May mga pagkakataon na kailangan mo at ng iyong mga empleyado ng ilang dolyar sa cash upang magbayad para sa mga menor de edad na gastusin sa negosyo. Maaaring kailanganin mong bumili ng ilang mga supply ng opisina, magbayad para sa isang cake sa kaarawan ng isang tao o makahanap ng maliit na pagbabago para sa isang metro ng paradahan, halimbawa. Karamihan sa mga negosyo ay gumagamit ng maliit na pera para dito, pagsubaybay sa mga pagbabayad sa isang maliit na cash book. Kailangan mong magmungkahi ng isang maliit na cash manager, kadalasang isang accountant, bookkeeper o iba pang superbisor upang mamahala sa mga pagpapatakbo at mangolekta ng mga resibo, kung kinakailangan. Ang bawat empleyado na nagnanais na gumawa ng isang pagbili ay dapat pumunta sa pamamagitan ng kinatawan na ito, sa halip na iiwan ang maliit na cash box o lata bukas sa bawat empleyado.
Bumili ng pinasiyahan na kuwaderno - ang isang maliit, notebook na may kasamang laki ng journal ay maaaring ang pinakamainam dahil maaari itong magkasya sa maliit na cash box. Lagyan ng label ang notebook na may petsa ng pagsisimula, pangalan ng kumpanya at "Kung Nawala, Makipag-ugnay" impormasyon sa pakikipag-ugnay. Gumuhit ng tatlong vertical na linya pababa sa unang pahina ng kuwaderno. Lagyan ng label ang apat na haligi na nagreresulta Petsa, Pagbili, Halaga at Balanse. Maaari mong ipagpatuloy ito sa buong notebook sa pagsisimula ng maliit na cash book o umasa sa taong nagsisimula ng isang bagong pahina upang ipagpatuloy ang format.
Ilista ang panimulang balanse sa sarili nitong linya na may naka-record na petsa. Sa ilalim ng hanay ng Pagbili, pangalanan ang Pagsisimula ng Balanse. Ang unang pagbili ay maitatala sa ikalawang linya.
Ilagay ang panimulang halaga ng maliit na cash sa kahon o lata kasama ang kuwaderno.
Upang makagawa ng isang pagbili, ipanukala ng empleyado sa accountant o manager kung ano ang kailangan niya at kung bakit. Ang accountant o manager ay maaaring tanggapin o tanggihan ang ideya. Kung tinanggap, ang empleyado ay binibigyan ng access sa maliit na cash book at kahon o lata.
Ipasumite ang empleyado ng isang resibo sa sandaling ginawa niya ang pagbili. Panatilihing sama-sama ang lahat ng mga resibo, na pinagtitibay ng isang clip ng papel, sa maliit na cash box o aklat. Alisin ang mga resibo buwan-buwan at file.
Magdagdag ng karagdagang pera sa petty cash fund sa pamamagitan ng pag-withdraw mula sa account ng kumpanya. Ang tagapangasiwa ng cash cash, tulad ng isang accountant o manager, ay nagpasiya kung gaano karaming dapat itago sa maliit na cash, karaniwan sa ilalim ng $ 100.
Mga Tip
-
Panatilihin ang maliit na cash book at kahon o lata sa isang ligtas na lugar, tulad ng opisina ng accountant o manager o cubicle. Huwag iwanan ito sa isang pangkaraniwang lugar, tulad ng tanghalian o lugar ng pagpupulong. Panatilihing maliliit ang mga pagbili ng maliit na salapi, para sa mga gastos tulad ng selyo, mga metro ng paradahan o mga suplay ng partido.
Babala
Huwag i-record ang mga pangunahing pagbili sa maliit na cash book. Dapat itong isaalang-alang sa pangunahing cash book.
