Ang tagapag-empleyo ay may pananagutan sa pagpapanatili at pagpapanatili ng mga rekord ng tauhan ng empleyado para sa ilang mga panahon. Ang uri ng rekord ng tauhan na itinatago sa file ay tumutukoy sa dami ng oras na dapat itong itago. Ang lahat ng mga tauhan ng rekord ay kailangang maimbak sa isang secure na lugar na madaling ma-access.
Isang taon
May mga rekord ng tauhan na kailangang itago para sa hindi bababa sa isang taon pagkatapos umalis ang empleyado ng kumpanya. Kabilang dito ang lahat ng mga talaan ng pagkilos sa trabaho, tulad ng mga pag-promote, paglilipat at pagtatapos, at anumang mga pagsusulit sa pre-trabaho, rekord ng reklamo at mga legal na aksyon.
Dalawa o Tatlong Taon
Ang anumang mga rekord na may kaugnayan sa pay, tulad ng mga kita, mga card ng oras, mga iskedyul at mga rate ng pagbabayad, ay dapat na naka-imbak sa loob ng dalawang taon pagkatapos ng pagwawakas ng empleyado. Ang mga talaang payroll sa aktwal ay dapat panatilihin sa loob ng tatlong taon pagkatapos ng paglabas ng empleyado. Ang lahat ng mga papeles na may kaugnayan sa Family and Medical Leave Act ay kinakailangang manatili sa file para sa tatlong taon.
Limang taon
Ayon sa Occupational Safety and Health Administration, anumang impormasyon, kabilang ang isang buod ng mga detalye, na may kinalaman sa isang pinsala sa trabaho o sakit ay dapat itago sa loob ng limang taon. Gayunpaman, ang anumang medikal na pagsusulit na hinihiling ng batas dahil sa pinsala sa trabaho o sakit ay dapat itago sa loob ng 30 taon.