Ang entry ng data ay marahil ang isa sa pinakamahalagang aspeto ng tagumpay ng isang kumpanya. Kapag ang data ay idinagdag nang tama, ang impormasyong nalalaman ay makakatulong sa mga ehekutibo na magplano nang maaga, matukoy ang mga layunin at matutulungan ang pagwawasto ng mga pagkukulang. Kapag ang impormasyon ay ipinasok sa sistema ng computer na may mga pagkakamali, ang mga konklusyon ay skewed at hindi tumpak, para sa mas mahusay o mas masahol pa. Samakatuwid, ang katumpakan at kahusayan na ipinasok ng mga operator ng data entry ay ang pinakamahalaga.
Paunang Input
Ang mga operator ng data entry ay nagsimulang mag-input ng data sa mga system na kumakatawan sa alinman sa mga layunin o impormasyon ng negosyo. Minsan, ang data na ito ay nananatiling may kaugnayan, ngunit kadalasan ito ay bumababa sa paglipas ng panahon. Para sa kadahilanang ito, ang mga propesyonal sa pagpasok ng data ay dapat magpasok ng bagong impormasyon sa isang umiikot na batayan. Kung ang maling impormasyon ay hindi tama, ang mga kumpanya ay may panganib na magkaroon ng dobleng entry na lumikha ng mas maraming trabaho kaysa sa kinakailangan. Kapag nangyari ito, ang mga administrador ay maaaring manu-manong maglinis at maglinis ng hindi napapanahon at di-tumpak na impormasyon. Kung ang paunang impormasyon ay tumpak, ang data entry operator ay nangangailangan lamang upang magsingit ng bagong data upang lumikha ng update.
Pagpapatunay ng Data Entry
Ang ilang mga negosyo ay nagpapatupad ng paggamit ng mga programa ng pagpapatunay ng pagpasok ng datos, na nagbabawas ng mga pagkakataon ng maling data na ipinasok sa system. Sa una, ito ay tumatagal ng mas maraming oras kaysa sa mga system na hindi double- o triple-check. Gayunpaman, sa pangmatagalan, ang mga programa ng pagpapatunay ay maaaring i-save ang mahalagang oras at pera sa negosyo sa pamamagitan ng pagbawas ng pangangailangan na bumalik sa mga lumang rekord at iwasto ang mga nakaraang pagkakamali. Sa isang programa ng pagpapatunay, dapat na patunayan ng operator ng data entry ang impormasyon na ipinasok higit sa isang beses bago ito matanggap. Pinapayagan lamang ng ilang mga programa ang mga numerong entry sa ilang mga patlang sa isang form, at vice versa.
Mga Programa ng Software
Hindi lahat ng mga problema sa katumpakan ng pagpasok ng datos ay gawa ng tao. Maaaring magkaroon ng mga bug, mga kakulangan sa programming at iba pang problema ang mga murang at hindi sanay na mga programa ng software sa pagpapatunay ng data. Ang mas malaking organisasyon ay nangangailangan ng mas tumpak at tumpak na mga programa sa pag-iimbak ng data, samantalang ang mga mas maliit na kumpanya ay hindi nangangailangan ng mahigpit na kinakailangan. Ang pagpapasya kadahilanan ay kung paano ang isang mura o mahal data control pakete ay nakakaapekto sa ilalim ng linya ng isang kumpanya. Kung ang programa ay nakaligtaan ng ilang mga character o misinterprets isang decimal point ay maaaring ang pagkakaiba sa pagitan ng ilang mga pennies at libu-libong mga dolyar nawala.
Ang pagpapataas ng Halaga
Kapag ang hindi tamang data ay mananatili sa database ng isang kumpanya, maaari itong makaapekto sa buong halaga nito. Ang napapanahong impormasyon, tulad ng mga hindi napapanahong mga abiso sa nakaraang rental, o mga lumang appraisal na hindi pa na-update, ay maaaring lumitaw ang isang kumpanya na mas kapaki-pakinabang kaysa sa aktwal na iyon. Maaari itong negatibong epekto sa kakayahan ng may-ari ng negosyo na makakuha ng financing sa hinaharap, upang makakuha ng mas maraming negosyo o magbenta sa ibang araw. Ang pagpapanatili ng tumpak na mga rekord at pag-update ng mga ito sa isang pang-araw-araw na batayan ay kinakailangan upang mapanatili at madaragdagan ang halaga ng kumpanya.
