Ang pagpaplano ng isang matagumpay na kombensyon ay nangangailangan ng pag-alam sa malalaking layunin ng madiskarteng mga layunin ng organisasyon ng host bago simulan ang trabaho sa pangunahing logistik sa pagpupulong. Gamit ang iyong madiskarteng mga layunin, maaari mong epektibong magplano kung paano maakit ang mga dadalo na gusto mo, piliin ang tamang lugar, piliin ang pinakamahusay na tagapagsalita at bumuo ng pinakakaaliw na mga pasilidad at gawain.
Tukuyin ang Iyong Mga Madiskarteng Layunin
Ang mga layunin ng organisasyon para sa isang kombensiyon ay hindi palaging katulad ng mga layunin ng dadalo ng kombensiyon. Alamin ang mga kadahilanan ng organisasyon para sa pagho-host ng kombensyon. Maaaring maakit at mapanatili ang mga miyembro, makabuo ng kita, magbigay ng mga board at mga miyembro ng komite na may bakasyon sa bakasyon o makabuo ng media publicity para sa samahan.
Itakda ang Iyong Taktikal na Plano
Kapag alam mo ang iyong mga madiskarteng layunin, itakda ang iyong mga pantaktika layunin para maabot ang mga ito. Maaaring kabilang sa mga ito ang pagpili ng mga seminar at tagapagsalita upang maakit ang mga partikular na uri ng pagdalo, pagkakaroon ng isang usaping nagpakita ng kita, pagdaragdag ng mga aktibidad ng asawa upang madagdagan ang pagdalo, pag-oorganisa ng mga social function tulad ng golf tournament o river cruise, pagkakaroon ng isang parangal na piging o pagsasagawa ng taunang boto ng ang pagiging miyembro. Dapat isama ng iyong plano sa pagmemerkado ang advertising, relasyon sa publiko, mga diskarte sa promosyon at social media upang itaguyod ang kombensyon.
Planuhin ang Badyet
Tukuyin ang mga layunin ng pananalapi ng organisasyon para sa kombensyon, at suriin ang iyong mga numero. Maaari kang limitado sa isang partikular na badyet kung ang kombensyon ay isang gastos. Ang organisasyon ay maaaring magkaroon ng target na kita, o maaari mong pahintulutan na gastusin batay sa iyong inaasahang kita. Lumikha ng mga proyektong batay sa positibo at konserbatibo na pagpaparehistro at mga kita ng pag-sponsor.
Balangkas ang Iyong Agenda
Susunod, planuhin ang agenda ng iyong kaganapan. Piliin ang iyong petsa, lugar at mga gawain. Maraming mga kombensiyon ang may tema na nagpapaliwanag ng pangkalahatang layunin ng kaganapan at tumutulong sa pag-akit ng mga dadalo. Maaaring kailanganin mong humingi ng input sa mga petsa at potensyal na mga lokasyon mula sa iyong board o dadalo at magsagawa ng mga pagbisita sa site sa maraming lugar bago ka pumili ng isa. Suriin ang impormasyon tungkol sa mga naunang kombensiyon upang malaman ang tungkol sa mga lugar, pagdalo, pagganap sa pananalapi at dadalo at isponsor ang feedback. Gumawa ng isang kalendaryo na nagsisimula sa check-in at dadalaw ng iskedyul sa bawat araw.
Research Logistical Needs
Simulan ang pakikipag-ugnay sa mga venue, speaker, caterer, mga opsyon sa entertainment, mga audiovisual na kumpanya, printer at mga kumpanya sa paglalakbay. Tukuyin kung paano haharapin ang pagmemerkado, pagpaparehistro, mga sponsorship, mga badge, check-in, booth ng kalakalan, mga bag ng regalo, mga libro ng programa at mga pahina ng website. Magpadala ng mga kahilingan para sa mga panukala para sa mga panlabas na vendor tulad ng mga resort, caterer, golf course at mga travel agency. Pagsamahin ang iyong nais na listahan ng vendor at mga gastos.
Sumulat ng Panukala
Maghanda ng isang dokumento na nagpapakita ng iyong board o convention team na iyong plano para sa convention. Isama ang iyong pang-unawa sa mga layunin ng samahan at kung paano mo balak na matugunan ang mga layuning iyon. Magbigay ng agenda ng kaganapan na may detalyadong pang-araw-araw na iskedyul. Ipakita ang kumpletong badyet. Ipaliwanag kung bakit pinili mo ang tema, lokasyon, mga paksa sa seminar, mga speaker at mga aktibidad sa lipunan. I-rightify ang iyong pagdalo, gastos at mga projection ng kita batay sa iyong pananaliksik.
