Ang isang patakaran sa payroll ay naglalarawan ng proseso ng payroll habang iniuugnay sa pangangasiwa ng mga sahod, oras, mga iskedyul ng payroll at mga paraan ng pagbabayad. Tinutukoy ng mga dokumentadong pamamaraan ang isang malinaw at tinukoy na proseso ng pag-apruba, mahusay na mga gawain sa payroll, pagkakaroon ng mga form at naaangkop na mga kontrol. Ang isang organisasyon na may itinatag na patakaran at pamamaraan ng payroll ay maaaring makatitiyak sa mga empleyado ng tumpak at napapanahong pagbabayad ng mga suweldo at suweldo.
Kahalagahan
Ang payroll ay isa sa pinakamalaking gastos sa anumang organisasyon. Ang patakaran sa payroll ay nagtatatag ng mga panloob na tseke at balanse upang makontrol at maprotektahan ang gastos na ito. Binabawasan nito ang saklaw ng mga pagkakamali at posibilidad ng pandaraya. Sa malalaking kumpanya, ang proseso ng payroll ay nagsasangkot ng maraming oras at mga mapagkukunan. Ang mga pamamaraan sa pag-uulat ay gumagawa ng mga kahusayan sa mga tuntunin ng pagkolekta ng oras, pagpoproseso ng dokumento, pagpasok ng data, pagbabayad at pagpapanatili ng rekord. Sa pamamagitan ng pagsasama ng automation at advances sa mga sistema ng teknolohiya, ang mga pamamaraan ay maaaring maging cost-effective at i-save ang pera ng kumpanya.
Layunin
Ang patakaran sa payroll ay tinitiyak na ang mga empleyado ay laging makatatanggap ng wastong suweldo sa tamang oras. Sinisiguro nito na ang kumpanya ay sumusunod sa mga batas ng pederal, estado at lokal, lalo na ang mga tumutukoy sa mga buwis, Medicare, Social Security at mga pamantayan sa pamantayan ng paggawa. Ang pagsunod sa batas ay tutulong sa kumpanya na maiwasan ang pagbabayad ng mga parusa. Sinusuportahan din ng mga pamamaraan sa pag-uupa ang pagpapatupad ng mga itinatag na istraktura ng kompensasyon at mga sistema, mga badyet ng departamento at mga kasunduan sa kolektibong pakikipagkasundo.
Mga Tampok
Ang patakaran sa payroll ay tumutukoy sa mga responsibilidad at mga pananagutan ng kawani ng payroll at mga tagapamahala. Dahil ang payroll ay nagsasangkot ng kumpidensyal na impormasyon, dapat na tukuyin ng patakaran ang mga antas ng pag-access at seguridad. Kinikilala din nito ang pagsasanay na kinakailangan ng iba't ibang mga grupo ng empleyado. Ang mga pamamaraan ng payroll ay detalyado ang proseso mula sa kung ang empleyado ay tinanggap. Kabilang dito ang mga gawain at mga payroll na kinakailangan para sa pagproseso ng mga bagong trabaho, mga pagbabago sa trabaho, mga update sa impormasyon, mga espesyal na pagbabayad, pagbabawas, pag-uulat ng oras at pagwawakas.
Mga pagsasaalang-alang
Upang mabawasan ang panganib ng pandaraya, dapat na isama ng patakaran sa payroll ang mga panloob na kontrol. Ang isang paraan ng kontrol ay paghihiwalay ng mga tungkulin. Halimbawa, kung mayroong dalawang empleyado na kasangkot sa pagpoproseso ng payroll, ang isa ay maghahanda ng mga dokumento ng payroll habang ang iba ay pinapahintulutan at aprubahan. Ang isang aprubadong awtoridad ay dapat suriin ang lahat ng pay at iwanan ang impormasyon. Ang isa pang pangkat o departamento tulad ng accounting ay maaaring mag-audit ng mga transaksyon sa payroll. Dapat ding protektahan ang mga pamamaraan sa pag-uupa sa pagiging kumpidensyal ng impormasyon sa payroll, na tinitiyak na ang mga awtorisadong tao lamang ang may access sa mga ito.
Pananagutan
Ang payroll department ay responsable para sa pamamahala ng daloy ng trabaho sa payroll upang matiyak ang mahusay at napapanahong pagpoproseso ng payroll. Nagtatatag ito ng mga iskedyul ng suweldo at mga deadline para sa pagsusumite ng mga dokumento sa payroll. Nagtalaga ang mga tauhan ng payroll at kontrolin ang access sa impormasyon sa sistema ng payroll. Naglalagay sila ng impormasyon sa system at gumawa ng mga pagbabago ayon sa kinakailangan. Dapat tiyakin ng mga tagapamahala na ang mga kinakailangang dokumento ng payroll ay nakumpleto at ipapasa sa loob ng mga hanay ng mga oras ng oras. Ang mga empleyado ay may pananagutan sa pagrepaso sa mga pagbabayad at pagbabawas, at pagpapayo sa departamento ng payroll ng anumang mga pagkakaiba. Dapat din nilang panatilihing napapanahon ang kanilang impormasyon.
