Sa negosyo tayo ay nasa loob at labas ng mga pagpupulong, na kung saan gumawa tayo ng maraming desisyon. Sa pagtatapos ng isang pagpupulong, ang pulong ng mga minuto ay nakakuha ng mga desisyon upang matiyak na ang lahat ng mga dadalo ay kumuha ng karagdagang aksyon. Sinasaklaw ng mga minuto ng pulong ang lahat ng aspeto ng isang pulong, mula sa listahan ng dadalo at adyenda sa mga aksyon na dapat gawin at gumawa ng mga desisyon para sa mga karagdagang pagpupulong. Ang paggamit ng mga tiyak na hakbang upang magtakda ng mga minuto ng pagpupulong ay titiyak na ang iyong koponan, mga kapantay at mga tagapamahala ay alam ang mga paksa ng talakayan at mga inaasahan para sa karagdagang pagkilos.
Gamitin ang agenda ng pulong bilang gabay upang isulat ang iyong mga minuto ng pagpupulong. Agenda ng pulong ay ang guideline ng pulong. Ina-update nito ang mga dadalo at ipinapaalam sa kanila ang mga layunin, ang kanilang mga tungkulin sa pagkamit sa kanila at kung anong mga partikular na bagay ang itinalaga sa kanila. Dahil ang pulong ay batay sa isang agenda, ang agenda ay nagiging gabay sa pagsulat ng mga minuto.
Bigyan ng maikli ang papel ng mga dadalo sa pulong o mga proyekto para sa talakayan. Ipaliwanag ang papel ng bawat dadalo upang matulungan ang mga di-dadalo na alam kung sino ang nag-aral kung aling departamento at para sa kung anong partikular na layunin. Ang pagbalangkas sa mga tungkulin ng mga dadalo ay nagsisiguro na ang bawat tao ay dumadalo sa pagpupulong na may layunin. Ang mga tungkulin ng mga dadalo ay mahalaga para sa facilitator ng pulong at mga dadalo, kaya ang mga talakayan sa pagpupulong ay nagpatuloy nang hindi nababanso sa mga naunang tinalakay na paksa.
I-highlight ang mga layunin ng pulong sa pamamagitan ng malinaw na pagpapahayag sa kanila. Halimbawa: upang gumawa ng mga desisyon, upang magtipon ng mga ideya o upang i-update ang koponan sa progreso. Ang mga layunin ng listahan ay tumutulong sa mga mambabasa ng mga minuto na malinaw na maunawaan ang layunin ng pulong. Ang bahagi ng layunin o layunin ay kung ano ang binabasa ng maraming mga senior manager; kung hindi nila kailangang maging kasangkot sa mga layunin, walang karagdagang pagbabasa ay kinakailangan. Kung ang isang tagapamahala ay may isang interes sa mga layunin, maaari niyang piliin na dumalo sa susunod na pagpupulong.
Isulat ang mga desisyon na kinuha sa pulong. Tandaan ang lahat ng mga desisyon na ginawa at tinalakay upang matukoy ang agenda ng susunod na pagpupulong. Ang pagsusulat ng mga pagpapasya ay nagbibigay-daan sa mga dadalo at di-dadalo na suriin kung anumang mga aktibidad sa pag-follow-up ay kinakailangan sa kanila, kung saan maaari silang maghanda. Ang mga desisyon na naka-highlight sa pulong ay gagawin lamang maliban kung kailangan ang karagdagang talakayan sa ibang pulong, na magiging desisyon mismo. Ang pagkuha at pagbabahagi ng mga desisyon na kinuha sa isang pulong ay kritikal sa tumpak, kapaki-pakinabang na mga minuto.
Isulat ang mga gawain sa "Susunod na Hakbang" na may pangalan ng isang nananagot na indibidwal sa tabi ng mga ito. Ang mga hakbang na ito ay nagbibigay-daan sa facilitator ng pagpupulong upang maghanda para sa susunod na pagpupulong pati na rin para sa mga dadalo at di-dadalo upang malaman kung ano ang kanilang responsibilidad para sa post-meeting. Tinitiyak nito na ang mga indibidwal ay naghahanda para sa susunod na pagpupulong, alinman sa pamamagitan ng pagkumpleto ng kanilang mga gawain o pagbibigay sa kanila sa ibang tao na makukumpleto ang mga ito at dumalo sa susunod na pagpupulong.
Ipadala ang isang draft ng pulong minuto para sa mga dadalo. Ang draft ay magbibigay-daan sa mga dadalo na i-edit ang mga minuto sa pamamagitan ng pag-update ng mga tala, mga susunod na hakbang at pagpapasya. Tinitiyak ng draft na pagsusuri na ang lahat ng impormasyon ay maayos na nakuha at ang mga indibidwal ay namamahala ng mga gawain na nakatalaga sa kanila o departamento. Bilang bahagi ng proseso ng pagrerepaso ng draft, magbigay ng deadline sa lahat ng mga dadalo sa mga komento. Kung walang natanggap na mga pag-edit, ang mga minuto ay itinuturing na tatanggapin ng lahat ng mga partido.
Ipadala ang mga minuto ng pagpupulong. Sa sandaling maipon ang lahat ng feedback, ipadala ang mga minuto ng pagpupulong sa lahat ng mga indibidwal na naimbitahan sa pulong. Kopyahin ang iba pang mga empleyado o mga dadalo na kailangang ipaalam. Dapat ipadala ang mga minuto sa loob ng 24 na oras mula sa pagtatapos ng pulong o 12 oras bago ang susunod na pagpupulong, alinman ang mauna.
Mga Tip
-
Hindi lahat ng impormasyon ay kailangang makuha sa mga minuto ng pagpupulong, ang mga highlight ay sapat. Ang mga minuto ng pagpupulong ay epektibo kapag binigyang-halaga nila ang pulong na may mga desisyon at responsibilidad. Kung pinapasadya mo ang pulong, hilingin sa isang tao na kumuha ng mga tala para sa koponan.
