Ang anumang pulong o proyekto ay mas matagumpay kung ang mga gawain ay itinalaga sa panahon ng pulong at nakumpleto sa labas ng pulong. Sa pamamagitan ng pagsunod sa isang simpleng pormula ng 3W (Ano, Sino, at Kailan) para sa mga aksyon sa pagpupulong, ang mga pagkakataon na magkaroon ng produktibong trabaho ay natapos sa labas ng oras ng pagpupulong at sa oras ay nadagdagan. Ang pagtatalaga ng wastong aksyon ay maaaring mabawasan ang mga problema na may kaugnayan sa follow-through. Ang mahusay na takdang-aralin ay tutulong sa pagsubok ng mga magagandang ideya at solusyon sa mga problema, pati na rin ang pagpapatupad ng anumang mga desisyon na ginawa sa panahon ng pulong.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Papel o Marker ng Lupon
-
Pen o Dry-Erase Marker
Bago ang pagtatapos ng pulong, i-verify ang anumang mga pagkilos na nakilala sa panahon ng pagpupulong at tukuyin kung ang anumang karagdagang mga gawain ay kinakailangan din. Magsimula sa ANO ang mga pagkilos. Itanong sa grupo "Ano ang mga aksyon na kailangan nating gawin upang magawa ang mahusay na mga resulta ng proyekto?" Ito ay tumutulong sa grupo na maunawaan kung ano ang kailangang gawin at kung bakit ito mahalaga sa proyekto o koponan. Sa pagsasalita ng item na pagkilos, siguraduhin na gumamit ng mga pandiwa ng pagkilos at maging handa upang magbigay ng ilang detalye sa kung ano talaga ang kinakailangan upang isaalang-alang ang pagkilos na nakumpleto nang tama.
Pagkatapos ay lumipat sa WHO ay gagawa ng bawat aksyon sa pamamagitan ng pagtatanong sa grupo na "Sino ang mga pinakamahusay na tao upang gawin ang mga pagkilos na ito?" Ang bawat pagkilos ay dapat ibigay sa isang tao o hindi ito magagawa. Ito Sino ang isang pangkat o miyembro ng proyekto na sumang-ayon na maging responsable at may pananagutan para sa lahat ng mga aktibidad na kinakailangan upang isagawa ang itinalagang aksyon. Ang pagkilos ay maaaring italaga sa pinakamahusay na kwalipikadong tao o isang sub-team, o isang tao sa pulong ay maaaring magboluntaryo upang gawin ang aksyon. Kung ang pagkilos ay itinalaga sa isang tao sa labas ng pulong, ang isang tao sa pulong ay dapat na responsable para sa pagpapaliwanag sa itinalagang aksyon sa taong hindi sa pulong.
Gawin ang KAHIT na bahagi bago ilipat ang mga pagkilos at sa pagtugon sa pagtigil. Tanungin ang pangkat "Kailan ang mga aksyon na ito ay dapat na para sa amin upang matapos ang aming mga proyekto sa oras?" Ang takdang petsa para sa bawat aksyon ay dapat na isang aktwal na petsa ng kalendaryo kapag ang pagkilos ay dapat makumpleto para sa koponan o proyekto upang magawa ang kanilang gawain. Hindi ito dapat iwanang blangko o nakasulat bilang ASAP dahil ang petsa ay nagsisiguro ng isang tao ay may pananagutan sa paggawa ng pagkilos sa oras. Sa pamamagitan ng pagtatalaga, ang taong gumagawa ng pagkilos ay makapag-iskedyul ng bagong gawain sa kanilang ibang gawain at makapagtutukoy kung maaaring may wastong dahilan kung bakit ang pagkilos ay maaaring hindi makumpleto ng ninanais na petsa ng grupo bago ito masyadong huli.
Pagkatapos ng pulong, ilagay ang mga pagkilos ng 3W sa mga talaan ng pagpupulong at ipamahagi sa lahat ng dumalo sa pulong o kung sino ang tumanggap ng isang aksyon. Ang mga dokumentong ito ay ang lahat ng mga aksyon at kung sino ang may pananagutan pati na rin kapag ang mga aksyon ay dapat bayaran.
Mga Tip
-
Kung mayroong isang follow-up na pagpupulong, kapag ang paalaala ay ipinadala para sa pulong na iyon isama ang anumang mga pagkilos na dapat bayaran ng petsang iyon pati na rin ang karaniwang mga detalye ng pagpupulong.
