Ang pagproseso ng payroll ay isang detalyadong gawain na nangangailangan ng solidong matematika at mga kasanayan sa paglutas ng problema. Dapat tiyakin ng tagapag-empleyo o kawani ng payroll na ang mga suweldo ng lahat ng empleyado ay tumpak at napapanahon. Sa maraming mga kaso mayroon silang makipag-ugnay sa mga tagapamahala at superbisor upang matiyak na ang lahat sa loob ng kumpanya ay nauunawaan ang mga pamamaraan sa pagpoproseso ng payroll. Upang mahusay na maisagawa ang kanilang mga gawain, dapat mag-isip ng kawani ng payroll ang isang streamlined payroll system, na kinabibilangan ng dokumentasyon ng kritikal na impormasyon sa payroll.
Pagdokumento sa Mga Pamamaraan sa Payroll
Dokumento oras ng orasan at oras card pamamaraan. Maraming mga kumpanya na may oras-oras na mga empleyado ay nangangailangan ng mga ito upang manuntok ng oras orasan; hinihiling ng iba na makumpleto nila ang isang time card. Ang bayad na bayad sa oras na empleyado ay batay sa kanilang mga oras na inilalarawan sa kanilang mga card sa oras; samakatuwid, ang anumang mga pagbabago sa orasan ng oras o oras na ipinapatupad, ay kailangang iulat sa lahat ng mga empleyado nang nakasulat. Maaari kang magpadala ng memo sa mga tagapangasiwa / superbisor, o maaari mong ibigay sa kanila ang naka-print na bersyon ng mga pagbabago. Ang mga tagapamahala / supervisors ay responsable para sa relaying ng anumang mga kinakailangang pagbabago sa kanilang mga empleyado.
Mag-print ng isang taunang payroll calendar. Bago matapos ang bawat taon, maingat na suriin ang mga petsa ng darating na taon upang matukoy kung aling petsa ang pagpoproseso ng payroll ay magaganap. Tandaan ang mga pista opisyal sa bangko, mga pampublikong bakasyon at anumang iba pang pista opisyal ng kumpanya. Gumamit ng iba't ibang kulay upang i-highlight ang mga petsa ng pagsusumite para sa mga oras ng card at mga pagbabago sa payroll, at ang aktwal na mga petsa ng pay. Ang isang propesyonal na kumpanya sa pag-print ay maaaring makatulong sa iyo sa pag-print ng mga kalendaryong ito. Ipamahagi ang kalendaryo ng payroll sa lahat ng mga manager / superbisor.
Panatilihin ang isang karaniwang buklet na pagpoproseso ng payroll para sa departamento ng payroll. Dapat isama ng buklet ang lahat ng mga hakbang sa pagpoproseso ng payroll. Halimbawa, kung ang iyong kumpanya ay may isang biweekly na iskedyul ng pagbabayad, bumalangkas ng buklet na ito upang ipahayag nang eksakto kung paano ang pagpoproseso ng dalawang beses na payroll ay nangyayari mula sa pagsisimula ng panahon ng suweldo hanggang sa katapusan. Ang hakbang na ito ay partikular na epektibo kapag nagsasanay ng bagong kawani ng payroll.
Isama ang pag-uulat at suriin ang proseso ng paghawak sa buklet na pagpoproseso ng payroll. Matapos ang mga paycheck ay naka-print o ang paghahatid ng direktang file ng deposito sa bangko ay nangyari, ang proseso ng payroll ay hindi pa kumpleto. Dokumento ang mga hakbang na ito, gaya ng pag-print at pag-file ng mga payroll registro at mga ulat sa buwis, at ang mga pangalan ng mga indibidwal na ibibigay mo sa mga paycheck / stub. Habang nagbabago ang impormasyon sa oras, i-update ang buklet at tiyaking ang lahat ng nasa departamento ng payroll ay may kopya.
Tiyakin na nauunawaan ng bawat miyembro ng tauhan ng suweldo ang kanilang papel. Dokumento at ibigay sa kanila ang isang kopya ng kanilang partikular na tungkulin sa trabaho upang matiyak na sa panahon ng payroll processing alam nila ang kanilang mga responsibilidad.
