Ang mga customer at billing ng mga kliyente ay hindi palaging makinis. Kung ang isang invoice ay lumabas na masyadong mataas o masyadong mababa, ang isang kumpanya ay maaaring mag-isyu ng isang memorandum ng debit o credit upang itama ito. Gumagamit ang mga banko ng mga memo upang magsagawa ng mga pagsasaayos sa mga account ng pagsuri ng negosyo. Ang kumpanya sa pagtanggap ng dulo ng isang memo ay maaaring gamitin ito upang subaybayan kung gaano karaming upang ayusin ang mga libro ng account nito.
Mga Invoice: Debit Versus Credit
Ipagpalagay na tumawag ka sa isang tubero sa iyong negosyo at itakda ang mga ito upang gumana sa mga banyo. Ang tubero ay nagsusulat ng isang invoice, ngunit mayroong isang maling pagkalkula. Ang kumpanya ay maaaring mag-isyu ng isang debit memorandum kung sila ay under-charge mo o ng isang credit memo kung sila ay over-billed. Maaari din itong mag-isyu ng sinususugan na invoice na nagpapahayag ng tamang kabuuan.
Ang memo ay dapat ipaliwanag kung bakit kailangang iakma ang invoice. Halimbawa, maaaring ipahayag ng isang credit memo mula sa isang vendor na naayos na ang iyong bill dahil binago mo ang ilan sa mga supply na iyong iniutos. Kung nagbayad ka na bago mo matanggap ang memo ng credit, maaari kang humingi ng cash payment o gamitin ito para sa diskwento sa susunod na order.
Kung hindi mo pa binabayaran ang bill, rekord mo ang memo sa pamamagitan ng pagsasaayos ng iyong mga account na pwedeng bayaran. Itinala din ng nagbebenta ito bilang pagsasaayos sa mga account na maaaring tanggapin.
Mga Memo at Mga Bangko
Gumagamit din ang mga bangko ng mga memo ng credit at debit, bilang mga item sa mga pahayag ng banko sa negosyo. Maaari mong makita ang isang debit memo kung dapat i-debit ng bangko ang iyong account para sa mga bayarin tulad ng hindi sapat na mga pondo, mga singil sa serbisyo o ang gastos ng mga tseke sa pag-print. Maaari kang makakuha ng isang credit memo para sa interes na nakuha sa account.
Kailangan mong isama ang mga halaga mula sa mga memo ng debit at credit sa iyong mga rekord sa pananalapi. Ginagawa mo ito sa tuwing pinagkasundo mo ang iyong mga libro sa iyong bank statement. Sa iyong sheet na balanse, ang isang memo ay tataas o babaguhin ang iyong cash account, pati na rin ang nakakaapekto sa iba tulad ng iba-ibang gastos o interes na nakuha, depende sa kung lumalaki o lumiliit ang account.
Panloob na Memo
Minsan ang isang debit o credit memo ay kapaki-pakinabang para sa iyong sariling mga internal na operasyon. Ang mga kumpanya ay nag-isyu ng mga memo ng credit at debit kapag tinatanggal nila ang isang maliit na balanse sa isang account. Ipagpalagay na ang iyong customer ay mas malaki ang bayad sa $ 5 sa kanyang huling order. Nagpadala ka sa kanya ng isang refund, pagkatapos mong ayusin ang iyong mga account upang maipakita ang pagkawala ng $ 5.Isang memo ang nagpapahintulot sa iyong mga accountant na gawin ang pagbabago sa kanyang account.
