Ang teknolohiya ng computer ay nagtutulak sa amin sa isang panahon ng elektronikong imbakan. Ang mga negosyo ng lahat ng mga uri ay nagte-trend sa direksyon ng paperless office sa isang pagsisikap upang mabawasan ang mga gastos at dagdagan ang kahusayan. Sa kabila ng lumalaking diin sa computerised data, ang karamihan sa mga negosyo na isinasagawa pa rin nakasalalay sa hard copy storage dokumento. Ang desisyon na gamitin ang mga lateral o vertical na mga file sa isang kapaligiran sa tanggapan ay nakasalalay sa iba't ibang mga kadahilanan.
Pag-iingat ng Kasaysayan
Sa paglipas ng mga taon, ang pangangailangan para sa pag-record ng pag-save ay nadagdagan sa paglago ng populasyon at ang kapanganakan ng mga bagong negosyo. Ang mga propesyunal na tulad ng batas at gamot ay nangangailangan ng kumpleto at tumpak na nakasulat na mga tala ng pakikitungo sa kliyente. Ang mga tagagawa at nagtitingi ay umaasa sa mga file ng customer upang direktang benta at mga pagbili ng record. Sa nakaraan, ang pangangailangan para sa imbakan ng dokumento ay lumikha ng mga niche ng industriya para sa mga kumpanya na nagsisikap upang matugunan ang iba't ibang mga pangangailangan sa paghaharap. Ang imbakan ng dokumento sa lugar ng trabaho ay umunlad mula sa mga natitirang papel sa mga istante at sa mga butas ng cubby sa mga sistema ng pag-file ng mahusay na pag-iisip na magagamit mula sa maraming mga tagagawa.
Vertical Filing Systems
Ang mga vertical cabinet ay mas matanda sa mga pangunahing cabinet ng file sa popular na paggamit. Maaaring itayo ang mga ito ng kahoy o metal at magagamit sa dalawa, apat o limang drawer. Ang dalawang file ng drawer ay ginawa upang tumugma sa karaniwang mga taas ng desk bilang isang bagay ng pagkakatugma sa trabaho. Limang drawer vertical file ay karaniwang 60 pulgada mataas at hindi karaniwang ginagamit sa mga opisina ng trabaho dahil ang itaas na drawer ay masyadong mataas para sa madaling pag-access. Ang mga ito ay ginagamit sa mga mass storage area kung saan ang espasyo ay nasa premium. Ang mga vertical na file ay ibinibigay sa dalawang pangunahing laki ng drawer upang tumanggap ng mga karaniwang sulat at mga legal na sukat ng mga dokumento.
Mga Lateral Filing System
Nag-aalok ang mga lateral na file ng ilang natatanging mga pakinabang sa mga vertical file. Maaari silang tumanggap ng parehong mga sulat at legal na sukat na mga dokumento. Ang mga gilid na file ay kadalasang nagbibigay ng isang-ikatlo ng higit pang silid ng paghaharap kaysa sa mga vertical drawer ng file. Dahil ang mga ito ay makukuha sa taas ng desk, pinaglilingkuran nila ang dobleng layunin ng file at credenza. Ang parehong mga drawer ay madaling ma-access habang nakaupo. Kung saan ang istasyon ng trabaho ay nangangailangan ng handa at paulit-ulit na availability ng ilang mga file, ang lateral file ay isang perpektong solusyon sa pag-file. Dahil sa pag-andar na ito nag-iisa ang mga ito ang ginustong sistema ng pag-file para sa mga ehekutibo at mga propesyonal.
Mga Tip sa Pag-file
Sa pagpili ng mga cabinet file para sa iyong negosyo, bigyan maingat na pagsasaalang-alang kung paano ang mga file ay ginagamit at kung ano ang mga tauhan. Sa loob ng mga kinatawan ng pagbebenta o mga teknikal na suporta sa mga tao na nangangailangan ng mabilis na pag-access sa mga dokumento ay pinakamahusay na almusal sa mga sistema ng pag-file ng pag-ilid. Pinakamainam na kumunsulta sa pag-file ng mga propesyonal bago ang isang pangako ay ginawa sa alinman sa pag-file ng pag-ilid o vertical. Ang mga malalaking tagatustos ng kagamitan sa opisina ay nagsanay ng mga kawani na magagamit upang irekomenda ang pinaka mahusay na uri ng pag-file para sa isang naibigay na negosyo sa negosyo. Sila ay nag-aalok ng mga scheme ng pagpaplano at layout bilang bahagi ng proseso ng pagbebenta.
Mga Pagpipilian upang Isaalang-alang
Kumonsulta sa maraming mga kumpanya ng supply ng opisina kapag isinasaalang-alang ang mga sistema ng file upang matiyak na makuha mo ang pinaka para sa iyong pera. Isaalang-alang ang posibleng pagtitipid sa pamamagitan ng pagbili ng mga gamit na ginamit mula sa mga dealers o sa mga auction. Kung ang mga pananalapi ay masikip, tingnan ang opsyon ng pagpapaupa sa kinakailangang kagamitan sa pag-file.
