Siguro alam namin ang lahat ng aming abc at sa tingin maaari naming file ok, dahil ayon sa mga alpabeto, Adam ay dumating bago Ant. Ngunit saan nagmumula ang AWC Company? Pagkatapos ng Ant? Sa komplikadong opisina ay nagtatrabaho ako, ang mga papeles at mga file ay kadalasang isinampa nang hindi tama na ginagawa itong mahirap upang makahanap ng mga kinakailangang dokumento. Sa ilang simpleng mga patakaran, magagawa mong mag-file ng anumang bagay sa tamang lugar.
Parehong apelyido, iba't ibang pangalan. Simple, kapag ang item na iyong filing ay may parehong apelyido ngunit ibang pangalan, ang pagkakasunod-sunod ng pag-file ay natutukoy ng unang pangalan. Kaya si Adams, si John ay darating sa harap ni Adams, Sam sa iyong kabinet ng pag-file.
Parehong apelyido, parehong unang pangalan. Ang isang maliit na mahirap ngunit may mga iba pang mga bagay upang isaalang-alang. Kung mayroong isang paunang pagkatapos ang utos ay tinutukoy ng unang kaya Adams, John B. ay inilagay bago Adams, John D. Kung walang paunang, pagkatapos ay gamitin ang estado ang tao o kumpanya ay matatagpuan sa, at kung iyon ay pareho, pagkatapos ay gamitin ang lungsod, na sinusundan ng pangalan ng kalye at sa wakas ang mga numero ng kalye. Magtrabaho mula sa mas malaking lugar sa mas tiyak na lugar kapag tinutukoy ang paghaharap ng order.
Initials. Ang mga inisyal na katulad ng ginagamit sa isang pangalan ng kumpanya ay itinuturing na kung ang bawat titik ay isang hiwalay na salita. Kaya kung naglalagay ka ng isang file para sa AWC Company ay darating ito bago ang Adam Company dahil ang bawat titik sa unang kumpanya ay itinuturing bilang isang hiwalay na salita. Ang 'A' mismo ay nai-file ayon sa alpabeto bago ang mas mahabang salita.
Nakalilito mga pangalan ng kumpanya. Paano ka mag-file ng Paul Smith Company? Sa ilalim ni Paul o Smith? Pagdating sa mga pangalan ng kumpanya o kalakalan, mag-file sa pamamagitan ng unang pangalan. Kaya si Paul Smith ay isinampa sa ilalim ng P para kay Paul at hindi S para kay Smith.
Mga numero at mga daglat. Ang mga ito ay isinampa na kung ang mga ito ay nabaybay. 3 Sistema Restaurant ay isinampa sa ilalim ng T para sa tatlo. Ang St. Joseph Church ay isinampa bilang kung ang Saint ay nabaybay. Kaya ang file para sa St. Joseph Church ay ilalagay sa harap ng Sam's Diner dahil si Sai ay dumating bago si Sam.
Mga Tip
-
Ang mga ito ay karaniwang mga pamamaraan sa pag-file. Gayunpaman, ang isang computer ay hindi nag-file sa ganitong paraan. Ang isang computer ay nagbabasa ng bawat pangalan nang literal upang ang Adam Company sa Hakbang 3 ay bago sa AWC Company kung walang mga puwang sa pagitan ng mga titik. Ang computer ay magkakaroon din ng mga numero bago ang mga titik at hindi isinasaalang-alang na ang St sa St. Joseph ay talagang ang salitang Banal. Kung ikaw ay nagtatipon ng isang listahan ng computer at nais na ito ay pare-pareho sa iyong sistema ng pag-file, pagkatapos ay kailangang maipasok ang mga item nang naaayon upang ang uri ng computer ay magkapareho. Kaya kakailanganin mong maglagay ng mga puwang sa pagitan ng mga titik sa A W C Company, i-spell ang numero 3, at iba pa.
