Ang control function na dokumento ay may pananagutan na pamahalaan ang daloy ng dokumento at imbakan sa isang organisasyon sa pamamagitan ng iba't ibang mga function at proseso. Kabilang dito ang pagpapanatili ng mga file at paggamit ng tamang pamamahagi at mga pamamaraan ng pagbabago tulad ng nakabalangkas sa Siliconfareast.com.
System ng Library
Ang function na kontrol sa dokumento ay may papel na ginagampanan ng maayos na pagpapanatili ng mga pamamaraan sa panloob na aklatan upang ang mga naaangkop na access sa mga tauhan ay nangyayari ngunit ang kinaroroonan ng opisyal na dokumentasyon ay nananatiling kilala sa lahat ng oras.
Imbakan / Pag-file
Isa pang pangunahing aktibidad ng control function na dokumento ay ang imbakan ng dokumento at pag-file upang matiyak ang wastong pag-access ng lahat ng mga kinakailangang file.
Mga Pagbabago
Ang papel ng pagkontrol ng dokumento ay mayroon ding responsibilidad upang matiyak na ang opisyal na naaprubahan na dokumentasyon ay binabago lamang sa konteksto ng mga wastong proseso at pag-apruba. Maaaring kabilang dito ang isang sistema ng dokumento (o proyekto) na mga kahilingan sa pagbabago (DCR) na nangangailangan ng mga itinalagang lagda bago ang isang naunang naaprobahang dokumento ay maaaring magkaroon ng mga karagdagang pagbabago na ginawa.
Work Flow
Ang mga tauhan ng pagkontrol ng dokumento ay nagsasagawa rin ng mga aktibidad na may layuning tiyakin ang mahusay na daloy ng trabaho tulad ng sa pamamagitan ng pagtatalaga ng mga dokumento sa angkop na klerikal o sekretarya na tauhan para sa mga aktibidad tulad ng pagpoproseso ng salita o pag-scan.
Pagsubaybay
Sinusubaybayan din ng pag-andar ng dokumento ang napapanahong produksyon ng mga dokumento sa pamamagitan ng pangkalahatang proseso ng daloy ng trabaho, tulad ng sa pamamagitan ng paggamit ng mga listahan ng edad na nagpapahiwatig na ang mga dokumento ay gumugol ng masyadong mahaba sa pamamagitan ng proseso ng daloy ng trabaho.
