Ang pag-archive ng dokumento ay ang imbakan ng dokumentasyon na hindi na aktibo sa paggamit ngunit kailangan ng mga organisasyon na itago ang dokumentasyong ito bilang isang uri ng makasaysayang rekord. Kadalasan, ang mga dokumento sa archive ng mga organisasyon at negosyo, ngunit maaaring i-archive ng mga indibidwal ang dokumentasyon para sa iba't ibang mga kadahilanan. Ang isang serye ng mga pagsasaalang-alang at pamamaraan ay nag-uugnay sa pag-archive ng dokumento. Sa ilang mga kaso, ang isang organisasyon ay magkakaroon ng isang hanay ng mga mahusay na natukoy na mga patakaran para sa pamamahala ng dokumentasyon, kung saan binabalangkas ng organisasyon ang isang pamamaraan sa pag-archive. Ang mga organisasyon ay maaaring mag-archive ng iba't ibang mga uri ng media, kabilang ang electronic, na may kamag-anak kadalian.
Layunin
Mga dokumento ng archive ng organisasyon para sa iba't ibang kadahilanan, sa karamihan ng mga kaso na may kaugnayan sa pangkalahatang layunin o papel ng organisasyon. Kadalasan, ang mga dokumentong naka-archive ng mga organisasyon dahil ito ay mahalaga sa kultura o kasaysayan. Bilang kahalili, ang isang negosyo ay maaaring may legal o pinansyal na dahilan para mapanatili ang isang maaasahang tala ng nakaraang dokumentasyon, kung saan ang pag-archive ang pinaka-epektibong paraan ng pamamahala.
Mga pagsasaalang-alang
Ang anumang organisasyon na may pangangailangan sa pag-archive ng dokumento ay kailangang maingat na isaalang-alang ang mga pamamaraan nito. Ang pagpapasya kung anong dokumentasyon ang dapat ma-archive, parehong sa mga tuntunin ng nakaraan at patuloy na operasyon, ay natural ang pangunahing pagsasaalang-alang. Para sa patuloy na dokumentasyon ng isang samahan ay gumagawa, ang organisasyon ay maaaring dumating sa isang uri ng iskedyul para sa pag-archive. Nag-iiba-iba din ang mga pamamaraan sa pag-archive, at ang pagsulong ng teknolohiya ng computing ay nagpasimula ng isang maraming gamit ng mga bagong tool, na nag-aalok ng mahusay, epektibong gastos na solusyon sa maraming mga kaso.
Mga Tool
Bilang ng 2011, ang mga tool ng software para sa pag-archive ng dokumento ay nadagdagan, na nagbibigay ng mga organisasyon ng higit pang mga pagkakataon upang mag-archive sa mas mababang gastos. Ang mga organisasyon ay maaaring gumamit ng pag-archive ng software bilang isang kasangkapan, hindi lamang para sa mga dokumento na iniimbak sa elektronikong anyo, kundi pati na rin para sa dokumentong papel at iba pang media. Ang mga organisasyon ay maaaring mag-scan o mag-convert ng mga di-digital na item para sa imbakan sa elektronikong anyo, na binabawasan ang halaga ng pisikal na espasyo na kinakailangan para sa epektibong pag-iingat ng pag-record.
Mga panganib
Ang mga panganib ay likas sa anumang sistema ng pag-archive ng dokumento, at kailangang isaalang-alang ng mga organisasyon ang mga ito kapag lumikha sila ng patakaran sa pag-archive ng organisasyon. Ang benepisyo ng pag-iimbak ng dokumentasyon sa electronic form ay may bisa lamang kung ang mga archive ay ligtas. Ang mga samahan ay dapat na gumamit ng sapat na pananggalang upang protektahan ang katatagan at seguridad ng isang archive, kung saan ang mga tool at serbisyo ng pag-archive ay tumutukoy sa iba't ibang paraan.
Mga benepisyo
Ang mga pakinabang ng pagkakaroon ng isang epektibong sistema ng pag-archive ng dokumento ay nadagdagan sa pagdating ng mga teknolohiyang solusyon. Ang mga tala ng electronic ay sumasakop ng mas kaunting pisikal na espasyo at, sa ilang mga kaso, ay hindi maaaring naninirahan sa loob ng mga pangunahing lugar ng isang negosyo o organisasyon. Halimbawa, maaaring gamitin ng ilang mga organisasyon ang isang panlabas na serbisyo sa pamamahala ng dokumento. Ang isa pang kalamangan sa paggamit ng mga electronic record ay ang mga organisasyon ay maaaring madali at mabilis na makapag-archive ng nilalaman kapag kinakailangan, madalas sa isang mahahanap na elektronikong format.
