Ang mga kumpanya ay may dalawang pangunahing siklo ng negosyo: ang ikot ng kita at ang ikot ng paggasta. Ang mga full cycle account na pwedeng bayaran ay bahagi ng mas malaking cycle ng pagbili at paggasta. Binubuo ito ng ang buong hanay ng kinakailangang mga aktibidad sa accounting na kinakailangan upang makumpleto ang isang pagbili sa sandaling ang order ay inilagay at ang produkto o serbisyo na natanggap. Ang buong cycle ng mga account na maaaring bayaran ay tumutukoy sa pagtutugma ng mga dokumento, pag-apruba ng mga invoice, pagbibigay ng tseke at pag-record ng mga pagbabayad.
Mga Tip
-
Ang mga full cycle accounts na pwedeng bayaran ay maaaring sumangguni sa buong proseso ng pagtanggap, pag-verify at pagbabayad ng isang invoice, o posisyon ng trabaho na nagsasangkot ng responsibilidad para sa buong proseso.
Ang Mga Account na Bayarin na Nababayaran
Tatlong pangunahing dokumento ang nasasangkot sa mga proseso na maaaring bayaran: isang order sa pagbili, isang pagtanggap ng ulat at isang invoice ng vendor.
- Kapag ang kumpanya ay handa na upang bumili, isang departamento sa pagbili ay magpapadala ng isang order ng pagbili sa isang vendor. Ang detalyadong dokumento na ito ay hiniling ng merchandise, ang presyo at ang dami. Ang pagbili order ay nagpapalit sa vendor upang ipadala ang mga kalakal.
- Kapag natanggap ng kumpanya ang mga kalakal, ang pagtanggap ng kagawaran ay makukumpleto ang isang pagtanggap ng ulat. Ang ulat na ito ay nagtatala ng eksaktong kalakal na nasa kargamento. Kung ang kargamento ay naglalaman ng anumang nasira item, ang empleyado na ito ay inulat sa ulat.
- Nagpapadala ang vendor ng isang invoice ng vendor humiling ng pagbabayad para sa mga kalakal o serbisyo na ibinigay. Ang dokumentong ito ay ipinadala sa mga account na pwedeng bayaran at pinapalit ang proseso ng pagbabayad.
Mga Account na Puwede sa Pamamaraan
Ang isang mahusay na run account kumpanya set up maingat na tinukoy na mga pamamaraan upang gabayan ang mga account na pwedeng bayaran, upang maiwasan ang mga pagkakamali at makita ang mga ito kapag nangyari ito. Ang parehong mga pamamaraan ay maaari ding humadlang at tiktikan ang sinadyang palsipikasyon, at nagbibigay ng isang trail sa pag-audit para magamit sa ibang pagkakataon kung ang isang pagkakaiba ay dapat pumasa sa undetected. Ang mga pamamaraan ay magkakaiba sa pagitan ng mga kumpanya at mga kagawaran, ngunit sa pangkalahatan ay sumusunod sa isang katulad na pattern:
- Matapos matanggap ang invoice ng vendor, ang mga account na pwedeng bayaran ang mga account ay gumaganap ng isang tatlong-paraan na tugma sa pamamagitan ng paghahambing ng impormasyon sa order ng pagbili laban sa mga nasa pagtanggap ng ulat at invoice ng vendor, upang matiyak na ang impormasyon ay pare-pareho.
- Kung ang mga account na pwedeng bayaran ay maaaring mapatunayan na ang mga kalakal sa invoice ng vendor ay iniutos at natanggap ng kumpanya, ang naaprubahan ang invoice para sa pagpoproseso ng pagbabayad. Ginagawa ito sa pamamagitan ng isang voucher, lagda o stamp.
- Kung may mga pagkakaiba - kung ang natanggap na dami ay hindi tumutugma sa dami na iniutos at invoice, halimbawa, o kung ang produkto ay hindi eksakto tulad ng iniutos - ang mga account na maaaring tanggapin ay susubukan na subaybayan ang thesource ng isyu sa pamamagitan ng sumusunod na kinakailangan kasama ang receptiondepartment, ang vendor o ang end user na naglagay ng order.
- Sa mga malalaking kumpanya, ang aktwal na pagbabayad ay naproseso ng departamento ng treasury. Gayunpaman, Ang mga account na pwedeng bayaran ay responsable para sa pagbibigay ng mga pagbabayad sa karamihan ng maliliit na kumpanya. Matapos bawiin ang isang invoice para sa, ang mga account na pwedeng bayaran ay nagpapadala ng mga dokumentong nabigyan kasama ng tseke sa isang signer ng check ng kumpanya.
- Pagkatapos mag-apruba ang check signer at mga palatandaan, ang mga account ay pwedeng bayaran ng mga koreo ng tseke at minarkahan ang invoice bilang bayad sa sistema ng accounting.
Buong Mga Account na Nababayaran ng Mga Account ng Mga Account
Ang mga account na babayaran ng mga paglalarawan ng trabaho ay kadalasang tinatawag na "buong pag-ikot." Nangangahulugan ito na ang mga account na pwedeng bayaran ay empleyado responsable para sa bawat bahagi ng proseso ng pagbabayad, bilang kabaligtaran sa pag-specialize sa isa o higit pang mga partikular na lugar. Maaaring may kasamang potensyal na pananagutan ang tatlong pagtutugma, pag-aralan ang mga ulat ng gastos para sa katumpakan, paglalapat ng diskwento sa pagbabayad at pagbibigay ng mga pagbabayad sa mga vendor.
Kapag ang mga posisyon na ito ay na-advertise, ang HR department o ang manager na responsable para sa upa ay karaniwang subukan upang bumuo ng mga account pwedeng bayaran katanungan pakikipanayam na tumpak na tasahin ang isang aplikante ng pamilyar sa buong proseso, at tukuyin ang anumang mga kahinaan o mga lugar ng kawalan ng karanasan.
