Ang unang komunikasyon sa pagitan ng isang prospective na client at isang law firm ay karaniwang sa telepono, na hawak ng isang receptionist. Bilang resulta, mahalaga ang receptionist ng kompanya na maging propesyonal at magalang sa lahat ng oras. Ang pagpapanatili ng propesyonalismo ay maaaring minsan ay isang hamon, gayunpaman, lalo na para sa mga receptionist na sumasagot ng isang mataas na dami ng mga tawag sa araw-araw. Ngunit may ilang mga prinsipyo na dapat mong sundin tuwing sumasagot sa mga tawag sa isang tanggapan ng batas.
Initial Call Intake
Dalhin ang bawat tawag sa pamamagitan ng pagpapahayag ng pangalan ng batas firm, pagkilala sa iyong sarili sa pangalan, at pagtatanong kung paano ka maaaring makatulong sa tumatawag. Halimbawa, "Magandang umaga, ito ang law firm ng X at Y, Jane na nagsasalita, sino ang aking nakikipag-usap?" Sa sandaling nakilala mo ang tumatawag sa pangalan, magtanong "Paano ko matutulungan ka ngayon sa Ms. Ms. Z," at sumangguni sa tumatawag sa pamamagitan ng pangalan sa panahon ng natitira sa pag-uusap. Ang pagkuha ng pansin sa bawat tawag ay maaaring kapaki-pakinabang, lalo na may kinalaman sa mga pangalan. Panatilihin ang isang positibong tono sa panahon ng pag-uusap, maging matiyaga, at huwag mawala ang iyong pagkasubo. Iwasan ang paggamit ng hindi maintindihang pag-uusap, slang o di-salita tulad ng "uh huh" at "um."
Kinikilala ang Mga Kailangan ng Tumatawag
Napakahalaga para sa iyo na makinig sa isang tumatawag at tukuyin ang kanyang mga pangangailangan at upang ibigay ang hiniling na impormasyon sa kanya sa isang malinaw at madaling paraan. Ang bawat tumatawag ay humingi ng tulong sa pagkuha ng kinakailangang impormasyon o paghahanap ng tamang tao kung kanino magsalita.
Ruta tumatawag sa angkop na Tao sa kompanya
Kung ang tumatawag ay humihiling ng impormasyon na pinakamahusay na ibinibigay ng isang abogado, ipaalam sa tumatawag na kailangan niyang makipag-usap sa ibang tao at hilingin sa kanya na humawak para sa paglipat. Makipag-ugnay sa abogado na gusto mong ilipat ang tawag, ipahayag ang tumatawag sa pamamagitan ng pangalan, ibunyag ang layunin ng tawag at ilipat ang tawag kung ang abugado ay magagamit. Walang kinakailangang tumatawag nang hihigit sa 45 segundo. Pagkatapos ng 45 segundo, tanungin ang tumatawag kung nais niyang magpatuloy, nais na tawagan pabalik kapag ang isang abugado ay magagamit o mas gustong tumawag muli sa ibang pagkakataon.
End Call
Bago matapos ang bawat tawag, magtanong kung maaari kang maging ng karagdagang tulong bago tapusin ang tawag. Salamat sa tumatawag para sa pagsasaalang-alang sa law firm. Marahil ay posible para sa isang legal na receptionist na kumbinsihin ang isang potensyal na kliyente na kumuha ng isang law firm, ngunit napakadali para sa isang resepsyonista na mawalan ng isang kliyente para sa isang law firm sa pamamagitan ng pagiging di-propesyonal, bastos o kawalang-kasiyahan.
