Ang isang ulat sa kaligtasan ay itinayo at isinulat ng mga kumpanya sa iba't ibang mga industriya. Ito ay karaniwang isinulat ng mga kumpanya na nakikitungo sa makinarya, kagamitan ng iba't ibang uri at mga bagay na nangangailangan ng manu-manong pagpapanatili upang matiyak ang isang ligtas na kapaligiran para sa mga manggagawa. Kapag sumulat ka ng isang ulat ng kaligtasan, hindi lamang kailangan mong balangkas ang bawat piraso ng makinarya o kagamitan na maaaring maging panganib sa mga manggagawa, ngunit kailangan mo ring lumikha ng iskedyul ng pagpapanatili na may mga gawain.
Isulat ang isang pambungad na naglalarawan ng layunin ng ulat sa kaligtasan. Halimbawa, maaaring mag-focus ang ulat sa pag-iwas sa mga mapanganib na sitwasyon sa lugar ng trabaho, pagpapaalam sa mga manggagawa kung paano gagawa ng mga partikular na gawain sa partikular na makinarya o kung paano makumpleto ang pagpapanatili sa mga kagamitan.
Sumulat ng isang listahan ng bawat piraso ng kagamitan o makinarya na nais mong masakop sa ulat ng kaligtasan. Dapat mo ring magbigay ng isang maikling paglalarawan ng bawat item, kabilang ang layunin nito, kung anong mga produkto ang lumilikha nito at kung paano ito pinananatili upang matiyak na ito ay gumagana sa isang ligtas na paraan.
Kilalanin ang kagamitan o makinarya na nagsisilbi ng higit sa isang layunin. Halimbawa, ang isang item ay maaaring gumaganap ng dalawang gawain sa isang kumpanya, tulad ng plantsa at hagdan. Kailangan mong balangkas ang bawat gawain at magbigay ng listahan kung paano gampanan ang bawat gawain. Ito ay maaaring magturo sa mga empleyado kung paano gamitin ang kagamitan sa pinakaligtas na posibleng paraan.
Balangkasin ang mga pangunahing pamamaraan ng pagpapanatili para sa bawat piraso ng kagamitan. Dapat mong balangkas ang mga responsibilidad ng mga empleyado at kung anong mga gawain ang nakumpleto ng isang panlabas na mapagkukunan, kung naaangkop. Mahalaga na alam ng mga manggagawa ang kanilang mga responsibilidad pagdating sa pagpapanatili ng kaligtasan ng mga kagamitan.
Gumawa ng isang iskedyul ng mga taunang tseke o pagsusulit na kailangang tumakbo sa kagamitan, lalo na kung responsibilidad ng mga empleyado.
Sumulat ng isang seksyon na nagbabalangkas sa mga pangunahing pag-aayos o mga pagkakamali na naroon sa nakaraan o karaniwan para sa mga partikular na uri ng makinarya. Kung maaari, magbigay ng listahan ng mga pag-troubleshoot ng mga bagay na dapat gawin, kung ang kagamitan o hindi kailangan ng pag-aayos.
Magkita ng isang tagapamahala o tagapangasiwa ang ulat upang makita kung ang lahat ng kagamitan sa pasilidad o negosyo ay sakop.
