Walang pederal na batas ang nag-aatas sa mga employer ng pribadong sektor na pahintulutan ang kasalukuyang o dating empleyado ng access sa kanilang mga tauhan ng mga file. Karaniwan, ang mga tauhan ng mga file ng mga empleyado ng pribadong sektor ay itinuturing na ari-arian ng tagapag-empleyo, at ginagamit ng ilang mga kumpanya ang rationale na limitahan ang pag-access sa mga file ng empleyado. Ang mga empleyado ng pederal at estado - mga manggagawa sa pampublikong sektor - ay maaaring makakuha ng access sa kanilang mga opisyal na talaan ng tauhan.
Mga Tauhan ng Mga Tauhan
Ang mga file ng trabaho - kung minsan ay tinutukoy bilang file ng tauhan ng empleyado - naglalaman ng mga dokumento tulad ng paunang aplikasyon ng empleyado para sa trabaho, impormasyon ng contact sa emerhensiya, mga form sa pagiging karapat-dapat sa trabaho, mga pagtatasa ng pagganap, mga pandisiplina at mga talaan ng pagdalo at superbisor at tagapamahala ng mga tala tungkol sa pagganap, pagsasanay at mga pagkilos sa trabaho. Ang mga halimbawa ng pagkilos sa pagtatrabaho ay mga pag-promote at pagtatapos. Sa ilang mga kaso, ang departamento ng human resources ay nagpapanatili ng isang opisyal na file ng trabaho, at ang superbisor o tagapangasiwa ng empleyado ay nagpapanatili ng isang kagawaran ng kagawaran. Kahit na ang parehong mga file ay dapat naglalaman ng may kinalaman na impormasyon, ang mga nilalaman ay maaaring bahagyang naiiba. Halimbawa, ang isang kagawaran ng kagawaran ay hindi maaaring maglaman ng mga kopya ng lahat ng mga papeles at dokumentasyon na natapos ng isang empleyado sa kanyang unang araw sa trabaho, tulad ng mga pagkilala ng patakaran at W-2 form.
Dahilan para sa Pag-access
Hinihiling ng mga kasalukuyang empleyado na repasuhin ang kanilang mga file upang matiyak na ang departamento ng human resources ay nagpapanatili ng tumpak na mga rekord tungkol sa kanilang trabaho. Kung ang kumpanya ay nagsasagawa ng taunang mga pagsusuri sa pagganap, ang mga kopya ng mga form ng pagtasa para sa bawat taon na ang empleyado ay nagtatrabaho ay dapat nasa file ng tauhan. Gayundin, ang mga rekord sa pagdalo ay dapat na tumpak na sumasalamin sa mga pagliban sa empleyado, maging sanhi ng pagkakasakit, bakasyon o mga dahon ng kawalan. Ang mga dating empleyado ay madalas na humiling ng mga file upang makuha ang mga kopya ng mga dokumento na magagamit nila sa kanilang paghahanap para sa hinaharap na trabaho. Halimbawa, kung ang file ng dating empleyado ay naglalaman ng mga rekord na may kinalaman sa pagganap at mga nagawa, ang impormasyong ito ay makatutulong sa muling pagtatayo ng isang resume o paghahanda ng isang listahan ng mga tungkulin sa trabaho upang ibahagi sa mga interbyu sa mga prospective employer. Ang mga dating empleyado ay maaari ring humiling ng mga kopya ng kanilang file ng trabaho na gagamitin sa pag-file ng reklamo laban sa isang tagapag-empleyo.
Patakaran sa Pag-empleyo
Maraming mga tagapag-empleyo ang may mga patakaran sa lugar ng trabaho tungkol sa pagpapalabas ng mga talaan ng empleyado. Ang mga patakaran sa lugar ng trabaho ay nag-iiba ayon sa mga uri ng mga rekord na magagamit para sa inspeksyon at pagkopya ng empleyado, at ang ilang mga kumpanya ay nagtatakda ng mga oras na walang trabaho bilang ang tanging oras kung kailan maaaring suriin ng mga empleyado ang mga talaan ng tauhan. Ang mga nagpapatrabaho na may mga patakaran sa paksang ito ay karaniwang nagtatalaga ng isang seksyon sa loob ng handbook ng empleyado kung paano ma-access ang mga rekord. Ang isang mahusay na nakasulat na patakaran ay nagbabalangkas sa mga hakbang na kinakailangan upang suriin ang mga rekord, kung anong uri ng mga empleyado ng mga rekord ang may access, kapag maaaring tingnan ng mga empleyado ang kanilang mga rekord at anumang mga singil para sa mga dokumento ng photocopying na nakapaloob sa file ng tauhan ng empleyado.
Obligasyong Employer
Sa ilalim ng pederal na batas, ang mga tagapag-empleyo ng pribadong sektor ay hindi kailangang magbigay ng mga kopya ng mga file ng trabaho sa mga kasalukuyang o dating empleyado. Ang desisyon na magpalabas ng mga file ay batay sa patakaran ng kumpanya at, sa ilang mga kaso, ang batas ng estado na namamahala sa pag-access sa mga tauhan ng mga file. Maraming mga tagapag-empleyo ang nakakakita ng benepisyo ng pagsunod sa mga kahilingan ng empleyado, gayunpaman. Ang pagtanggi sa pag-access sa mga file ng trabaho ay maaari lamang magpalabas ng mga tanong na maaaring hindi naisin ng tagapag-empleyo. Kung ang mga tagapag-empleyo ay nagpapanatili ng mga tauhan ng mga file na naglalaman ng tumpak na impormasyon na dati nang inilabas sa mga empleyado, dapat na walang tanong kung ang impormasyon ay maaaring palayain pagkatapos umalis ang empleyado sa kumpanya. Sa mabuting pananampalataya, maraming mga tagapag-empleyo ang nagbibigay ng access sa empleyado sa mga tauhan ng mga file. Ang praktika na ito ay nagpapakita ng transparency tungkol sa mga patakaran at rekord ng trabaho.
Ang mga batas para sa pag-access sa access ng pederal na empleyado sa mga rekord ng trabaho ay bahagi ng Federal Privacy Act of 1974; Ang Tanggapan ng Tanggapan ng Tanggapan ng Estados Unidos ay ang ahensiya na may pangkalahatang pananagutan para sa mga rekord ng tauhan ng pederal na empleyado. Ang mga indibidwal na estado ay humahawak ng mga kahilingan ng empleyado para sa pag-access sa mga talaan ng tauhan
Mga Batas ng Estado
Ang ilang mga estado ay may mga batas na nagpapahintulot sa empleyado ng access sa mga tauhan ng mga file. Ang iba pang mga estado ay tahimik kung ang mga kasalukuyang at dating empleyado ay maaaring suriin o kopyahin ang mga materyales sa tauhan. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga empleyado - kasalukuyang o dating - na kasangkot sa mga pagsisiyasat sa lugar ng trabaho ay hindi maaaring tingnan ang mga rekord tungkol sa mga pagsisiyasat. Ang mga rekord na ito ay hindi dapat panatilihin sa file ng trabaho pa rin. Dapat silang manatili sa pag-iingat ng departamento ng human resources at tanging kawani ng kawani na responsable para sa pagsisiyasat ay dapat magkaroon ng access sa mga materyales na mausisa.
Limited Access
Ang mga estado na may mga batas tungkol sa pag-access ng empleyado sa mga tauhan ng mga file ay maaaring mangailangan ng mga empleyado na magsumite ng isang nakasulat na kahilingan, Halimbawa, ang batas ng California ay nag-aatas sa mga tagapag-empleyo na payagan ang mga empleyado ng kasalukuyang at dating empleyado sa kanilang mga file sa loob ng 21 araw mula sa pagtanggap ng kahilingan ng empleyado. Ang mga nagpapatrabaho na hindi sumunod sa batas ng estado ng California tungkol sa bagay na ito ay napapailalim sa mga parusa, mga multa at mga sibil na hatol na paghuhusga para sa pagtanggi sa pag-access sa mga file ng empleyado. Ang Missouri, sa kabilang banda, ay walang batas ng estado na nag-uutos sa pag-access sa file ng tauhan ng empleyado.
