Ang mga resibo ng cash ay magaganap kapag ang isang kumpanya ay tumatanggap ng cash payment mula sa pagbebenta ng isang produkto. Ang kumpanya ay maaaring tumanggap ng pera sa iba't ibang anyo, kabilang ang mga singil sa credit card, mga personal na tseke, mga tseke ng negosyo, ACH bank o wire transfer at mga tseke ng cashier o pera order.
Mga Tip
-
Ang mga resibo ng salapi ay anumang uri ng cash na natanggap ng isang negosyo, tulad ng mga pagbabayad ng kostumer (sa pamamagitan ng credit card, personal check, cash, check ng negosyo, money order, wire transfer o bank ACH), nalikom mula sa pagbebenta ng mga nonoperating asset, kita ng interes, kabisera mga nadagdag o dividends na binabayaran mula sa mga pamumuhunan o royalties.
Pagtanggap at Pagtatala ng Cash
Kapag ang isang kumpanya ay may mga resibo ng cash, dapat isaindihan ng isang accountant ang papasok na cash at gawin ito gamit ang isang dalubhasang accounting journal na tinatawag na cash resibo journal. Naghahatid ang talaang ito upang subaybayan kung ang kumpanya ay tumatanggap ng cash at kredito ng isang accountant ang account ng pagbebenta at nag-debit ng cash account. Kung ang isang pagbebenta ay ginawa sa credit, tulad ng kapag ang isang kumpanya ay isyu ng isang invoice at isang customer ay may 30 araw upang bayaran ang kuwenta, benta na ito ay makakakuha ng naka-book sa isang hiwalay na journal benta.
Maraming mga kumpanya, tulad ng mga restawran, gumawa ng isang malaking dami ng mga transaksyon sa pera. Ang isang bilang ng iba pang mga tool sa accounting ay tumutulong na masubaybayan ang mga resibo ng cash, tulad ng isang pang-araw-araw na cash sheet, isang cash disbursement journal, isang petty cash fund at periodic bank reconciliations.
Para sa mga negosyo na pangunahin ang mga benta ng cash, ang pang-araw-araw na cash sheet ay nagbibigay ng paraan para masubaybayan ng kumpanya ang lahat ng cash na natanggap at ang lahat ng cash na binabayaran. Sa katapusan ng bawat araw ng negosyo, maaaring mabilang ng pamamahala ang aktwal na cash, ihambing ito sa mga transaksyon sa cash sheet at pagkatapos ay gumawa ng pang-araw-araw na deposito sa bangko. Sa pagtatapos ng bawat araw, mahalagang iwagayway ang anumang pagkakaiba sa mga kabuuan at sundin ang dahilan. Kadalasan, ang isang maliit na halaga ng cash ay kinuha upang masakop ang isang iba't ibang mga gastos ngunit hindi naitala kahit saan.
Ang pangunahing sistema ay nagbibigay ng paraan upang mahuli ang anumang pandaraya na nagreresulta sa nawawalang salapi o mga pagkakamali na nagreresulta sa mga overage ng cash. Ang isang kakulangan ay maaari ring dumating mula sa isang transaksyon na iyong binayaran at nakalimutan na i-record, ngunit ang cash sheet ay makakatulong sa iyo na mahuli ito.
Ang Cash Cycle
Ang mga resibo ng salapi ay may mahalagang bahagi sa isang bagay na tinatawag na cycle cash, na kumakatawan sa dami ng oras sa pagitan ng kung ang isang kumpanya ay nagbabayad ng cash out sa mga supplier nito imbentaryo at tumatanggap ng cash mula sa mga benta na ginawa sa mga customer nito. Ginagamit ng mga kumpanya ang siklo na ito upang tulungan silang malaman kung gaano karaming pera ang dapat nilang gamitin upang pondohan ang kanilang mga patuloy na operasyon, at ang mahalagang konsepto na ito ay tumutulong din sa mga pagtatantiya ng mga iniaatas ng kumpanya na maaaring mayroon sila para sa pagtustos. Ito ay kilala rin bilang cash-to-cash cycle.
Gumagamit ang mga kumpanya ng pagkalkula upang malaman ang bilang ng mga araw sa kanilang cash cycle. Ang pagkalkula ay tinatawag na pagkalkula ng cash-to-cash, na maaari mong kalkulahin gamit ang sumusunod na formula:
Cash cycle, o cash-to-cash araw = Mga imbentaryo ng mga araw sa kamay + araw na natitirang mga benta - mga natitirang araw na natitirang
Ang pagkalkula ng cash cycle ay nagsasabi sa iyo kung magkano ang oras na kinakailangan upang i-imbentaryo sa cash. Ito ay napaka-pakinabang para sa mga kumpanya sa pagmamanupaktura na dapat malaman kung gaano katagal ang kinakailangan upang iproseso ang mga hilaw na materyales sa imbentaryo na mabibili, kumpletuhin ang pagbebenta at mangolekta ng pera mula sa customer. Ang sukat na ito ng pagkatubig, o kung gaano kadali ang kumpanya ay maaaring maging tapos na ang mga raw na materyales sa cash, ay maaaring makatulong sa pamamahala ng mga inefficiencies sa lugar ng produksyon at mga benta na proseso.
Halimbawa ng Cash-to-Cash
Sabihin na mayroon kang isang kumpanya na nagbebenta ng mga widgets, at ang imbentaryo ay may posibilidad na manatili sa iyong warehouse sa loob ng 40 araw bago magbenta. Sabihin din na nagbebenta ka sa iyong mga kredito, at binabayaran ka nila sa loob ng halos 50 araw. Mayroon kang mga perang papel na kailangang bayaran, at sa pangkalahatan ay bayaran mo ito sa loob ng 30 araw, kaya mayroon kang 30 araw na halaga ng mga natitirang utang. Ang iyong pagkalkula ay magiging tulad ng sumusunod:
Cash cycle: 40 araw na imbentaryo + 50 araw na natitirang benta - 30 araw na natitirang mga payable = 60 araw na cash-to-cash
Magtatapos ka mula sa resulta na kakailanganin ng iyong negosyo na magkaroon ng sapat na kapital na trabaho upang masakop ang mga gastusin sa loob ng 60 araw, dahil kailangan ng 60 araw upang makakuha ng mga resibo ng cash mula sa iyong kasalukuyang imbentaryo at aktibidad sa pagbebenta.
Ang pagkalkula na ito ay magaling, lalo na kung kailangan mong mag-reforecast dahil sa mga pagbabago sa tiyempo ng iyong mga resibo ng cash, kapag pinamamahalaan ang masikip na daloy ng salapi sa panahon ng sitwasyon sa bangkarota ng negosyo o kapag nais ng iyong kumpanya na galugarin ang mga alternatibong utang upang mabawasan ang gastos nito sa paghiram.
Cash Disbursement
Ang mga cash disbursement, na tinatawag na cash outflow, ay mga halaga ng cash na umalis sa kumpanya. Ang ilang mga halimbawa ay mga account na pwedeng bayaran, mga gastos sa pagpapatakbo at maliit na cash.
Ang pera ay dumadaloy sa kumpanya at naitala sa isang cash disbursement journal. Mula sa journal ng cash disbursements, ang mga transaksyon ay makakapag-post sa pangkalahatang ledger, ang mga account na pwedeng bayaran at iba pang naaangkop na mga ledger. Halimbawa, bilang isang may-ari ng retail shop maaari kang gumawa ng mga pagbabayad upang bumili ng bagong imbentaryo, magbayad ng mga bill sa iyong mga account na maaaring bayaran at masakop ang mga gastusin sa suweldo.
Gumagawa ang mga tagagawa ng cash disbursements upang magbayad para sa hilaw na materyales upang lumikha ng mga produkto at magbayad para sa iba pang mga gastos sa produksyon. Ang mga account ng cash disbursement journal ay tumatanggap ng mga debit at kredito para sa bawat transaksyon, at ipinapakita ng journal kung paano nakakaapekto ang kabuuan ng kabuuang balanse ng cash account ng kumpanya.
Sa pamamagitan ng pagtingin sa mga rekord ng cash disbursements sa journal, maaaring masubaybayan ng pamamahala kung magkano ang cash ay lumalabas sa kumpanya at sa anong dahilan. Ipinapakita rin ng cash disbursement journal ang numero ng tseke para sa lahat ng mga tseke na ibinigay, na ginagawang madali upang maghanap ng anumang mga nawawalang o problemang tseke. Sa isang pakete ng software ng accounting, tulad ng QuickBooks, maaari mong makita ang journal ng cash disbursement na tinatawag na rehistro ng tseke.
Heading Off Fraud
Ang mga accountant ay madalas na banggitin ang mga panloob na kontrol, at ang mga mahalagang alituntuning ito ay kumikilos bilang mga hakbang sa kaligtasan upang maiwasan ang pandaraya pagdating sa mga cash receipt at disbursement. Ang mga kompanya na walang sapat na mga panloob na kontrol ay maaaring makahanap ng isang empleyado na gumagamit ng mga tseke ng kumpanya upang bayaran ang kanyang mga personal na perang papel o pagkuha ng wire transfer sa kanyang sarili.
Upang matiyak na ang mga cash disbursements ay may sapat na pananggalang na pumipigil sa pandaraya, mahalaga para sa mga kumpanya na ihiwalay ang mga tungkulin upang ang parehong taong nagpapahintulot o nagpirma ng tseke o wire transfer ay walang kakayahan na gumawa ng ibang mga bahagi ng transaksyon, tulad ng paglikha ng suriin o pasimulan ang wire transfer.
Para sa mga mas maliliit na kumpanya, ito ay maaaring mahirap dahil sa isang maliit na kawani, at makakatulong ito upang i-access ang mga pahayag ng bangko bago ang iba pang mga kawani ng kumpanya, upang suriin ang bawat transaksyon at tseke ng kopya, naghahanap ng anumang bagay na hindi karaniwan, at pagkatapos ay mag-follow up sa bangko kung kinakailangan.
Ang pagrepaso sa mga awtorisadong check signers ay isang mahalagang hakbang, at ang taong ito ay hindi dapat magkaroon ng anumang access sa mga blangko tseke o anumang kakayahan upang ipasok ang mga transaksyon sa sistema ng accounting ng kumpanya. Ang paggamit ng isang pirma ng selyo para sa mga tseke ay maaaring lumikha ng mga karagdagang problema dahil kadalas ito ay napakadali para sa isang tao na magnakaw ng stamp at magnakaw rin ng isang stack ng mga blangko tseke.
Ang ilang mga kumpanya ay may kanilang mga tseke ay nangangailangan ng dalawang pirma, karaniwan ay may ilang uri ng isang dolyar na limitasyon upang ang mas maliit na halaga ng tseke ay magagamit sa isang lagda lamang. Ito ay nagbibigay-daan para sa isang tiyak na antas ng paghihiwalay ng mga tungkulin kapag nag-isyu ng mga tseke sa isang tiyak na halaga ng threshold. Huwag kalimutan ang tungkol sa paglilipat ng wire, dahil mas naging popular sila sa mga nakaraang taon.
Ang mga tauhan na responsable sa paglikha ng mga wire transfer ay dapat na ihihiwalay mula sa taong nagpapalabas ng mga wire transfer. Kung ang kawani ay hindi nagpapahintulot para sa paghihiwalay, maaari kang mag-set up ng isang sistema kung saan ang iyong bangko ay tumawag sa ibang tao sa loob ng kumpanya tuwing natatanggap nito ang isang paghiling ng wire transfer.Ang tawag na ito ay hindi dapat pumunta sa isang tao na may kakayahang magpasimula ng mga wire transfer.
Sa wakas, magsagawa ng isang buwanang pagkakasundo sa bangko gamit ang isang taong hindi kasangkot sa mga cash disbursements. Ang anumang di-pangkaraniwang mga transaksyon o mga larawan sa pag-tsek ay dapat sundin at maimbestigahan.
Paano mo Kalkulahin ang Balanse ng Pagbubukas ng Cash?
Ang mga resibo ng cash ng kumpanya ay may mahalagang bahagi sa pagbabalangkas ng cash flow. Maaaring narinig mo ang isang pahayag ng cash flow na tinatawag na "mga mapagkukunan at paggamit ng pahayag." Ang mga resibo ng cash ng kumpanya ay kumakatawan sa lifeblood ng kumpanya, ang mga mapagkukunan ng cash. Ang cash disbursements ng kumpanya ay bumubuo sa paggamit ng cash.
Upang kalkulahin ang balanse sa pagbubukas para sa iyong mga pinagkukunan at gumagamit ng pahayag ng daloy ng cash, ang kailangan mong gawin ay tingnan ang iyong online na pahayag sa bangko o tawagan ang bangko at ipasok ang halaga ng pera na gaganapin sa bangko. Para sa pagbubukas ng balanse ng cash na ito, idagdag ang anumang mga resibo ng cash na dumating at ibawas ang kabuuang cash disbursement na lumalabas sa kumpanya. Ang kabuuan ng tatlong bahagi ay katumbas ng iyong balanseng pagsara, o ang halaga ng pera na iyong natira. Para sa isang badyet, maaari mong makita ang kapaki-pakinabang upang ipakita ang pagkalkula na ito sa isang buwanang batayan.
Halimbawa, ang iyong balanse sa pambungad ay ang cash na mayroon ka sa unang araw ng buwan. Ang iyong pambungad na balanse para sa susunod na buwan ay katumbas ng pagsasara ng balanse sa nakaraang buwan. Ang iyong pambungad na balanse ng anumang naibigay na buwan ay laging katumbas ng parehong halaga ng balanseng pagsara mula sa nakaraang buwan.
Bilang bahagi ng paglikha ng isang pahayag ng cash flow, lalo na kung gagamitin mo ang direktang paraan na kinabibilangan ng cash mula sa operating, pamumuhunan at mga aktibidad sa pagtustos, maaari mong tanungin, "Ang cash na natanggap mula sa mga customer ay isang operating activity?" Oo, ngunit hindi ito simple. Hindi lahat ng mga kostumer ay nagbabayad ng cash, kaya ang ilan sa mga benta ng kumpanya ay dumating sa anyo ng mga account na maaaring tanggapin dahil ang pagbebenta ay ginawa sa credit. Sa kasong ito, dapat mong simulan ang kabuuang halaga ng pagbebenta ng kumpanya para sa isang buwang buwan at ayusin ito batay sa pagbabago sa balanseng account na maaaring tanggapin ng kumpanya upang makarating sa tamang cash receipts number.
Kung ang mga account na maaaring tumaas sa pagtaas sa panahon na pinag-uusapan, ibawas ang pagtaas na ito mula sa iyong mga benta upang malaman ang halaga ng mga cash receipt mula sa mga customer. Kung ang nababayarang balanse ng iyong mga account ay nabawasan, idagdag ang pagbaba ng halaga sa iyong kabuuang mga benta upang makalkula ang kabuuang cash na natanggap mula sa iyong mga customer.
Mga Uri ng Mga Resibo ng Cash
Ang mga resibo ng pera ay nakarating sa isang negosyo sa maraming mga form, nakararami mula sa mga benta ng customer. Depende sa laki at uri ng negosyo, ang mga pagpasok na ito ay maaaring sa anyo ng mga pagbabayad na ginawa ng credit card, cash, money order o personal check, halimbawa. Maaaring matanggap ng isang negosyo na may-subscription lamang ang karamihan ng mga resibo nito sa cash sa anyo ng pagbabayad ng ACH bank. Ang mga negosyo ay tumatanggap din ng cash mula sa mga aktibidad maliban sa pagbebenta ng mga kalakal o serbisyo, tulad ng mga royalty, kita ng interes, dividend at capital gains mula sa mga pamumuhunan at mga nalikom mula sa pagbebenta ng iba't ibang mga asset.
Ang kita ay ang pera na natatanggap ng isang negosyo mula sa normal, patuloy na mga aktibidad sa negosyo. Pagdating ng oras upang basahin ang mga pahayag sa pananalapi at bigyang-kahulugan ang mga aktwal na resibo ng cash kumpara sa kinakalkula na numero, nakakatulong ito upang tukuyin ang ilan sa mga terminolohiya. Halimbawa, pareho ba ang kita at kita? Hindi, dahil ang kita, na tinatawag ding mga benta, ay kumakatawan sa pera mula sa mga customer, ang kinikita ay kumakatawan sa natitira pagkatapos gamitin ang kita upang bayaran ang mga gastos ng kumpanya.
Ang kita at kita ba ay pareho? Ang ibig sabihin ng profit ay ang parehong bagay bilang kita, dahil ito ay kumakatawan lamang sa halaga ng pera na natira pagkatapos mong bayaran ang lahat ng mga perang papel sa halagang natanggap mula sa iyong mga customer.
At sa wakas, ang kita at kita ang pareho? Ang ilang mga tao ay maaaring gumamit ng terminong "kita" upang kumatawan sa kita ng benta, ngunit mula sa pananaw sa terminolohiya ng accounting, ang kita ay mas malamang na nangangahulugan ng kita ng kita. Ang kita ng pagpapatakbo ay bahagyang naiiba mula sa mga kita o tubo dahil ito ay ang halaga ng mga kalakal at mga gastusin sa pagpapatakbo na inalis mula sa mga benta, ngunit hindi katulad ng mga kita o kita, ang kita sa pagpapatakbo ay hindi kasama ang mga gastos sa buwis at iba pang mga gastos sa hindi gumagana.
