Ang pagsusulat ng patakaran sa pagbili ay maaaring tila isang pag-aaksaya ng oras, lalo na sa isang maliit na kumpanya. Ngunit ang pagkakaroon ng isang pormal na patakaran na naiintindihan ng lahat ng mga empleyado ay makatutulong na matiyak na ginagasta mo nang pera ang iyong pera sa pagpapatakbo. Habang lumalaki ka, ang nakasulat na mga patakaran ay magiging kritikal sa iyong tagumpay. Isulat ang iyong patakaran sa pagbili sa mga taong gagamitin ito sa isipan. Kung hindi nila maintindihan ang patakaran, o kung ang proseso ay masyadong kumplikado o mahirap gamitin, ang mga empleyado ay magiging bigo at mas malamang na gumawa ng mga pagkakamali o sinadya na huwag pansinin ang patakaran upang makuha ang trabaho.
Magpasya kung sino ang magkakaroon ng awtoridad na gumawa ng mga pagbili sa ngalan ng kumpanya. Itakda ang anumang mga limitasyon sa pagbili ng awtoridad at matukoy kung sino ang aprubahan ang mga pagbili sa mga limitasyon na iyon.
Sumulat ng mga alituntunin para sa pagpili ng vendor. Tukuyin kung paano gagana ang proseso ng bid at kung gaano karaming mga bid ang dapat makuha para sa bawat pagkakataon. Ipaliwanag ang lahat ng pamantayan na dapat gamitin ng mga mamimili upang suriin ang mga bid. Maaaring kasama sa pamantayan ang presyo, kalidad, seguro, haba ng operasyon ng vendor at higit pa.
Sabihin ang mga pangyayari kung saan maaaring pumasok ang mga empleyado sa kontrata. Balangkasin ang proseso para sa pag-apruba ng kontrata at magtalaga ng awtoridad para sa pag-sign ng kontrata. Magtakda ng isang maximum na limitasyon ng kontrata. Itakda kung gaano kadalas dapat na masuri ang mga regular na kontrata ng serbisyo.
Magtakda ng mga patakaran tungkol sa pagtanggap ng mga regalo at pagkain mula sa mga vendor. Ang ilang mga kumpanya ay nagbibigay-daan sa pagkain ngunit hindi regalo, habang ang iba pang mga kumpanya ay nagbibigay-daan sa mga regalo hanggang sa isang tiyak na halaga ng dolyar. Pinapayagan ng ilang mga kumpanya ang mga regalo ng grupo, ngunit hindi mga personal na regalo at ilang nagbabawal sa buong regalo.
Magbalangkas ng patakaran ng kontrahan ng interes. Ang ilang mga kumpanya ay nagbabawal sa mga empleyado na bumili mula sa mga vendor kung kanino sila nagmamay-ari ng interes: ang iba ay nagpapalawig ng pagbabawal sa mga kumpanya kung saan nagmamay-ari ng isang malapit na kaibigan o miyembro ng pamilya ang isang interes. Ang iba pa ay hindi nagpapataw ng gayong paghihigpit.
Magtatag ng mga alituntunin sa pagiging kumpidensyal Itaguyod kung anong uri ng impormasyon ang itinuturing na kumpidensyal at nagtakda ng isang tagal ng panahon kung kailan ipinagbabawal ang mga empleyado na magkaroon ng impormasyong ito na ilabas ito.
Ipaliwanag ang iyong sistema ng pag-order. Magbigay ng mga tagubilin sa pagsulat at pagbibigay ng mga order sa pagbili. Kung ang sistema ng iyong computer ay nagbibigay-daan sa iyong itakda ang mga minimum na antas ng stock at pagbili ng alerto kapag naabot ang mga antas, ipaliwanag kung paano gawin ito. Kung ang iyong mga kalakal na warehouses ng negosyo ay gumagamit ng bar-coding o iba pang sistema ng computer, magbigay ng mga tagubilin sa pagbabago ng mga umiiral na produkto at pag-set up ng mga bago.
I-dokumento ang patakaran na ang iba pang mga empleyado, tulad ng pagtanggap ng mga tauhan, ay gagamitin upang gawing alam ng mga ahente sa pagbili ang mga nawawalang, nasira o hindi tamang pagpapadala.
Mga Tip
-
Maaari mong hilingin na suriin ng isang abogado ang anumang dokumento ng kontrata bago ka lagdaan ito.
Mag-print ng mga patakaran sa logo ng papel.
Babala
Ang mga pampublikong kumpanya na pangkalakal ay karaniwang mayroong mahigpit na mga patakaran sa interes ng interes. Kumunsulta sa isang abogado kung nagsusulat ka ng isang patakaran sa pagbili para sa isang pampublikong kumpanya.
