Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang rekord ng lahat ng mahahalagang impormasyon na tinalakay at anumang mga desisyon na ginawa sa panahon ng pulong ng negosyo. Karaniwan, ang isang itinalagang tagatala ay nagtatala ng pulong sa papel o isang laptop. Tinitiyak ng mga minuto ng pagpupulong na walang nakalagay na kahulugan sa isang pulong ay nakalimutan, at maiwasan ang anumang hindi pagsang-ayon sa hinaharap tungkol sa sinabi ng mga kalahok. Nakatutulong din ang mga minuto ng pagpupulong para sa mga taong hindi makadalo sa isang pulong. Tiyaking isulat mo nang tama ang lahat ng bagay sa pamamagitan ng pagsunod sa ilang mga alituntunin sa ilang minuto ng pagpupulong.
Ipunin ang impormasyon mula sa host, tulad ng mga pangalan ng lahat ng mga attendant, ang layunin ng pulong at ang agenda ng pagpupulong, bago magsimula ang pagpupulong. Tinutulungan ka nito na sundin sa talakayan. Maaari kang magtuon ng mas mahusay na minuto-mas mahusay kung hindi ka pangunahing kalahok sa pulong. Kumpirmahin ang iyong papel sa host, kung hindi ka sigurado.
Pakinggang mabuti sa lalong madaling magsimula ang pagpupulong. Iwasan ang pagdudulot ng mga distractions tulad ng mga cell phone, o, kung nagdala ka ng isang laptop, sinusuri ang iyong email o nag-surf sa Internet. Manatiling nakatuon sa talakayan sa kamay.
Itala lamang ang mga pangunahing punto. Ang pagsulat ng bawat detalye ay imposible at hindi kinakailangan. Magpasya kung ano ang mahalaga sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa layunin ng pulong. Itala ang anumang mga opinyon o suhestyon na tininigan, mga isyu na hindi sumang-ayon at naabot ang mga desisyon.
Paraphrase kung posible. Ang mga pahayag ng pagsulat ay hindi kinakailangan, at tumatagal ng masyadong maraming oras. Ang paraphrasing ay nagpapakita na naintindihan mo kung ano ang tinatalakay ng mga kalahok.
Itala ang iyong mga pahina, kung nakasulat sa panulat at papel, upang maiwasan ang paghahalo ng mga papel.
Magtanong kung kinakailangan. Huwag matakot na i-pause o i-hold ang pulong kung kailangan mong i-verify kung ano ang sinabi ng isang tao.
Magtanong kaagad pagkatapos ng pulong habang ang impormasyon ay sariwa pa rin sa iyong isip, kung kailangan mong linawin ang isang bagay na sobrang kumplikado upang maipakita sa panahon ng pulong.
Isulat bilang talaga hangga't maaari. Bilang isang minuto-taker, ang iyong tungkulin ay hindi upang ibigay ang iyong opinyon o tensyon sa pag-censor, ngunit sa halip na ibuhos ang buod kung ano ang sinabi.
Suriin ang iyong mga tala para sa spelling, bantas at kaliwanagan kapag sinusuri ang mga ito sa ibang pagkakataon. Mag-type ng isang mahusay na kopya bago pamamahagi ng mga minuto sa mga kinakailangang tao.
