Ang sentral na papel na ginagampanan ng departamento sa pagbili ay upang kunin ang mga supply o kalakal na ginagamit sa pagpapatakbo ng isang negosyo. Sa pagsasakatuparan ng papel na ito, ang mga layunin nito ay kasama ang pagtatayo at pagpapanatili ng mga pangunahing relasyon sa tagapagtustos, pagkuha ng pinakamahusay na halaga sa mga kalakal at pag-coordinate ng lahat ng may-katuturang dokumentasyon na gawain nang tumpak at mahusay.
Pagbuo at Panatilihin ang mga Relasyon ng Supplier
Sa pangkalahatan, ang pagbili ng higit sa lahat ay nakatuon sa pagkuha ng mga bid na may layunin na makuha ang pinakamababang gastos na posible. Gayunpaman, ang mga organisasyon sa University of Utah Health Care ay nakasaad sa mga patakaran sa pagkuha nito na, sa oras ng paglalathala, ginagamit lamang ang mga proseso ng mapagkumpitensyang pag-bid kung kinakailangan. Sa halip, maraming mga kumpanya ang umaasa sa pagbili ng mga kagawaran upang makilala ang mga potensyal na mga supplier, makipag-ugnay sa kanila at bumuo ng trusting relasyon sa mga pinakamahusay na provider. Ang diskarte ng relasyon na ito ay nagpapatibay sa mga ibinahaging layunin ng tagapagtustos at mamimili at nagpapahintulot para sa mas mataas na kakayahang umangkop o kaya sa pagbagay kapag ang mga hadlang ay nakakahadlang sa likas na daloy ng logistik at pamamahagi.
Pagkuha ng Pinakamagandang Halaga sa Mga Buwis
Malapit na nakatuon sa pagtuon sa pagpapanatili ng mga relasyon ng tagapagtustos ay isang layunin ng pagkuha ng pinakamahusay na halaga sa mga kalakal. Ang "Pinakamahusay na halaga" ay nagsasangkot ng balanse ng pagkuha ng mga makatwirang rate at kalidad ng mga produkto. Halimbawa, ang isang reseller ay nangangailangan ng mahusay na mga presyo upang gumawa ng mga kita, ngunit nangangailangan din ito ng mataas na kalidad na mga produkto upang maakit ang mga mamimili. Samakatuwid, ang kagawaran ng pagbili ay kailangang ihambing ang mga punto ng presyo ng iba't ibang mga supplier sa kalidad ng kanilang mga solusyon. Itinuturo ng University of Akron sa manual ng pagkuha nito na ang sentralisadong departamento ng pagbili ay nagdadala ng responsibilidad na ito sa pamamahala ng mga pagbili sa lahat ng mga kagawaran ng organisasyon.
Coordinating Relevant Documentation
Ang mga proseso ng pagbili ay inherently kasangkot ng maraming mga papeles at dokumentasyon. Ang organisasyon ng University of Utah Health Care ay nagsasaad na ang papel ng departamento sa pagbili ay upang mapanatili ang mga file ng kontrata sa lahat ng mga aktibong relasyon sa tagapagtustos, halimbawa. Ang mga aktibidad sa pagbili ay konektado rin sa accounting sa mga organisasyon na gumagamit ng mga programang software ng mapagkukunan ng enterprise, na nagbibigay-daan sa mga aktibidad sa accounting na direktang naka-link sa mga umiiral na order sa pagbili at mga pagbabayad sa account. Sa ilang mga kaso, ang proseso ay awtomatiko. Samakatuwid, ang katumpakan sa pagpasok ng mga order sa pagbili at mga detalye ng transaksyon ay mahalaga para sa departamento ng pagbili dahil ito ay para sa kagawaran ng accounting.
