Walang mga patakaran sa hard-at-mabilis kapag nagsusulat sa maraming tao na binubuo ng isang board of directors, na nangangahulugang mayroon kang maraming mga opsyon para sa pagtugon sa iyong sulat. Sa pangkalahatan, maghahanda ka ng isang liham kapag ang board ay napakalaki ay nagiging masalimuot upang matugunan ang bawat direktor nang paisa-isa. Para sa mga mas maliit na board, maaari kang magsulat ng isang hiwalay na sulat para sa bawat tao at gamitin ang nota ng "kopya ng carbon" upang i-reference ang iba pang mga tatanggap.
Kapag Nagsusulat sa Malaking Lupon
Kung saan ang lupon ay binubuo ng lima o higit pang mga indibidwal - ang numerong ito ay patnubay, hindi isang panuntunan - karaniwan na maghanda ng isang liham na tinutugunan sa board bilang isang grupo at ipapadala sa kumpanya na pinamamahalaan nila. Narito ang isang halimbawa:
Ang Lupon ng Mga Direktor
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Ang iyong pagbati ay dapat basahin ang "Minamahal na Lupon ng mga Direktor:" o "Mga Minamahal na Miyembro ng Lupon:" na sinusundan ng isang colon, hindi isang kuwit. Kung ikaw ang may-ari ng negosyo o ibang miyembro ng lupon, katanggap-tanggap na gamitin ang impormal na pagbati na "Dear Board" o "Dear all:"
Paggamit ng Block Distribution
Dahil maraming mga lupon ang madalas na nakasalubong, marahil isang beses bawat buwan o higit pa, maaari mong ipadala ang isang kopya ng liham ng grupo sa bawat indibidwal na miyembro ng lupon sa kanilang bahay o permanenteng address ng negosyo. Tinitiyak nito na ang iyong sulat ay nababasa at maaring kumilos nang maaga sa susunod na pulong ng lupon. Upang makamit ito, magsulat ng bloke ng pamamahagi sa dulo ng sulat na naglilista ng pangalan at tirahan ng bawat miyembro ng lupon. I-print ang ilang mga kopya ng sulat at ipadala ang isang kopya sa bawat tao sa listahan ng pamamahagi.
Kapag Sumulat sa isang Maliit na Lupon
Kapag tinutugunan ang isang mas maliit na lupon ng mga direktor - halimbawa, may tatlo o apat na direktor - dapat mong ilista ang bawat tatanggap sa pamamagitan ng pangalan. Ang iyong address block ngayon ay mukhang ganito:
Ms Robin Birch, Chairperson
Mr Jack Haslam, Direktor
Dr. Olivia Blower, Direktor
ABC Property Corporation Lupon ng mga Direktor
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Ang iyong pagbati ay dapat na ilista ang mga pangalan ng mga direktor sa parehong pagkakasunud-sunod bilang address block: "Mahal na Ms Birch, Mr. Haslam at Dr. Blower:" Mabuti ang paggamit ng mga unang pangalan kung alam mo ang mga tatanggap na mabuti at ito ang iyong karaniwan mode ng komunikasyon. Hinihiling ng etiketa na magpadala ka ng isang hiwalay na sulat sa bawat tao, kaya mag-print at mag-sign isang orihinal na kopya ng sulat at sobre para sa bawat tatanggap.
Gamit ang CC Notation
Kung saan matatagpuan ang mga miyembro ng lupon sa iba't ibang mga address, makatwirang magsulat ng isang hiwalay na sulat sa bawat tatanggap. Dito, dapat mong gamitin ang notipikasyon ng "courtesy copy" o "carbon copy" upang ipaalam sa bawat tatanggap kung sino pa ang nakatanggap ng sulat. Gawin ito sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga titik na "cc:" na sinusundan ng mga pangalan ng iba pang mga tatanggap sa ilalim ng liham, kaagad sa ibaba ng iyong pirma at naka-print na pangalan. Narito ang isang halimbawa ng pag-format:
Ms Robin Birch, Chairperson
ABC Property Corporation Lupon ng mga Direktor
123 City Street
San Francisco, California 94105
Mahal na Ms Birch:
Sulat
Taos-puso, Ang pangalan mo
CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Sasagutin mo ang iyong ikalawang liham sa "Mr. Jack Haslam" cc'ed sa "Ms Robin Birch at Dr. Olivia Blower," at iba pa. Magandang ideya na patunayan ang lahat ng iyong mga kopya upang matiyak na kasama mo ang tamang tatanggap at mga pangalan ng kopya ng kagandahang-loob.
