Ang mga patakaran at pamamaraan ay nasa lugar upang makatulong na gabayan ang paraan ng iyong negosyo ay nagpapatakbo ng panloob at panlabas. Ang pagrerepaso ng panahon sa iyong mga patakaran at pamamaraan ay nagsisiguro na palagi kang sumusunod sa mga pinakamahusay na kasanayan. Tinutulungan ka ng pagsusuri na i-update mo ang iyong mga alituntunin kung kinakailangan upang maipakita ang mga pagbabago sa iyong negosyo o ekonomiya at upang matugunan ang mga lugar na kailangan o alalahanin sa kumpanya.
Tukuyin ang Mga Patakaran
Ang mga polisya ay mga nakasulat na mga protocol ng iyong kumpanya kung paano mo pinangangasiwaan ang iba't ibang mga pag-andar ng negosyo. Halimbawa, maaaring may mga panloob na patakaran para sa mga bagay tulad ng damit sa lugar ng trabaho, pagdalo o kung paano hiniling ang mga araw ng bakasyon. Maaari ka ring magkaroon ng mga panlabas na patakaran para sa mga isyu tulad ng pagbili o paghawak sa mga reklamo sa customer. Ayon sa KCG Consulting Group, ang mga patakaran ay nagtakda ng yugto kung paano binuo, isinasagawa at sinusuri ang mga pamamaraan, at dapat na alinsunod sa mga madiskarteng layunin ng isang organisasyon. Ang mga patakaran ay karaniwang itinatalaga ng isang may-ari, itaas na pamamahala, isang advisory council o isang board of directors.
Suriin ang Mga Patakaran
Regular na repasuhin ang mga patakaran upang matiyak na sila ay kumpleto, komprehensibo at madaling maintindihan. Gamitin ang feedback ng customer at kawani sa proseso. Ayon sa KCG, ang isang patakaran ay dapat na nakasulat, na may isang indibidwal na hanay ng mga direktiba para sa bawat patakaran. Ginagawa nitong mas madali na maunawaan at suriin at baguhin kung kinakailangan. Halimbawa, kung ang mga mamimili ay regular na magreklamo na wala kang isang set na patakaran sa pagbalik o refund, o kung ang claim ng mga tauhan ay walang patas na proseso para sa kung paano ginagamit ng mga tao ang personal na araw, ito ay nagkakahalaga ng pagdaragdag ng mga isyu sa iyong agenda sa pagsusuri ng patakaran. Kapag ang isang patakaran ay hindi na gumamit ng praktikal na kahulugan o hindi na naaangkop, maaari mong i-update o alisin ito.
Tukuyin ang Mga Pamamaraan
Ang mga pamamaraan ay ang mga hakbang o proseso na ginagamit ng iyong negosyo sa araw-araw na mga aktibidad sa negosyo. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng pamamaraan para sa kung paano mo suriin sa mga bisita, buksan o isara ang negosyo para sa araw o linisin o patakbuhin ang makinarya. Ang pagkakaroon ng mga patnubay sa pamamaraan ay nakakatulong na matiyak na ang iyong negosyo ay ligtas at mahusay na nagpapatakbo, lalo na sa mga lugar kung saan ang mga misstep ay maaaring mapanganib o magastos. Halimbawa, kung wala kang pamamaraan para i-lock ang pinto ng iyong negosyo sa gabi, maaari mong buksan ang kumpanya sa potensyal na pagnanakaw o paninira. Ayon sa KCG, dapat isama ang mga pamamaraan na may kaugnayan sa kung sino ang ginagawa kung ano, kapag ginagawa nila ito, sa anong pagkakasunud-sunod at para sa anong dahilan.
Mga Pamamaraan sa Pagsusuri
Ang mga aktibidad na may maraming hakbang, o mga hakbang na dapat ilapat sa isang partikular na pagkakasunud-sunod, ay dapat magkaroon ng mga alituntunin sa pamamaraan. Kung ang ilang mga elemento ng iyong negosyo ay nakakaranas ng mga madalas na misstep, ang pamamaraan para sa lugar na iyon ay dapat na masuri. Halimbawa, kung ang mga customer ay regular na magreklamo ng mga late shipments, suriin ang iyong mga pamamaraan para sa pagkuha ng mga order, tuparin ang packaging at pagsubaybay sa pagpapadala. Makakatulong ito sa iyo na makilala ang mga lugar kung saan kinakailangan ang paglilinaw o mas higit na kahulugan. Suriin ang mga pamamaraan sa pamamagitan ng pagtatanong sa mga tauhan na hindi pamilyar sa isang proseso upang basahin ang iyong mga umiiral na alituntunin at tukuyin ang mga lugar na hindi makatuwiran o mahirap na maunawaan.
