Kung ikaw man ay isang bagong hindi pangkalakal na organisasyon na naghahanap upang baguhin ang mundo o isang maliit na grupo na nagsisikap na magtaas ng mga pondo para sa mga uniporme ng band ng paaralan, ang pagtanggap at pagproseso ng mga donasyon ng cash ay maaaring nakakalito. Ang mga nagbigay ng pondo ng mahusay na layunin ay hindi kailangang magtrabaho nang malaki sa malubhang mainit na tubig sa IRS, kaya gumamit ng mga tip sa gabay na ito upang makatipid ng oras at pagsisikap sa pamamagitan ng pagtatatag ng mahigpit na mga kasanayan sa pananalapi. Alamin kung paano magproseso ng mga donasyong salapi, buksan ang isang checking account at gamitin ang Internet upang mahawakan ang mga regalo sa cash upang ang iyong grupo ay makakapagpatuloy sa negosyo sa pagtulong sa iba sa halip na paulit-ulit na nagpapaliwanag kung paano sinusulat ang mga pagsisikap ng grupo.
Magbukas ng bank account sa pangalan ng iyong samahan o dahilan. Karaniwang nangangailangan ito ng dokumentasyon, upang dalhin ang iyong charter, mga batas sa batas, mga artikulo ng pagsasama at iba pang mga uri ng mga papeles na maaaring magamit bilang katibayan ng misyon at prinsipyo ng iyong organisasyon.
Mag-utos ng dalawang signers para sa lahat ng mga transaksyong cash sa iyong bank account. Ang "kinakailangang double-signature" na ito ay hindi na kailangang ipatupad ngunit napupunta sa isang mahabang paraan upang mapasigla ang mga donor at mga miyembro na ang iyong organisasyon ay nasa up at up.
Magbalangkas ng isang standard na "cash donation form" at hinihingi ang bawat regalo giver upang punan ang isa sa bawat oras ng isang kontribusyon ay ginawa. Ang form na ito ay dapat isama ang pangalan ng donor, address at iba pang impormasyon sa pakikipag-ugnay, isang lugar para sa halaga ng cash, petsa at dapat din na i-spell ang anumang mga termino kung saan ang donasyon --- lahat o bahagi --- ay pinapahintulutan bilang isang pagsulat ng buwis. Magdagdag ng isang linya para sa lagda ng taong tumatanggap ng donasyon.
Kuwalipikado ang bawat cash gift upang matiyak na naaangkop ito sa misyon ng iyong organisasyon. Tiyakin na wala itong "mga string" na nakalakip at wala nang kontrahan ng interes o quid pro quo na ipinahiwatig sa loob ng kontribusyon bago tinanggap ito ng iyong grupo.
Sumang-ayon sa isang karaniwang paraan para sa pagpoproseso ng donasyon ng mga donasyon ng kahon. Gamitin kung ano ang tinatawag na double-handed counting system na nangangailangan ng hindi bababa sa dalawang miyembro ng grupo upang saksihan ang bawat transaksyon na donasyon box. Ang pisikal na pagkontrol ng mga kahon na ito ay dapat na masubaybayan nang husto. Manatiling detalyadong tala ng mga oras, petsa at pagbibilang ng mga tao, paglilipat, pagdeposito o paglipat ng mga pondo ng donasyon.
Itakda ang mga limitasyon sa pag-uulat para sa mga donasyon ng salapi upang lumikha ng mga legal na tseke at balanse. Ang ilang mga grupo ay nangangailangan ng pinagkasunduan bago matanggap ang isang halagang halaga (hal., $ 1,000) upang masubaybayan ang ilang mga espesyal na interes sa ngalan ng grupo.
Isaalang-alang ang paggamit ng isang serbisyo ng ikatlong partido tulad ng Pay Pal upang magproseso ng mga cash gift. Walang website ang kinakailangan (bagaman maraming mga club ang makakahanap ng link sa Pay Pal sa pamamagitan ng link sa homepage) at ang mga tagasuporta ay maaaring gumawa ng mga secure na donasyon mula sa kanilang mga bangko o credit card. Ang tugatog ng papel ay komprehensibo at madaling gamitin. Ang Pay Pal ay maaari ring mag-set up ng awtomatikong buwanang subskripsyon para sa mga madalas na nagbibigay.
I-set up ang Excel (o ibang database software program) na mga spreadsheet upang subaybayan ang lahat ng mga resibo ng cash. Ihagis ang mga donasyon ng cash box, mga tseke, mga transaksyon ng credit card, mga kita ng Pay Pal at mga katibayan ng kita ng pantulong upang mapanatili ang mga tab kung saan nagmumula ang cash ng grupo para sa mga pagsusumikap sa pagmemerkado sa hinaharap.
Makipagtulungan sa isang tagabangko o accountant kung hindi kasama ng iyong pagiging miyembro ang isang miyembro ng koponan na kumportable sa mga pananalapi. Laging magpadala ng sulat ng pasasalamat sa mga tagabigay ng regalo kaagad pagkatapos matanggap ang kanilang donasyon ng salapi. Ang dagdag na ugnayan, kapag ipinadala sa isang napapanahong paraan, ay nagpapaalala sa donor ng kanilang kontribusyon, nagsasalita ng mga volume tungkol sa pasasalamat ng grupo at nagtatakda ng yugto para sa hinaharap na mga apela sa kampanya.
