Ang mga panloob na kontrol ay nagbibigay ng isang sistema ng mga tseke at balanse na nagtatrabaho upang maiwasan ang mga sinasadya o hindi sinasadyang mga entry ng data error, pandaraya at pagnanakaw. Ang isang malakas na sistema ng panloob na kontrol ay dapat tiyakin na walang nag-iisang empleyado o grupo ng mga empleyado ang nagpapanatili ng labis na kontrol o impluwensya sa mga daloy ng salapi, data sa pananalapi, imbentaryo at iba pang mga ari-arian ng negosyo. Ang paghihiwalay ng mga tungkulin hangga't maaari ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang maprotektahan ang iyong negosyo.
Paghiwalayin ang mga Di-tugmang Tungkulin
Kumpletuhin ang segregasyon ng mga tungkulin na naghihiwalay ng mga hindi tugma na mga function - mga gawain o mga aktibidad na nagbibigay ng pagkakataon para sa isa o higit pang empleyado na magkasala at magtago ng mga pagkakamali, pandaraya o pagnanakaw. Kinikilala ng Institute of Internal Auditor ang pag-iingat ng mga ari-arian, pahintulot at pag-apruba, at pagtatala at pag-uulat bilang tatlong pangunahing kategorya ng hindi tugma na mga tungkulin. Ayon sa IIA, ang mga responsibilidad sa workflow ay dapat na pumipigil sa sinumang tao na magkaroon ng parehong access at responsibilidad para sa accounting para sa pinansiyal at pisikal na mga asset.
Pigilan ang Pagnanakaw at Pandaraya
Ang payroll at pagbili ay dalawang lugar na nangangailangan ng paghihiwalay ng mga tungkulin. Sa departamento ng payroll, maiwasan ang mga empleyado ng ghost - isang taong naitala sa sistema ng payroll ngunit hindi gumagana para sa iyo - sa pamamagitan ng pagtiyak na ang taong responsable sa pagkolekta at pagpapanatili ng personal at pinansyal na impormasyon ng empleyado ay hindi nagpoproseso ng payroll. Guard laban sa mga hindi pinahintulutang pagbili o paborista sa pamamagitan ng paghihiwalay ng mga tala sa pagpasok at pahintulot ng order.
Bawasan ang Mga Mali
Ang pag-alis ng mga tungkulin ay makatutulong na mabawasan ang mga hindi sinasadyang mga error na nakakaapekto sa iyong ilalim na linya. Ang pagtatalaga ng isang lider ng koponan o superbisor upang suriin at ihambing ang mga transaksyon sa pagsuporta sa dokumentasyon, tulad ng paghahambing ng mga card ng oras ng empleyado sa isang ulat sa payroll, ay isang pangkaraniwang halimbawa. Tulad ng pagkakasunud-sunod ng pagpasok at pagpapahintulot ng mga tungkulin sa mga tungkulin laban sa mga pangyayari ng pagnanakaw at panloloko, na naghihiwalay sa mga tungkulin na ito - at nangangailangan ng taong may mga awtorisasyon sa pagpapahintulot na mag-double check ng mga kabuuan - maaari ring bawasan ang mga error sa data entry.
Mga Pagsasaalang-alang sa Maliit na Negosyo
Ang mga maliliit na negosyo na may ilang empleyado lamang o sa isang masikip na badyet na hiring ay hindi maaaring palaging makamit ang kumpletong paghiwalay. Sa kasong ito, ang mga kontrol sa pag-iwas ay mahalaga. Kahit na ang mga kontrol sa pagkuwenta ay "tiktik" sa halip na pang-iwas, maaari pa rin silang magbigay ng makatuwirang katiyakan na ang kagawaran ay nakakatugon sa mga layunin sa pagpigil sa panganib. Halimbawa, ang pagsusuri sa mga pang-araw-araw at lingguhang mga ulat, regular na pag-ikot ng mga tungkulin, pagsasagawa ng hindi ipinalabas na mga tseke ng mga transaksyon sa pananalapi o isang inihayag na pisikal na imbentaryo ng imbentaryo, at pag-iiskedyul ng bi-annual internal audits ay ang lahat ng mahusay na mga kontrol ng tiktik.
