Inilalarawan ng isang plano sa pagkuha ng proyekto at mga dokumento ang lahat ng mga pagbili mula sa labas ng mga supplier na kakailanganin upang suportahan ang mga pangangailangan ng isang partikular na proyekto. Ang isang proyekto ay maaaring mangailangan ng mga computer, papel o iba pang mga supply depende sa likas na katangian ng proyekto. Ang pagbalangkas sa mga pangangailangan ng proyekto at kung paano ang pagkakaloob ng mga suplay ay nagpapahintulot sa sapat na badyet at tamang pagpaplano. Ang isang mahusay na plano sa pagkuha ay magbibigay din ng mga tukoy na hakbang kung paano magsimula at magsagawa ng mga pagbili. Ito ay titiyakin na ang lahat ng mga bid ay ibinibigay ng pantay at nasa pinakamainam na interes ng kumpanya.
Tukuyin ang mga kinakailangan ng plano. Isama ang lahat ng mga layunin ng plano. Halimbawa, ang pagkuha ng mga kalakal mula sa mga pinakamahusay na supplier sa pinakamababang gastos.
Ilista ang koponan sa pagkuha. Ang listahan na ito ay kasama sa lahat ng mga partido na isasama sa mga desisyon sa pagkuha. Isama ang mga pangalan at impormasyon ng contact para sa bawat tao o grupo.
I-dokumento ang pagbibigay-katwiran para sa pagkuha. Isama ang mga dahilan na kailangan ang mga supply at kung paano ito gagamitin. Kilalanin ang mga bagay na gagawin sa buong buhay ng proyekto. Isama ang dami ng mga item na kinakailangan.
Gumawa ng isang linya ng oras na kinikilala ang lahat ng mga pagbili na gagawin sa haba ng proyekto. Ang pagbili ng mga supply nang maramihan o sa mga tiyak na oras ng taon ay maaaring magresulta sa pagtitipid. Isama ang mga partikular na ito bilang bahagi ng linya ng oras.
Tukuyin ang proseso ng pagpili ng supplier. Kabilang dito ang lahat ng mga hakbang na kailangan upang makuha ang mga bid. Tiyakin ang isang minimum na bilang ng mga bid na makuha bago pumiling supplier. Ilista ang anumang mga kontrata o mga tuntunin sa pagbabayad na dapat sumang-ayon bago piliin ang supplier.
Gumawa ng isang listahan ng mga gawain na dapat isagawa upang bumili ng isang item. Kilalanin ang lahat ng mga papeles na dapat mapunan upang maproseso ang isang order ng pagbili. Ang mga order sa pagbili ay maaaring kailanganin ng awtorisasyon ng pamamahala.
Mga Tip
-
Suriin ang regular na plano ng pagkuha. Ang mga pagbabago sa mga tuntunin ng supplier at iba pang mga kadahilanan sa merkado ay maaaring positibo o negatibong epekto sa plano. Ayusin ang plano upang pinakamahusay na angkop sa mga pangangailangan sa negosyo.
