Hindi lahat ng empleyado ay nabubuhay hanggang sa inaasahan. Kapag nangyari ito, dapat kang magsulat ng isang sulat na pandisiplina o pormal na wakasan ang tao sa pamamagitan ng sulat. Ang ilang mga empleyado ay maaaring mahulog sa ngayon sa iyong mga inaasahan na ikaw ay galit, ngunit kailangan mo pa ring magsulat ng isang sulat na pandisiplina sa isang propesyonal na tono dahil ang sulat ay isang rekord ng kumpanya at ang iyong paraan ay sumasalamin sa kumpanya. Huwag tambalan ang kakulangan ng propesyonalismo sa empleyado sa pamamagitan ng pagkilos sa isang hindi propesyonal na paraan sa iyong sarili.
I-type ang petsa. Laktawan ang isang linya, at i-type ang pangalan ng empleyado at ang kanyang address sa bahay sa magkakahiwalay na mga linya. Laktawan ang isang karagdagang linya at i-type ang "Mahal na G./Ms. (Apelyido)" na sinusundan ng isang colon. Kahit na ikaw ay may batayan ng unang pangalan sa empleyado, dapat kang gumawa ng dagdag na pagsisikap na maging propesyonal sa isang sitwasyon kung saan ang empleyado ay nangangailangan ng disiplina. Tinutulungan ka rin ng paggamit ng huling pangalan upang lumikha ng distansya, na makakatulong kapag ang balita ay negatibo.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pagpapaliwanag sa empleyado na ang kanyang pagganap sa trabaho ay hindi nakatira hanggang sa mga inaasahan, at pagkatapos ay detalyado ang mga problema sa kanyang pagganap sa isang propesyonal at unemotional na paraan. Kung naaangkop, ilista ang mga petsa at oras ng mga pangunahing insidente tulad ng pagkahuli o aksidente. Sumangguni sa anumang partikular na panuntunan na lumabag sa empleyado.
Ipaliwanag kung ano ang mangyayari sa susunod. Kung ikaw ay disiplinado ang empleyado, ipaliwanag na ito ang kanyang unang babala at ang kasunod na mga pagkakasala ay magkakaroon ng karagdagang mga babala na may mas malalang mga kahihinatnan, tulad ng suspensyon o pagpapaputok. Kung natapos mo ang empleyado, ibigay ang epektibong petsa para sa pagwawakas at anumang karagdagang impormasyon na kakailanganin niya, tulad ng kapag inaasahan mong buksan niya ang kanyang opisina.
Magbigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnay kung sakaling mayroon siyang mga katanungan, at mag-outline ng isang proseso ng apela kung mayroon ka. Salamat sa empleyado para sa kanyang pakikipagtulungan, at kung angkop, sabihin sa kanya na gusto mo siyang mabuti sa hinaharap.
Isara ang titik sa pamamagitan ng pag-type ng "Taos-puso," at laktawan ang tatlong linya ng linya. I-type ang iyong pangalan. I-print ang sulat sa letterhead ng kumpanya at lagdaan ang iyong pangalan sa itaas ng iyong nai-type na pangalan.
