Ang mga maliliit na negosyo at freelancer na may mahusay na mga benta ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa papel, ngunit nagpupumilit na magbayad ng kanilang mga bayarin dahil sa mahinang daloy ng salapi. Ang pagpapadala ng mga napapanahong at madaling maunawaan na mga invoice para sa mga produkto na iyong ibinebenta o mga serbisyo na iyong ibinibigay ay makatutulong sa iyo na maiwasan ang mga kakulangan sa pera. Gamit ang karaniwang impormasyon na makikita sa karamihan ng mga invoice, maaari kang lumikha ng iyong sariling system na tumutulong sa iyo na mangolekta ng iyong mga receivable nang mas maaga kaysa sa ibang pagkakataon.
Ilista ang Impormasyon Para sa Invoice
Magpasya kung ano ang nais mong ilagay sa invoice. Kasama sa karaniwang impormasyon ng invoice ang sumusunod:
- Pangalan at tirahan ng iyong negosyo
- Petsa ng transaksyon
- Paglalarawan ng transaksyon
- Ang presyo ng produkto na ibinebenta
- Bilang ng mga yunit na ibinebenta
- Kabuuang presyo ng order
- Buwis sa pagbebenta
- Pangalan at address ng kostumer
- Numero ng order ng pagbili (kung ginagamit ng kostumer)
- Contact ng customer
- Kasunduan sa pagbabayad
- Ang pag-aalok ng discount
- Mga pagpipilian sa pagbabayad
Paglalarawan ng Mga Item
Detalye ng paglalarawan ng iyong transaksyon kung ano ang iniutos ng kostumer sa porma ng pangungusap o parirala. Ang presyo ng yunit ay ang presyo sa bawat item na iyong ibinebenta. Nakalarawan ang iyong mga tuntunin sa pagbabayad kapag ang pera ay dahil sa iyo, pati na rin ang anumang mga parusa para sa late payment. Kasama sa mga pagpipilian sa pagbabayad ang mga tagubilin kung paano maaaring bayaran ka ng kliyente, tulad ng tseke na ginawa sa iyong pangalan ng kumpanya, isang email address ng PayPal o abiso na tumatanggap ka ng mga pagbabayad ng credit card sa pamamagitan ng telepono. Kung nais mong ang buong pagbabayad sa loob ng isang tinukoy na bilang ng mga araw, tulad ng 30 araw, isama ang parirala, "Net 30 araw." Kung nais mong mag-alok ng isang diskwento sa pagbabayad sa unang bahagi, isama ang isang bagay tulad ng, "3 porsiyento diskwento para sa pagbabayad sa loob ng 10 na negosyo araw ng invoice na ito."
Gumawa ng Numero ng Invoice
Kapag tinawagan mo ang mga tao na may utang sa iyo, lalo na ang mga mas malalaking kliyente at ang mga nag-uulit ng negosyo sa iyo, sila ay madalas na magtatanong sa iyo para sa numero ng invoice na iyong tinatawagan. Kung makakakuha ka ng isang tawag tungkol sa isang invoice mula sa isang customer, maaari mong mahanap ang dokumento nang mas mabilis kung mayroon kang nai-numero ang iyong mga invoice.
Ang pinakamadaling paraan upang lumikha ng isang sistema ng pag-numero para sa iyong mga invoice ay maaaring upang simulan ang bawat numero ng invoice na may petsa, at pagkatapos ay isama ang isang numeral na naaayon sa kung gaano karaming mga invoice na sumusulat ka sa araw na iyon. Halimbawa, kung magsusulat ka lamang ng isang invoice sa Abril 25, 2015, ang iyong numero ng invoice ay magiging 42520151. Kung sumulat ka ng pangalawang invoice sa araw na iyon, ang numero ng invoice ay magiging 42520152. Ang sistemang ito ay tumutulong sa iyo na maiwasan ang sinasadyang paggamit ng parehong numero sa dalawang magkaibang mga invoice. Maaari kang gumamit ng isang sulat sa halip na isang numero upang sundin ang petsa at / o gumamit ng isang gitling upang paghiwalayin ang petsa mula sa pangwakas na numeral o titik. Halimbawa, maaari mong gamitin ang 4252015-1 o 4252015-A para sa unang invoice na iyong isulat sa Abril 25, 2015.
Lumikha ng Invoice
Kapag alam mo kung anong impormasyong gusto mong isama sa iyong invoice at may numero ng invoice, lilikha ng iyong dokumento. Ilagay ang pangalan ng iyong kumpanya at impormasyon ng contact sa itaas, na sinusundan ng impormasyon ng customer. Maaari itong maging pinakasimpleng ilista ang impormasyon gamit ang mga heading, na sinusundan ng isang colon, pagkatapos ay ang impormasyon. Halimbawa, maaaring magtalaga ang isang magtutustos ng isang invoice para sa mga cupcake na may impormasyong ito:
Invoice #: 4252015-1 Na-order ng item: Cupcake Presyo ng presyo: $ 2.50 Kabuuang mga unit: 144 Kabuuang presyo: $ 360 Tax (sa 7%): $ 25.20 Kabuuang Dahil: $ 385.20
