Ang isang mahalagang layunin ng anumang sistema ng panloob na kontrol ay pagbabantay ng mga asset. Dahil ang mga proseso ng payroll ay nakakaapekto sa parehong mga mapagkukunan ng tao at pinansyal, ang mga problema o kahinaan sa mga panloob na kontrol sa payroll ay maaaring magastos. Kinikilala ang mga panganib na likas sa proseso ng payroll, nauunawaan ang kanilang potensyal na nakakaapekto at alam kung paano matugunan ang mga ito ay maaaring magresulta sa makabuluhang pag-iwas sa pagkawala sa paglipas ng panahon.
Mga panganib
Ang mga panganib sa proseso ng payroll ay kinabibilangan ng mga problema sa pag-uulat sa pananalapi, tulad ng paghahayag ng payroll at mga pananagutan na may kaugnayan sa benepisyo ng empleyado o pagkakamali ng mga gastos sa paggawa sa pagitan ng gastos ng mga kalakal na ibinebenta (COGS) at mga gastos sa pagbebenta, pangkalahatang at administratibo (SG & A). Maaaring makompromiso ang kahusayan sa pagpapatakbo sa pamamagitan ng pagbabayad ng mga multo o tinapos na mga empleyado (karaniwan ay ang resulta ng pagsalungat) at sa pamamagitan ng paggamit ng hindi wastong sahod at suweldo. Nakakompromiso ang pagsunod sa regulasyon sa pamamagitan ng paglabag sa mga batas ng pasahod at estado at mga batas sa oras o paglabag sa mga regulasyon ng Serbisyo ng Internal Revenue (IRS) na may kaugnayan sa mga empleyado kumpara sa mga independyenteng kontratista.
Epekto
Ang potensyal na pinansiyal, reputational at legal na epekto ng mga problema sa payroll ay magkakaiba-iba depende sa kanilang tiyempo, sukat at likas na katangian. Ang pag-unawa sa epekto ng maaaring magkaroon ng isang kaganapan ay mahalaga sa pag-alam kung paano ito ayusin nang tama. Dapat isaalang-alang ng mga negosyo ang mga sumusunod: Maaaring dagdagan ng mga error sa pag-uulat sa pananalapi ang mga external audit fee Ang maling data sa pananalapi ay maaaring magresulta sa mahihirap na desisyon sa pamamahala at maaaring negatibong makakaapekto sa mga mamumuhunan at iba pang mga stakeholder, tulad ng mga nagpapautang. Ang mga pagbabayad sa mga empleyado ng multo at mga hindi tamang mga bayarin sa pagbabayad ay maaaring negatibong epekto sa likido at dagdagan ang mga pasanin sa buwis. Ang mga paglabag sa mga batas sa sahod at oras o mga regulasyon ng IRS ay maaaring magresulta sa mga makabuluhang multa, legal na bayarin, mas mataas na rate ng paglipat ng empleyado at pagkawala ng reputasyon.
Pagbawas
Maaari mong bawasan ang posibilidad o ang epekto ng isang problema sa payroll kung ikaw ay nagpapatupad ng mga kontrol sa payroll. Gayunpaman, ang benepisyo ng pagpapatupad ng mga kontrol sa payroll ay hindi dapat lumampas sa gastos. Ang regular at napapanahong payroll account at mga rekonciliasyon ng data sa pangkalahatang ledger at sa mga data ng mga processor ng third party, pagpapadala ng file at iba pang mga rekord ay maaaring maiwasan o tuklasin ang mga misstatements sa pananalapi. Ang pagrepaso ng mga klasipikasyon ng empleyado ng empleyado sa pagitan ng mga direktang at hindi direktang gastos ay makakatulong na makilala ang mga problema sa pag-uuri Ang pagbubukod ng mga tungkulin sa pagitan ng pagpasok ng data ng payroll, pagproseso at pagbibigay ng pahintulot sa pagbabayad at mga tauhan ng pagpapalabas ay perpekto ngunit maaaring mahirap sa maliliit na kumpanya na may limitadong mga mapagkukunan. Ang pagsusuri ng mas mataas na antas ng pamamahala, pag-apruba at komunikasyon ng mga rate ng suweldo, mga pagbabago sa rate, mga pag-promote ng tauhan, mga pagbabago sa trabaho at mga pagtatapos ay maaaring naaangkop kung saan ang paghihiwalay ng mga tungkulin ay hindi epektibong gastos. Ang mga naaangkop na programa ng pagsasanay sa pamamahala at superbisor para sa mga isyu sa ligal at HR ay maaaring makatulong na madagdagan ang pagsunod sa regulasyon.
Pagsubaybay
Ang anumang sistema ng panloob na kontrol ay maaaring maging hindi epektibo sa paglipas ng panahon habang ang mga tauhan at mga proseso ng negosyo ay nagbabago sa paglago o sa pamamagitan ng hindi naaangkop na pamamahala ng pag-override ng mga pamamaraan ng kontrol. Magsagawa ng pana-panahong mga pagtasa ng mga potensyal na panganib, at suriin ang disenyo at pagiging epektibo ng mga kontrol ng payroll upang matiyak na mananatiling may kaugnayan at epektibo ang gastos.
