Ang epektibong mga plano sa komunikasyon ay nagdaragdag ng halaga sa mga organisasyon at kadalasan ay gumagawa ng pagkakaiba sa pagitan ng tagumpay at kabiguan ng mga programa. Ngunit, ano ang isang epektibong plano sa komunikasyon? Ang komunikasyon ay tinukoy bilang "isang proseso kung saan ang impormasyon ay ipinagpapalit sa pagitan ng mga indibidwal sa pamamagitan ng isang pangkaraniwang sistema ng mga simbolo, palatandaan o asal." Ang epektibong pagpaplano ng komunikasyon ay tumutulong sa pagtagumpayan ang mga hadlang sa pamamagitan ng paglikha ng isang karaniwang wika at pag-frame ng mensahe. Ang mga planong ito ay tumutulong sa pag-oorganisa ng isang pangunahing hierarchy ng mensahe at pagpapasiya ng mga detalye tungkol sa iyong tagapakinig sa mga takdang panahon at paghahatid.
Magplano na Magsalita nang Maayos
Ang epektibong mga plano sa komunikasyon ay nagtatakda ng yugto para sa pamamahala ng mensahe, pagkamit ng mga resulta at pagsukat ng tagumpay. Ang mga plano ay tumutukoy sa mga pangunahing kaalaman kung sino, ano, kung saan, bakit at paano para sa anumang proyektong komunikasyon, programa o kumpanya. Ang paggawa ng plano ay nagpapalakas sa iyo upang mag-isip tungkol sa iyong mga layunin at paghihintay ng mga reaksyon, kabilang ang mga hadlang, bago mag-publiko. Ang isang plano sa komunikasyon ay nakatuon din sa iyong mga pagsisikap sa pamamagitan ng pagbibigay ng konteksto, pagtatakda ng mga prayoridad at pagbuo ng pag-align Ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang bumuo ng isang pare-parehong mensahe na bumuo ng momentum at iniayon sa media na ginamit.
Pagbuo ng Plano
Bagaman iba-iba ang mga plano sa komunikasyon, depende sa kanilang saklaw at layunin, kasama ang ilang pangunahing sangkap: Pag-aralan ang sitwasyon. Ano ang problema o pagkakataon na umiiral? Paano nagbabago ang industriya o kumpanya? Naglulunsad ka ba ng bagong bagay? Mayroon ka bang pananaliksik o survey na data? Ito ba ay isang sitwasyon ng emerhensiya o krisis? May kaugnayan ba ang pang-ekonomya o pampulitika? Ano ang kasaysayan? Kilalanin ang pangunahing at sekundaryong madla. Ano ang laki ng iyong madla? Ano ang kanilang kaalaman sa sitwasyon? Paano sila magagawa? Sila ay tumatanggap? I-streamline ang mensahe. Bakit kailangan nila ang mensaheng ito? Naiimpluwensyahan mo ba ang iyong madla? Humihiling sa kanila na kumilos? Patalsikin ba nila ito? Mayroon bang mga layer sa mensahe? Tukuyin ang pamamahagi. Paano mo maaabot ang iyong madla? Makakatulong ba ang mga grupo na makipag-usap sa mensaheng ito? Anong media ang naaangkop sa iyong mensahe? Gaano kabilis ang kailangan upang lumabas? Ano ang kagustuhan ng iyong madla? Magtakda ng mga layunin. Ano ang sinusubukan mong makamit? Paano mo malalaman kung nakamit mo ito? Masusukat ba ito? Gaano katagal dapat itong gawin? Ano ang iyong badyet? Sukatin ang mga resulta. Natamo mo ba ang iyong mga layunin? Mayroon bang mga susunod na hakbang na kinakailangan? Kailangan mo bang sukatin sa loob ng isang panahon?
Mga Uri ng Mga Plano sa Pakikipag-ugnayan
Depende sa iyong negosyo, karaniwan ay matatagpuan ang mga plano sa komunikasyon sa iba't ibang antas ng samahan. Mula sa isang pananaw ng korporasyon, ang plano ay nakatuon sa pangitain, misyon at estratehiya ng negosyo. Maaari rin itong isama ang branding ng pangkalahatang organisasyon. Sa isang antas ng produkto, ang mga plano sa komunikasyon ay maaaring makatulong sa paglunsad ng isang produkto, pagpapalawak ng isang linya ng produkto, bumuo ng isang tatak o dagdagan ang bahagi ng merkado. Ang grupo ng mga relasyon sa kalalakihan ay naglalayong kung ano ang napakahusay at kung paano gamitin ang media upang maabot ang maraming mga merkado. Maaari rin itong isama ang mga komunikasyon sa krisis, gayundin ang mga relasyon sa komunidad. Sa human resources, ang focus ay sa komunikasyon ng empleyado. Paano natin mailalabas ang impormasyon sa aming mga empleyado tungkol sa mga estratehiya, programa, pagbabago at pagsasanay? Para sa mga relasyon sa mamumuhunan, ang layunin ay upang makakuha ng pinansiyal na interes sa kumpanya, bumuo ng reputasyon sa komunidad na iyon at dagdagan ang mga rating.
Pagkuha ng Salita
Sa paglago ng media, ang mga tagapagsalita ay may maraming mga pagpipilian, ngunit alam ang iyong madla ay kritikal. Tanungin ang iyong mga merkado kung ano ang madalas nilang ginagamit. Tukuyin kung ano ang hinihiling ng iyong mensahe. Mahalaga ba ito? Kailangan mo ba ng feedback? Nagtatayo ka ba ng isang komunidad? Ang bawat isa sa mga ito ay humantong sa isang iba't ibang mga sistema ng pamamahagi. Sa maraming mga kaso, higit sa isang komunikasyon sasakyan ay kinakailangan upang matiyak na ang mensahe ay umabot sa iyong market. Kasama ang karaniwang mga channel sa pamamahagi: Mga Pulong sa Email Social media (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Mga website / blog Mga newsletter / newpapers Mga pagtatanghal Pindutin ang release Mga Liham Mga Lathalain Mga Handout Mga Telebisyon Mga Video ng Radyo Mga Webinaryo / webcast Mga sesyon ng pagsasanay
Blocks ng Road sa Epektibong Mga Plano sa Pakikipag-ugnayan
Ang isang mahalagang kadahilanan sa hindi epektibong komunikasyon ay ang pagkakaiba sa kung paano tayo nakikipag-usap, nagbabasa at nag-iisip. Nagsasalita kami sa tungkol sa 100 mga salita sa isang minuto, basahin sa paligid ng 200 salita sa isang minuto ngunit ang aming mga saloobin ay gumagana sa higit sa 500 mga salita sa isang minuto. Nangangahulugan ito na madaling makagambala tayo. Idagdag sa na ang aming lumalagong listahan ng mga papasok na email, ang pagtaas ng bilang ng mga tradisyonal at online na mapagkukunan ng media at ang aming tila walang katapusang mga pagpupulong. Kailangan ng isang epektibong plano upang matugunan ang mga isyung ito sa pamamagitan ng pagkuha ng kaalaman sa iyong mga partikular na grupo ng interes, pagkuha ng feedback at paglalapat ng data na ito sa pagbubuo ng mga epektibong mensahe. Ito ay madalas na nangangahulugan ng paghahatid ng mensaheng iyon sa maraming mga format sa paglipas ng panahon.
