Inilalarawan ng JISC InfoNet ang mga pamamahala ng talaan bilang sistematikong pamamahala ng lahat ng mga rekord kasama ang impormasyon o data na naglalaman ng mga ito. Sa nakaraan, ang mga rekord na ito ay naka-imbak sa format ng papel at ang bawat malaking organisasyon ay may isang pagpapatala, kung minsan ay pinangangasiwaan ng isang hukbo ng mga clerks. Ngayon ang mga sistema ng pamamahala ng mga talaan ng electronic ay kinuha. Ang parehong mga sistema ng pamamahala ng manu-manong at elektronikong talaan ay may malinaw na mga pakinabang pati na rin ang mga disadvantages.
Data Retrieval and Sharing
Ang isang nangungunang dahilan kung bakit maraming mga organisasyon na nawala ang paperless ay ang kadalian kung saan ang isang elektronikong sistema ay nagbibigay-daan para sa pagkuha ng impormasyon at pagbabahagi. Kapag ang data ay gaganapin sa papel at nakaimbak sa isang pagpapatala, ang pagkuha nito ay nagpapakita ng isang hamon. Bukod dito, ang impormasyon ay maaari lamang gamitin ng isang indibidwal sa isang pagkakataon. Habang nilulutas ng mga elektronikong sistema ang problemang ito, sila rin ay may iba pang mga hamon.
Kagamitang Gastos at Potensyal para sa Pagkahagis
Kapag ang isang organisasyon ay napupunta sa papel, may mga malalaking volume ng data na gaganapin sa papel na kailangang ma-scan at naka-imbak sa isang digital na format. Ang hardware at software na kinakailangan para sa pagsasanay na ito ay nagkakahalaga ng isang malaking halaga ng pera. Ang mga inisyal na gastos sa tabi, ang isang makabuluhang kawalan sa mga elektronikong sistema ay ang parehong hardware at software ay hindi na ginagamit sa isang maikling panahon. Ang hardware ay maaaring mangailangan ng pagbabago sa kasing liit ng 18 buwan habang ang software ay nagbabago tuwing 2-3 taon.
Electronic Systems at ang People Issue
Ang pagpapatupad ng sistema ng pamamahala ng electronic records ay humihiling ng pagbabago sa attitudes ng empleyado. Ang anumang radikal na pagbabago sa isang organisasyon ay itinuturing na may pag-aalinlangan sa maraming mga empleyado na hindi sigurado kung paano ang mga pagbabagong ito ay makakaapekto sa kanila. Kapag ang mas lumang mga paraan ng pag-aayos ng mga file ay pinalitan ng mga bago, ang empleyado ay nararamdaman ng pagkawala ng kontrol at ito ay kailangang matugunan ng mga assurances mula sa employer - at na-back sa pamamagitan ng tagumpay ng system na ipinatupad.
Seguridad at Iba Pang Mga Isyu
Gamit ang pinataas na pagbabahagi ng impormasyon na ginagawang posible ng isang sistema ng pamamahala ng mga electronic na talaan ang isyu ng seguridad. Maliban na lamang kung may sapat na mga panukala, magiging posible para sa kumpidensyal na impormasyon ng kumpanya na magtapos sa maling mga kamay. Bukod dito, ang pamamahala ng mga talaan ay maaaring maging isang problema kapag ang sistema ay naka-block sa hindi kinakailangang mga tala (tulad ng mga kopya ng dokumento). Ito ay hindi bihira upang mahanap ang mga sitwasyon kung saan ang isang malaking halaga ng mga talaan na gaganapin ay talagang junk mail.
