Ang paghihiwalay ng mga tungkulin ng tungkulin ay isang taktika upang mabawasan ang panganib ng di-sinasadya at sinadyang pagkawala ng pera ng mga empleyado. Ang taong malamang na magnakaw ng cash mula sa isang kumpanya ay isang pang-matagalang empleyado sa isang kapaligiran sa trabaho na walang segregasyon ng mga tungkulin. Ang pagbubukod ng mga tungkulin ng salapi ay pinaka-karaniwan sa mas malalaking korporasyon, ngunit ang mga maliliit na negosyo ay maaari ring makinabang mula sa kaunting segregasyon ng mga tungkulin o pagkakaroon ng isang tagapangasiwa nang lubusan na namamahala at pag-aralan ang mga tungkulin sa salapi. Ang wastong paghiwalay ng mga tungkulin sa isang negosyo sa salapi ay nangangailangan ng pahintulot, pag-iingat, pagtatala at pagkakasundo.
Awtorisasyon
Ang awtorisasyon ay ang unang hakbang sa kadena ng pag-iingat. Isang tao lamang ang awtorisadong magsagawa ng tungkulin. Halimbawa, ang isang tao ay maaaring makatanggap ng koreo at tseke, ngunit hindi niya dapat panatilihin ang mga tseke sa kanyang pag-iingat, itala ang mga ito o i-reconcile ang ledger kung saan ipinasok ang mga tseke. Karagdagan pa, maaari niyang pahintulutan o maghanda ng mga deposito, ngunit hindi siya maaaring pumunta sa bangko upang iimbak ang pera. Minsan, sa isang mas maliit na negosyo, ang taong nagpapahintulot ng tseke ay maaaring magkaisa lamang kung ang isang empleyado o tagapamahala ay ideposito at naitala ito.
Pag-iingat
Ang haba ng pag-iingat ay nakasalalay sa tungkulin. Halimbawa, ang isang cashier na paghawak ng pera para sa isang walong-oras na paglilipat sa karamihan ng mga kaso ay hindi dapat mapagkasundo ang kanyang sariling cash drawer. Ito ay magiging katanggap-tanggap para sa kanya upang mabilang at i-record ang kanyang mga kabuuan ng kabuuan ng araw, ngunit ang isang superior ay dapat na mapagkasundo ang mga kabuuan upang i-verify ang cash laban sa mga resibo. Sinisiguro nito na ang lahat ng pera ay binibilang at walang nawawala.
Pagre-record
Ang pagtala ay ang tungkulin ng salapi na nangangailangan ng isang tagapangasiwa o empleyado sa pisikal o elektroniko na mag-record ng kabuuang cash sa mga aklat ng accounting ng kumpanya. Tinitiyak ng tungkulin na ito ang isang trail ng papel na sumusunod sa pera. Sa aming nakaraang halimbawa, ang tagapamahala na nakipagkasundo sa cash drawer ay dapat makakuha ng isa pang tagapamahala upang i-record ang cash para sa deposito o cash sa kamay. Kapag ang maraming tao ay nagtutustos ng pera, mahalaga na ihiwalay ang mga tungkulin sa buong hanay ng pag-iingat.
Pagkakasundo
Ang pagkakasundo ay ang pangwakas na hakbang sa paghihiwalay ng mga tungkulin ng salapi at kadena ng pag-iingat. Sinisiguro nito na ang lahat na nag-aasikaso ng pera ay nag-uulat nang wasto sa cash, tseke o deposito. Kapag ang isang manager o empleyado ay nakikipagkasundo sa mga kabuuan ng salapi para sa araw o linggo, nagbibigay ito ng pagkakataon para sa negosyo na mahuli ang anumang mga error sa accounting o matuklasan ang mga potensyal na panloob na pagnanakaw. Ang negosyo ay dapat laging magkaroon ng ibang tao na magkakasundo kaysa sa isa na natanggap, hinawakan o naitala ang pera.
