pagpapakilala. Kung ang iyong organisasyon ay may isang malakas na social media network pati na rin ang isang customer base na prefers tradisyonal na komunikasyon, draft ng dalawang bersyon ng iyong pagpapakilala ng sulat. Lumikha ng isang mensahe na napupunta sa viral at iba pang mas naaangkop para sa pagsasabog ng hard-copy.
Buuin ang iyong unang talata sa isip ng madla. Apila sa mga philanthropists na may pambungad na tulad ng "Bawat taon, ang ABC Foundation ay tumutulong sa libu-libong mga babaeng nawawalang muli ang kanilang buhay." Gayunman, ang mga may-ari ng negosyo sa hinaharap ay pahalagahan ang entrepreneurial slant mula sa pagpapakilala na nagpapaliwanag ng mga pasimulang simula ng organisasyon, tulad ng, "Nagsimula ang XYZ Corporation sa garahe ni Steve Wilson bilang isang libangan ng dalawang dekada bago ang pangkaraniwang Amerikano ay makakapagbigay ng computer sa bahay." Gamitin ang natitirang bahagi ng iyong unang talata upang ilarawan ang pinagmulan o pundasyon ng iyong organisasyon.
I-draft ang ikalawang talata ng iyong panimula na sulat upang ipaliwanag kung ano ang ginagawa ng iyong kumpanya o organisasyon - kung sanayin mo ang mga underemployed o walang trabaho na manggagawa, ilarawan ang mga uri ng pagsasanay sa trabaho na iyong ibinibigay. Gayundin, kung nagbebenta ka ng mga produkto sa mga pandaigdigang pamilihan, ilarawan ang maraming bansa sa epekto ng iyong kumpanya sa pamamagitan ng pamamahagi ng mga kalakal nito sa mga customer sa buong mundo.
Gumawa ng larawan ng istraktura ng iyong organisasyon sa iyong ikatlong talata. Iwasan ang pagtukoy lamang sa isang tsart ng organisasyon - ang iyong panimula na sulat ay hindi dapat magkaroon ng mga kalakip. Ilarawan ang koponan ng ehekutibong pamumuno at kung paano nakikilahok ang bawat kasapi ng pangkat sa pagbubuo ng diskarte ng kumpanya. Sabihin sa iyong mga mambabasa ang tungkol sa mga function ng departamento ng iyong kumpanya at kung paano nakikipag-ugnayan ang mga kagawaran. Kilalanin ang iyong kapital ng tao; ipaliwanag kung paano ang mga kwalipikasyon at kadalubhasaan ng iyong mga empleyado at kung paano sila nakatutulong sa tagumpay ng samahan. "Ang mga empleyado ng XYZ Corporation ay may pinagsamang 75 taon na kadalubhasaan sa computer networking at software development" ay isang halimbawa ng pagkilala sa propesyonal na kadalubhasaan ng iyong mga empleyado.
I-wrap ang iyong sulat sa ikaapat na talata sa pamamagitan ng muling pagsasaad ng layunin ng iyong pagpapakilala. Kung bago ka sa komunidad ng negosyo, anyayahan ang mga customer at kahit na iba pang mga negosyo na huminto sa pamamagitan ng iyong tindahan o bisitahin ang iyong website. Para sa isang pagpapakilala sulat na humingi ng donasyon, paulit-ulit na layunin ng iyong samahan, ang mga nakaraang tagumpay at humingi ng mga donasyon. Himukin ang iyong mga mambabasa sa paghahanap ng higit pa tungkol sa iyong kumpanya at organisasyon.
Maghanda ng linya ng lagda para sa pinakamataas na ranggo ng ehekutibo o organisasyon ng iyong kumpanya. Ibinibigay na posible, maghanda ng mga kopya ng sulat para sa mga indibidwal at orihinal na pirma - idagdag nila ang isang mainit, personal na ugnayan sa komunikasyon sa negosyo.
