Ang mga patakaran at pamamaraan ng accounting ay hindi isa at ang parehong bagay, kahit na ang mga manggagawa sa isang opisina ay madalas na malito ang dalawa. Ang mga patakaran sa accounting ay kumakatawan sa mga alituntunin o alituntunin na tumutukoy kung ano ang inaasahan ng departamento ng accounting sa isang naibigay na sitwasyon. Sa pamamagitan ng paglikha ng mga patakaran, ang departamento ng accounting ay nagsisiguro na ang mga patakaran at pamantayan ng kumpanya ay pinananatili at sinunod sa pare-parehong paraan ng lahat ng apektado. Ang pamamaraan ay kumakatawan sa kung paano-bahagi ng equation sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga indibidwal na hakbang na matiyak na ang mga patakaran sa accounting ng kumpanya ay pinananatili at ang mga panloob na kontrol ay nasa lugar.
Tukuyin ang Patakaran
Kapag dumarating sa patakaran sa accounting at handbook ng pamamaraan na ginagamit ng mga accountant at iba pa sa kumpanya, kailangan mo munang tukuyin ang bawat panuntunan o patnubay bilang isang indibidwal na patakaran na gusto mong sundin ng mga tao. Huwag magsama ng mga patakaran, dahil ito ay masyadong nakalilito. Ang mga departamentong accounting ay gumagawa ng mga patakaran ng cash flow, mga patakaran sa pagbabayad ng paglalakbay, mga patakaran sa cash, mga patakaran sa pagbabayad ng account o mga patakaran sa pagsingil, para lamang sa pangalan ng ilang. Ang patakaran ay dapat tukuyin ang tuntunin - na kilala bilang kung ano - at isama kung sino ang dapat sumunod dito at kung bakit dapat itong sundin. Ang mga patakaran at pamamaraan ay pinananatili bilang hiwalay na mga dokumento.
Isulat ang Pangkalahatang-ideya
Ang bawat patakaran ay dapat magsama ng isang pangkalahatang-ideya o buod ng guideline o panuntunan. Ang pangkalahatang-ideya ay unang, na may detalyadong impormasyon na kinabibilangan ng mga detalye. Halimbawa, ang isang departamento ng accounting ay maaaring magkaroon ng isang petty cash fund policy na nagpapaliwanag kung magkano ang pera ay magagamit para sa maliit na cash, ang uri ng mga pagbili na sakop nito at ang pamagat ng taong responsable sa pagtiyak na ito ay mapanatiling maayos. Ang patakaran ay hindi naglilista ng mga pangalan ng tao, kundi ang titulo o posisyon sa kumpanya na responsable para dito.
Balangkasin ang Mga Pamamaraan
Ang mga pamamaraan ay ang hakbang-hakbang na proseso kung saan sumusunod ang mga indibidwal sa patakaran ng kumpanya.Halimbawa, ang isang departamento ng accounting ay maaaring magtakda ng patakaran ng cash-flow na tumutukoy kung magkano ang magagamit na cash sa lahat ng oras at kung ano ang dapat mangyari kung ito ay hindi magagamit. Ngunit upang matiyak na ang patakaran ay pinananatili, ang isang tao sa departamento ng accounting ay dapat kumpletuhin ang mga rekonciliasyon ng bank account. Ang proseso ng reklamasyon sa bangko ay may detalyadong mga hakbang sa kung paano gawin ang pagkakasundo ng bangko upang matiyak na ang patakaran ng cash-flow ay nauugnay. Upang isulat ang pamamaraan, balangkasin ang bawat hakbang na dapat maganap, kabilang ang mga pamagat ng mga tao na kumpletuhin ang bawat hakbang at kung ano ang mangyayari sa kasunod na mga hakbang.
Bilangin ang Mga Hakbang
Isulat ang mga pamamaraan sa pagkakasunud-sunod na ang mga hakbang ay dapat mangyari. Halimbawa, gamit ang proseso ng reklamasyon sa bangko, magsimula sa unang bagay na kailangang mangyari, tulad ng: mga pahayag ng bangko ay bibigyan ng hindi bukas sa tagapamahala ng accounting. Isama ang mga hakbang na dapat gawin ng accounting manager bago ipasa ang aktwal na pagkakasundo sa ibang tao sa accounting. Maaaring kasama dito ang mga bagay tulad ng isang mabilis na pagsusuri para sa mga hindi magkapareho ng tseke, mga pangalan ng nagbabayad at higit pa.
Mano-manong Patakaran at Pamamaraan
Isama ang isang listahan ng mga pamagat sa departamento ng accounting na may maikling mga paglalarawan ng mga tungkulin na ginagawa ng bawat posisyon sa kumpanya sa harap ng patakaran at pamamaraan ng manu-manong. Tumutulong ito na lumikha ng mga panloob na kontrol habang tinitiyak ang paghihiwalay ng mga tungkulin Sumulat ng mga patakaran sa mga indibidwal na pahina, na lumilikha ng isang bagong pahina o hanay ng mga pahina para sa bawat patakaran. Ang bawat patakaran ay tumatanggap ng sarili nitong heading at pamagat sa talaan ng mga nilalaman upang gawing madali para makita ng mga tao ang mga ito. Pagkatapos ng patakaran, isama ang lahat ng mga pamamaraan sa kanilang sariling mga pahina bilang backup. Ang talaan ng mga nilalaman ay maaaring kabilang ang "Patakaran sa Cash Flow," bilang pangunahing pamagat na may subheadings at kanilang sariling mga pahina na kasama ang "Mga Reklamasyon sa Bangko," "General Ledger Bank Account Reconciliations," o anumang iba pang mga pamamaraan na nalalapat sa partikular na patakaran.
