Ang sole source justifications (SSJs) ay isang kinakailangan sa karamihan ng mga institusyon kung saan ang mga item sa pagbili (supplies, kagamitan, serbisyo, atbp.) Sa isang tiyak na hangganan ng moneter ay nangangailangan ng isang multi factorial na paliwanag kung bakit ang mga nasabing mga bagay ay maaari lamang dumating mula sa isang pinagmulan. Maraming napapansin ang pagsulat ng SSJs masalimuot at hindi naiintindihan kung bakit ang paliwanag na ito ay ang bagay na nais nilang bilhin ay sapat na dahilan. Gayunpaman, ang departamento ng pagbili ay dapat may wastong mga dahilan kung bakit hindi maaaring makuha ang mga item na ito sa pamamagitan ng isang kumpetisyon ng buo at bukas na kung saan ang isang may kakayahang nagbebenta ay maaaring mag-bid sa kontrata. Habang ang karamihan sa mga institusyon ay may sariling mga template para sa paghiling ng angkop na SSJ, inilalarawan ng artikulong ito ang mga pangunahing hakbang na magmamana sa pagpapatibay ng lahat ng mga requisitions ng pagbili.
Pamagat ang word processing document bilang isang Justification ng Pinagmulan ng Pinagmulan para sa tukoy na numero ng order sa pagbili, kung naaangkop, at ilista ang anumang mga numero ng mga patakaran sa institutional kung bakit kinakailangan ang tanging mapagkukunan para sa requisition na ito.
Ilarawan ang partikular na paggamit ng item. Mismong estado kung ano ang magiging item at kung ano ang gagawin nito. Isama dito ang anumang mga numero ng proyekto at mga pamagat na sinusuportahan ng materyal na pinag-uusapan.
Sabihin ang nakikilalang mga katangian ng item at kung bakit ito ang tanging isa na tutugon sa mga kinakailangan. Ito ay maaaring kasama ang pagiging isang add-on sa isang umiiral na sistema o ang kapalit ng isang umiiral na sistema. Maaaring gamitin ang mga copyright at trademark dito depende sa sitwasyon.
Ipaliwanag kung ano ang mangyayari kung ang isa, ang hindi pantay na bagay ay nakuha sa halip. Isama ang anumang pagkaantala sa pagsasanay, pagbabago sa mga karaniwang pamamaraan ng pagpapatakbo, at iba pa na gastos sa oras ng institusyon, pondo at pangkalahatang pagkumpleto ng mga proyekto.
Balangkas ang gawaing isinagawa upang matukoy kung ano ang iba, ang mga katulad na bagay ay inaalok mula sa iba pang mga vendor at kung bakit ang mga item na ito ay hindi masisiguro ang mga kinakailangan na nakasaad sa mga naunang hakbang. Maaaring kailanganin ito upang isama ang: mga pangalan ng kumpanya, impormasyon sa pakikipag-ugnay, at sa ilang mga kaso, wastong mga quote.
Isama ang pangalan, pamagat at impormasyon sa pakikipag-ugnay ng pangunahing kontak para sa SSJ (hindi ito kailangang maging tao na nagsulat nito) at isama ang isang kopya kasama ang pagkakasunud-sunod.
Mga Tip
-
Laging sundin ang mga iminungkahing institusyon ng institusyon para sa isang SSJ kung ang isa ay magagamit dahil ito ay pinaka-sigurado paraan ng apoy ng pagkuha ng isa naaprubahan. Kausapin ang iba na nakasulat na SSJ at hilingin na makita ang kanilang mga halimbawa ng mga matagumpay na pagsusumite. Gayundin, kapag mayroon kang matagumpay na pagsusumite, panatilihin ang dokumentong iyon sa isang ligtas na lugar at ibatay ang lahat ng mga hinaharap sa Iyon ay malinaw na mahalaga na magbigay ng mas maraming impormasyon hangga't maaari tungkol sa mga bagay na muling nakuha; ang mas kaunting oras na ang paggastos ay kailangang gastusin sa pagbabalik sa at pagtatanong sa nagmumula sa SSJ, mas kaunting oras ang kinakailangan upang makuha ang mga item.
Babala
Ang proseso ng pagbili ay nagiging mas mahigpit sa kabuuan ng board at nagiging mas kumplikado at mabigat ang SSJ. Dalhin ang prosesong ito nang seryoso at ipakita ang paggalang sa mga pamamaraan at pag-asa para sa pinakamahusay.
