Ang mga minuto mula sa mga miting ng kawani ay nagbibigay ng isang nakasulat na rekord ng mga desisyon na ginawa, mga usaping tinalakay, mga boto na kinuha, mga takdang-aralin na ibinigay at iba pang mga bagay na nakakaapekto sa kawani. Mahalaga na makuha ang mga detalye ng pulong pati na rin ang kakanyahan ng mga talakayan. Hindi mo kailangang i-record ang bawat salita na sinasalita sa panahon ng pulong, ngunit dapat mong mabigyan ang mga kalahok ng tumpak na tala ng pulong.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Mga tool sa pagkuha ng tala
-
Recorder
Maghanda para sa pagpupulong sa pamamagitan ng pagbisita sa silid upang masuri kung saan dapat kang umupo upang makuha ang pinakamahusay na punto ng mataas na posisyon at maghanap ng mga de-koryenteng saksakan kung kailangan mo ang mga ito. Tingnan ang mga naunang minuto upang makakuha ng iyong sarili upang mapabilis kung paano naitala ang mga minuto sa nakaraan.
Kumuha ng kopya ng adyenda upang matulungan kang ayusin ang mga minuto ayon sa paksa. Kumuha ng isang listahan ng mga kalahok na inanyayahan at i-verify ang mga dadalo sa pamamagitan ng pagtatanong sa kanila na mag-sign in habang papasok sila sa pulong.
Tandaan ang petsa at oras na naganap ang pulong. Isulat ang bawat paggalaw gaya ng iniharap, salita para sa salita. Itala ang mga boto na kinuha at kung gaano karaming bumoto para sa, laban at abstained. Isama ang pangalan ng gumagawa ng paggalaw at kung sino ang ilang segundo ang paggalaw.
Gumamit ng mga bullet point upang i-highlight ang mga mahahalagang paksa sa talakayan tulad ng mga badyet, halalan o pagpaplano ng mga kaganapan ng kumpanya. Pansinin ang mga kalamangan at kahinaan na dinala sa panahon ng talakayan at na ginawa ang bawat pahayag. I-wrap ang bawat paksa sa talakayan sa resulta, na magiging isang kilos at boto, isang takdang-aralin upang pag-aralan ang paksa o isang aksyon na itinalaga.
Isulat ang mga minuto sa isang malinaw, madaling-read na format upang gawing mas madaling sundin. Maghanap ng mga app at tool na nilikha upang gumawa ng mas mabilis-pagkuha ng mas mahusay. Ang mga ito ay matatagpuan sa mga website tulad ng onenote.com kung gumagamit ka ng Windows. Tingnan ang evernote.com para sa mga tool sa pagsusulat, agreedo.com para sa mga pagkuha ng tala at mga tool sa pagbabahagi ng minutong, at mga doc ng Google para sa pagtugon sa mga template ng minuto at madaling paraan upang ibahagi ang mga minuto.
Isulat ang mga minuto sa sandaling magagawa mo pagkatapos ng pulong habang ang mga talakayan ay sariwa pa rin sa iyong isip, mas mabuti sa loob ng 24 na oras. Isulat sa ikatlong tao sa buong.
Magpadala ng isang draft sa manager o superbisor na chaired ng pulong para sa pagsusuri bago magpadala ng minuto out sa iba pang mga kalahok. Gumawa ng mga pagwawasto at magpadala ng kopya sa lahat ng dumalo sa pulong. Maglakip ng mga naaangkop na dokumento tulad ng isang kopya ng isang badyet, isang listahan ng item ng pagkilos o listahan ng mga numero ng contact.
Mga Tip
-
Lumikha ng isang template upang gawing simple ang proseso ng pagkuha ng minuto. Gamitin ito nang paulit-ulit kapag kumukuha ng mga minuto ng tauhan.
Gumamit ng isang recording device kung nag-aalala ka tungkol sa katumpakan. Sabihin sa mga kalahok na sila ay naitala bago i-on ang iyong recorder.
Babala
Huwag mag-frazzled kapag nawala mo track ng talakayan o hindi maunawaan ang isang punto na ginawa. Kapag nalilito ka, itigil ang mga paglilitis at humingi ng paglilinaw upang matiyak na tumpak ang iyong ulat.
