Ang pamamahala ng mga rekord ay dapat na may function ng mga kumpanya, hindi pangkalakal na organisasyon, mga ahensya ng gobyerno, mga ahensya ng panlipunan, medikal, komersiyo, pinansya, mga paaralan, kolehiyo at unibersidad at lahat ng iba pang uri ng mga nilalang na bumubuo ng impormasyong nangangailangan para sa isang tinukoy na dami ng oras. Ang mga indibidwal na sambahayan ay kailangan ding magsagawa ng mahusay na pamamahala ng mga talaan. Ang pamamahala ng mga rekord ay higit pa sa isang sistematiko, organisado, binalak at kinokontrol na proseso ng pamamahala o pagsubaybay sa siklo ng buhay ng mga talaan. Ang isang tala ay maaaring maging isang bagay na nasasalat na papel o maaari itong maging sa digital o electronic form. Maaaring i-record ang mga rekord sa pananalapi, medikal, kaalaman, pormal na mga dokumento, mga dokumento sa opisina, payroll, mga form ng pamahalaan at mga email sa daan-daang iba pang mga uri ng mga talaan. Ang pamamahala ng mga talaan ay tumutukoy sa tatlong yugto ng siklo ng buhay ng mga rekord: Ang paglikha o ang pagtanggap ng rekord; ang pagpapanatili, ligtas na imbakan, retrieval, o pangkalahatang paggamit ng rekord; ang pagtatapon ng isang rekord.
Paglikha ng mga Rekord
Ang paglikha o pagtanggap ng mga rekord ay kung ano ang lumilikha ng pangangailangan para sa pamamahala ng mga talaan. Ito ay isang application sa trabaho, isang invoice o isang ulat ng kontrol sa imbentaryo, sa sandaling ang rekord ay nalikha, ang lahat ng iba pang mga operasyon o mga tungkulin sa pamamahala para sa rekord na ito ay dapat gamitin. Ang isang function ng proseso ng pamamahala ng mga talaan ay upang matukoy ang daloy ng rekord sa sandaling ito ay nilikha o natanggap. Sino ang dapat tingnan ang rekord? Saan nagmula ang rekord pagkatapos na ang lahat ay tumingin o kumilos sa rekord (tulad ng pagtatala ng pagbabayad sa account)? Sino ang may pananagutan sa pagtiyak ng ligtas na imbakan ng rekord? Ang lahat ng mga katanungang ito ay nangangailangan ng mahusay na mga sagot.
Pagpapanatili ng mga Rekord
Ang pagpapanatili ng rekord ay nagsasangkot ng pagpapaunlad ng mga operasyon upang itabi ang rekord. Ang isang bilang ng mga pagsasaalang-alang ay dapat maisakatuparan kapag nagtatabi ng mga talaan, kasama na ang paggawa ng rekord na magagamit para sa pagsasauli ng mga nangangailangan ng sanggunian sa impormasyon o may access sa personal na katangian ng rekord. Ang iba pang mga bahagi ng paggawa ng record na magagamit ay nagpapahiwatig kung sino ang hindi maaaring magkaroon ng access sa rekord. Kapag ang rekord ay wala sa imbakan nito, ito ay mahalaga sa mahusay na pamamahala ng mga talaan upang magkaroon ng isang sistema sa lugar upang matukoy kung sino ang may rekord, kung saan mayroon silang rekord at kung balak nilang ibalik ang rekord. Ang pagtiyak ng tamang pagbabalik ng rekord ay isang mahalagang bahagi din ng sistema ng pamamahala ng mga talaan. Ang ligtas na imbakan ng mga rekord ay maaaring kabilang ang pagtatago ng mga digital na kopya ng bawat talaan ng mga lugar sa ibang opisina o sa isang ligtas na kahon ng deposito sa bangko. Ang mga rekord ay dapat na naka-imbak sa isang tuyo, cool na lokasyon upang maiwasan ang pinsala sa alinman sa papel o electronic na mga kopya. Ang mga proseso ng archival ay bahagi ng phase maintenance ng mga records management. Pagtukoy kapag ang isang rekord ay nagiging karapat-dapat para sa pag-archive ay bahagi ng pamamahala ng mga talaan. Ang pagpili kung saan ang mga talaan ay naka-archive at kung gaano katagal ang mga talaan ay naka-archive ay bahagi din ng function na ito. Ang ilang mga talaan tulad ng mga tala ng kasaysayan ay maaaring itago para sa buhay at kung minsan lampas ng kumpanya. Para sa mga lungsod, estado, at mga bayan, ang mga talaang pangkasaysayan ay maaaring itago sa isang walang katapusang dami ng oras.
Pagtanggal ng mga Talaan
Ang pag-aalis ng mga tala sa tamang oras ay kritikal. Ang pag-aalis ng karamihan sa mga rekord ay dapat makumpleto sa pamamagitan ng pagkawasak. Kabilang sa mga pagsasaalang-alang para sa pagtatapon ang pagtukoy kung gaano katagal itago ang rekord. Ang time frame para sa pagpapanatili ng mga rekord ay nakasalalay sa likas na katangian ng rekord. Ang ilang rekord ng imbakan ay idinidikta ng mga regulasyon ng pamahalaan tulad ng mga talaan ng buwis, ang ilan sa pamamagitan ng mga bangko para sa pamamahala ng utang at ang ilan sa pamamagitan ng mga legal na patnubay tulad ng mga papel ng pagsasama. Kabilang din dito ang pagtukoy kung paano itinatapon ang mga rekord tulad ng sa pamamagitan ng pagkutya sa loob ng kumpanya o pag-hire ng isang labas na kumpanya upang gupitin at pagbuo ng isang pagsubaybay na sistema ng pagtatapon ay maaari ding maging kapaki-pakinabang. Listahan na nagtatala ayon sa kategoryang kung saan itinatapon, kung paano sila nakalaan at kung saan maaaring maging kapaki-pakinabang sa pangmatagalang pamamahala ng mga rekord. Dagdag dito, ang pagpapatupad ng isang mekanismo ng pag-sign para sa pagtapon ng rekord ay makatutulong na matiyak na ang lahat ng kailangang malaman ay alam bago maalis ang anumang mga rekord.
Iba Pang Pagsasaalang-alang para sa Pamamahala ng Mga Rekord
Maraming iba pang mga opsyon upang mapaunlakan ang isang sistema ng pamamahala ng mga talaan kasama ang pagdodokumento at pagpapaalam sa mga patakaran at pamamaraan na nauugnay sa lahat ng mga pamamahala ng talaan, pagbuo at pagpapatupad ng mga mekanismo at pamamaraan ng control para sa bawat bahagi ng pamamahala ng mga talaan at pagsunod sa mga sistema ng pamamahala ng mga talaan simple at madaling makipag-usap at madaling Pangasiwaan.
Mga Mapagkukunan para sa Pamamahala ng Pag-aaral ng Pag-aaral
Mayroong daan-daang mga mapagkukunan na magagamit upang matuto ng epektibong pamamahala ng mga talaan. Ang mga teknikal na paaralan, kolehiyo at unibersidad, pagsasanay sa online, at mga aklat ng sanggunian ay nagtataglay sa lokal na bookstore o tindahan ng libro sa kolehiyo na makatutulong sa pagpapaunlad ng isang epektibong sistema ng pamamahala ng mga rekord ng batas. Laging suriin ang mga regulasyon ng lokal, estado, at pederal tungkol sa mga partikular na tuntunin para sa pamamahala ng mga talaan.
