Ang Kahilingan para sa Panukala, na kilala rin bilang isang RFP, ay isang dokumento na iyong nilikha kapag kailangan mong kunin ang mga bagong kalakal o serbisyo para sa iyong negosyo. Ang isang RFP ay lumalabas sa iyong mga partikular na pangangailangan sa mga potensyal na vendor at iniimbitahan silang magsumite ng mga bid para sa iyo upang suriin, na nagpapahintulot sa iyo na piliin ang vendor na maaaring magbigay ng pinakamahusay na antas ng serbisyo para sa iyong negosyo sa loob ng badyet na iyong pinapayagan. Habang walang pamantayang format para sa pagsusulat ng mga RFP, ang mga hakbang na ito ay makakatulong sa iyo na lumikha ng isang epektibo at malinaw na RFP para sa anumang pangangailangan sa negosyo.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Computer na may word processing program
-
Printer (para sa pagpapadala)
-
Papel (para sa pagpapadala)
-
Mga sobre / selyo (para sa pagpapadala)
-
Access sa Internet (para sa pag-email)
Tukuyin ang iyong mga pangangailangan. Gusto mong gumastos ng ilang oras sa pagtukoy kung ano mismo ang hinihiling mo at kung magkano ang nais mong bayaran para dito. Saklaw ng isang RFP ang iyong kinakailangang "may-to-haves" (iyong mga kinakailangan) at ang iyong "magandang-to-haves" (iyong nais), ngunit siguraduhing kilalanin kung ano ang dapat ibigay o ibibigay ng isang vendor upang makuha ang iyong negosyo. Ito ay isang mahalagang piraso ng proseso-kung hindi mo maipaliwanag nang malinaw ang iyong mga pangangailangan, hindi ka makakakuha ng mga panukala na tumutugon sa mga pangangailangan.
Magbalangkas ng balangkas. Muli, samantalang walang mahirap at mabilis na mga panuntunan sa kung paano bumuo ng isang RFP, ibigay ang pinaka tumpak at tukoy na impormasyon na maaari mong. Hindi bababa sa, malamang na makikita mo ang iyong sarili gamit ang mga header ng seksyon na kasama ang isang pagpapakilala (hindi lamang isang pagpapakilala sa iyong kumpanya, ngunit sa proyekto / kailangan at kung paano mo nais na makita ang kailangan na ito ay matugunan), mga kinakailangan (ang "mayroon -ang-may-haves "), ang pamantayan ng pagpili na gagamitin mo upang matukoy kung kanino iyong igagawad ang bid, badyet (kung magkano ang nais mong gastusin), at mga takdang panahon (kung gaano kabilis na kailangan mo ito). Maaari mong makita na iyong idaragdag o ibawas ang mga seksyon, kung kinakailangan para sa iyong partikular na RFP, o magdagdag ng mga subsection para sa dagdag na impormasyon ng isang vendor ay kailangang malaman bago ang pag-bid.
Pakain ang seksyon ng iyong mga kinakailangan. Ito ay karaniwang ang pinakamahabang seksyon at ang isa na nangangailangan ng pinaka-pansin. Siguraduhing isulat ang kailangan mo, hindi kung paano mo ito nagawa-maliban kung ang proseso ay isang tiyak at mahahalagang bahagi ng proyekto. Gayundin, gumamit ng mga malinaw na salita upang makilala ang pagkakaiba sa pagitan ng iyong "kailangang mag-alaga" (kailangang, kailangan, at kinakailangan) at "magandang-to-haves" (maaaring, maaari, at opsyonal).
Isulat ang iyong RFP. Maaari kang maghanap online para sa sample RFP kung ikaw ay may block ng manunulat.
Spellcheck at proofread iyong RFP. Sa ilang mga industriya, ang isang nakaliligaw na puntong desimal ay maaaring gumawa ng malaking pagkakaiba.
Ipamahagi ang iyong RFP. Maaari kang mail o i-email ito sa mga potensyal na vendor na pamilyar ka sa, o gawin itong magagamit sa iba pang mga paraan, tulad ng paglalagay nito sa website ng iyong kumpanya.
Piliin ang iyong panalong bid.
Mga Tip
-
Ihanda ang iyong RFP 8 - 10 na linggo bago mo kailangan ang proyekto o serbisyo. Nagbibigay ito ng oras para sa mga panukala upang i-filter sa at upang gawin ang pinakamahusay na desisyon maaaring magamit.
Magpasya nang maaga kung anong pamantayan sa pagpili ang gagamitin mo upang matukoy ang nanalong bid. Ang lahat ng mga kumpanya ay may iba't ibang lakas at magtaayon ng kanilang panukala upang maglaro sa mga lakas na iyon. Naghahanap ka ba ng pinakamahusay na presyo, ang pinaka-nakaranasang vendor, o ang pinakamabilis na oras ng pag-turnaround?
Maaari mong hilingin sa mga vendor na ihanda ang kanilang mga panukala sa isang partikular na paraan o format, ngunit sabihin sa kanila ang iniaatas na ito sa RFP.
Babala
Karaniwang nagbabayad ang vendor upang ihanda ang kanilang sariling panukala / bid bilang isang karaniwang pagsasanay sa karamihan sa mga industriya. Gayunpaman, maaaring gusto mong i-spell ito nang malinaw sa iyong RFP.
