Ang mga claim sa pagsulat at pag-aayos ay nangangailangan ng paghahanda at pagpaplano bago ka magsimulang magsulat. Sumulat mula sa isang simpleng balangkas upang mapanatili kang organisado. Magpasya kung ano ang nais mong gawin ng mambabasa. Halimbawa, gusto mo bang bumalik ang iyong pera o gusto mo na papalitan ang produkto? Ang isang sulat-claim ay isang paraan upang malutas ang mga problema sa mga error na ginawa at maaaring kailanganin ng pagsasaayos. Ang isang mensahe ng pagsasaayos ay isang tugon sa isang claim letter na ginawa laban sa iyong negosyo.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Mga resibo
-
Mga perang papel
Pag-claim ng Mensahe
Isulat ang tungkol sa may-katuturang mga katotohanan sa unang talata. Magsimula sa problema. Ipaliwanag nang eksakto kung ano ang nangyari at ang dahilan na isinulat mo ang sulat ng claim.
I-spell kung bakit naniniwala ka na dapat ipagkaloob ang iyong claim sa pangalawang talata. Sabihin sa mambabasa ang tungkol sa mga detalye ng paghahabol at ang mga legal na pananagutan at pagkamakatarungan. Halimbawa, ang produkto ay hindi gumana bilang iminungkahing advertisement.
Simulan ang ikatlong talata sa pamamagitan ng paghiling ng pagkilos. Hilingin kung ano ang inaasahan mong gawin ng mambabasa. Isama ang isang petsa kung saan inaasahan mong aksyon. Huwag magbanta, ngunit ipaliwanag kung anong mga karagdagang hakbang ang maaari mong gawin kung ang iyong kahilingan ay hindi natupad. Isara sa isang "Taos-puso" at ang iyong lagda sa itaas ng iyong naka-print na pangalan.
Mensahe ng Pagsasaayos
Simulan ang iyong unang talata na may pahintulot na pangungusap. Bigyan muna ang customer ng magandang balita at sumunod sa claim ng kostumer.
Simulan ang ikalawang talata sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng pagkakamali. Ipaliwanag ang sanhi ng problema. Huwag magtalaga ng sisihin. Tumutok sa iyong patuloy na pagsisikap upang maiwasan ang mga pagkakamali at kahirapan.
Ipahayag ang iyong pagpapahalaga sa negosyo ng customer sa ikatlong talata. Humingi ng tawad kung sa palagay mo dapat mong gawin ito. Kung hindi sumunod sa lahat ng mga elemento ng hiniling na pagsasaayos, ipaliwanag kung bakit at idagdag ang anumang mga kinakailangang detalye kung paano kayo tutugon sa kahilingan.
Isara ang sulat sa "Taos-puso," at i-print at lagdaan ang iyong pangalan.
Suriin ang iyong sulat upang matiyak na ang tono ay magiliw. Subukan ang hindi tunog tunog condescending o ibig sabihin.
Mga Tip
-
Magtabi ng isang kopya ng iyong sulat para sa iyong mga rekord.
Magbigay ng mga kalakip na dokumento tulad ng mga bill, mga materyal sa advertising, o mga resibo na maaaring mag-back up kung ano ang iyong isinusulat.
