Maaaring kailanganin ng mga empleyado sa lahat ng antas na magsulat ng mga memorandum ng pahayag (karaniwang tinutukoy bilang mga memo) bilang isang bahagi ng kanilang mga trabaho. Ang pagsulat ng epektibong mga memo ay sumasalamin sa positibo sa taong sumulat sa kanila, dahil ito ay isang tanda ng pagkakaroon ng mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon. Ang mga memo ng pahayag ay nagbibigay ng positibo at negatibong balita sa mga empleyado sa buong isang samahan. Ang mga anunsyo sa promosyon at pagbubukas ng trabaho ay kadalasang natatanggap na may kaguluhan, habang ang mga pagbabago sa patakaran at pag-cut pabalik ay maaaring maging sanhi ng pagkabalisa at pagkapagod. Ang pagsasadya ng isang solidong mensahe ay tumutulong na maihatid nang malinaw ang mga mensahe at sa isang positibong paraan.
Tukuyin ang pangunahing mensahe na sinisikap mong ihatid. Pag-isipan kung ang balita ay malugod na tatanggapin o hindi, at gamitin ang impormasyong ito upang magpasiya kung paano pinakamahusay na i-frame ang mensahe na naihatid. Ang mga negatibong mensahe ay nangangailangan ng higit pang impormasyon kung bakit nagagawa ang isang bagay, habang ang mga positibong mensahe ay maaaring tumuon sa balita na naihatid nang hindi nagdaragdag ng detalyadong impormasyon sa background kung bakit naganap ang pangyayari.
Alamin kung paano ang apat na pangunahing mga bahagi ng isang memo. Ang pinakamahusay na memo stick sa tinanggap na format na kinikilala sa pagsulat ng negosyo. Sa paggawa nito, ang mga manunulat ng memo ay nananatiling walang kinikilingan sa kanilang mga anunsyo at hindi lumitaw ang kampi. Ang mga memo ay naglalaman ng apat na pangunahing seksyon: heading, pagbubukas, katawan at konklusyon.
Lumikha ng iyong heading. Kabilang sa mga pamagat ang apat na pangunahing seksyon: mula, petsa, at paksa. Kasama sa field na "Sa:" ang isang listahan ng mga tatanggap at ang kanilang mga pamagat ng trabaho. Kabilang sa field na "Mula:" ang pangalan at pamagat ng tao na mula sa memo. Ang "Petsa:" na larangan ay kadalasang ang petsa ng paghahatid ng memo, kumpara sa petsa na ito ay drafted o nilikha. Sinasabi ng field na "Subject:" ang mga tatanggap ng layunin ng memo. Ang mga patlang na ito ay katulad sa mga patlang na karaniwang ginagamit sa mga email, at dapat silang lilitaw ang bawat isa tulad ng sumusunod:
Sa: Mula sa: Petsa: Paksa:
Isulat ang pagbubukas ng memo. Ang pambungad na talata ay nakatuon sa layunin ng komunikasyon. kabilang ang anumang impormasyon sa background na kinakailangan upang matulungan ang mga tatanggap na maunawaan ang anunsyong ginawa.
Isulat ang katawan ng memo. Kasama sa katawan ang anuman at lahat ng detalyadong impormasyon na kailangang malaman ng mga tatanggap. Ang mga promosyon ay maaaring magsama ng impormasyon tungkol sa bagong trabaho at responsibilidad ng isang empleyado, pati na rin kapag sila ay dadalhin sa kanilang bagong tungkulin. Ang mga pagbabago sa patakaran ay dapat na magsama ng impormasyon kung kailan magiging epektibo ang bagong patakaran at kung paano ito makakaapekto sa mga empleyado.
Isulat ang pagtatapos ng memo. Ang isang magandang konklusyon ay nagsasabi sa mga empleyado kung ano ang kailangan nilang gawin upang maghanda para sa mga pagbabago.
Kumuha ng ilang oras ang layo mula sa memo at pagkatapos ay bumalik sa ito upang i-edit na may sariwang mga mata. Ang mga mahusay na nakasulat na mga memo ay walang mga pagkakamali sa gramatika at naghahatid ng mga malinaw na mensahe.
