Sa isang araw at edad ng teknolohiya, mga proseso ng kalabisan, terabytes, gigabytes at mga dobleng mga kopya ng impormasyon, ang pamamahala ng rekord ay isang pangkaraniwan ngunit kritikal na kasanayan na dapat na ipako sa lahat ng mga organisasyon. Higit at mas madalas, ang diskarte sa pagpapanatili ng mga file ng data ay nagiging ang tinapay at mantikilya ng mahusay na paggawa ng desisyon sa negosyo.
Anu-ano ang Pamamahala ng Record
Ang pamamahala ng mga rekord ay nagsasangkot ng maraming lugar ng pagkolekta ng data, pag-imbak, at kalaunan tamang pagkawasak. Ang agham ay nasira sa maraming mga kategorya: input at koleksyon, imbakan, kalabisan at backup, at pagbabawas. Ang input at koleksyon ay nagtatatag ng mga protocol para sundin ng mga empleyado kung paano nilikha ang data at ang sistema ng paghaharap na dapat itong sundin para sa madaling pagkuha sa ibang pagkakataon. Tinutukoy din nito kung ano ang dapat itago at kung ano ang dapat hindi. Ang imbakan ay maaaring kasangkot sa parehong mga hardcopy at elektronikong mga file at nagtatatag ng mga parameter sa kung anong imbakan ay pinahihintulutan at kung ano ang hindi (io hard drive kumpara sa mga folder ng papel kumpara sa mga network o flash drive). Ang kalabisan at pag-iisyu ay kinabibilangan ng pagpapanatili ng mga kopya ng kaligtasan ng mahalagang impormasyon sa kaso ng kalamidad. At sa wakas pagbabawas ay tumutukoy sa mga pinapahintulutang pamamaraan para sa pagkawasak at pag-aalis ng data mula sa mga sistema ng negosyo.
Statistical Assistance to Decision-Making
Pinapayagan ng pamamahala ng mga rekord ang madaling koleksyon ng mga istatistika. Karamihan sa paggawa ng desisyon sa negosyo ay batay sa pag-aaral ng trend. Ang pagtatasa ng trend ay binuo at binuo batay sa mga pattern ng paghahanap sa impormasyon at data at paggawa ng mga konklusyon tungkol sa pag-uugali ng mga pattern na iyon. Ang mas mahusay na pamamahala ng impormasyon, ang mas mahusay na trend-analysis at kaugnay na kaalaman sa negosyo ay may gawi.
Pag-iwas sa Pagkawala ng Impormasyon
Ang isa pang mahalagang sangkap ng pamamahala ng mga talaan ay pumipigil sa pagkawala ng data. Maaaring mangyari ito nang madali: ang isang file ay tinanggal, ang maling folder ay ginutay-gutay, ang isang masamang empleyado ay lumalabas sa gusali na may sensitibong data.
Tinitiyak ng pamamahala ng mga rekord na may mga proseso sa pag-iwas sa lugar upang mag-organisa at mag-file ng impormasyon sa isang protektadong paraan. Pagkatapos ay i-play ang mga redundancies tulad ng mga backup na system at maraming repository ng kopya kaya kung ang isang file system ay nawasak maaari itong mabilis na mapalitan ng isang kamakailang kopya. Sa wakas, ang mga panukalang pang-seguridad ay nakakatulong na mahuli ang mga rekord na binabago na maaaring mapahamak ang kapakanan ng isang kumpanya at interes.
Mga Benepisyo sa Organisasyon
Ang pamamahala ng rekord ay nagpapabuti ng kahusayan. Ang data ay natagpuan mas mabilis, mas madali, at pagpapasya ay napabuti sa pamamagitan ng agarang pagtatasa at pagkuha ng impormasyon. Pinagbabawas ng pinahusay na pag-record ng rekord ang basura ng mapagkukunan Ang puwang ng papel at espasyo ng imbakan ay ginagamit kapag ang mga tamang protocol ay sinusunod. Ang aksidenteng pagkasira at permanenteng pagkawala ay iiwasan kapag ang tamang pamamahala ng mga talaan ay nagsisiguro na ang kamakailang mga backup na kopya ay umiiral. Ang pamamahala ng mga rekord ay nagpapanatili din ng isang tugisin sa papel upang makatulong na ipagtanggol ang mga pagkilos ng kumpanya sa panahon ng paglilitis. Sa wakas, ang mga pamamahala ng talaan ay tumutulong na mapanatili ang mahusay na samahan kapag nakikitungo sa, pagtugon sa, at paglilingkod sa mga kliyente o proyekto. Sa pamamagitan ng pagpapanatili ng isang organisadong sistema ng pagkolekta ng impormasyon, ang mahalagang data at impormasyon ay maaaring makuha kapag kinakailangan na tiyak sa isang customer o proyekto.
Outsourcing bilang isang Pagpipilian
Maraming mga kumpanya ang nais na manatiling nakatuon sa kanilang mga pangunahing specialty at hindi nais na maging bothered sa pagpapanatili ng mga sistema ng data. Sa ganitong mga pagkakataon, maaari itong maging kapaki-pakinabang na gamitin ang isang kasosyo o vendor upang mapanatili at mag-disenyo ng pamamahala ng mga rekord upang ang kumpanya ng client ay makapag-focus lamang sa kanilang pangunahing negosyo. Ang pangangasiwa ay bumababa lamang sa pagbabayad para sa isang serbisyo na nagsisiguro na ang nakaimbak na impormasyon ay nakolekta at pinananatili bilang kliyente na kailangan nito para sa paggawa ng desisyon. Maraming mga mas malalaking kumpanya ang lumipat patungo sa direksyon na ito upang maging mas mahusay, minsan outsourcing lamang backup na mga serbisyo at iba na nagiging higit sa buong mga sistema ng record sa mga vendor para sa mas mahusay na pamamahala.
