Ang isang kabinet ng pag-file ay kadalasang tumutukoy sa isang piraso ng mga kasangkapan sa opisina na nag-iimbak ng mga file at mga dokumento. Ang mga filling cabinet ay may iba't ibang laki. Ang ilan ay may mga kandado upang maiwasan ang di-awtorisadong pag-access, habang ang iba pang mga cabinet ay madaling transportasyon at mapupuntahan ng sinuman. Ang mga negosyo na mayroong mga file na tulad ng mga ospital, mga kumpanya ng batas o mga paaralan, ay madalas na nagpapanatili ng mga cabinet na hindi madaling ilipat.
Mga Pangunahing Kaalaman
Maraming paraan upang mag-file ng mga dokumento. Upang bumuo ng isang sistematikong diskarte, dapat mong pag-aralan ang impormasyon na maiimbak sa loob ng mga file. Mag-isip ng iba't ibang paraan upang mapili mo ang pinakamahusay na paraan. Halimbawa, kung nagtatabi ka ng mga rekord ng mga tagatustos ng bahagi ng kotse, maaari kang mag-file gamit ang isang pang-abakada na diskarte batay sa pangalan ng kumpanya. Maaari ka ring magtatag ng isang paraan upang paghiwalayin ang mga supplier sa pamamagitan ng rehiyon (hal., South, West, East, International). Kung pinananatili mo ang mga rekord ng mga reptile, maaaring ang iyong pamamaraan ay maaaring mag-organisa ng mga reptile sa pamamagitan ng kanilang mga pang-agham na pangalan o sa petsa na nilikha ang file.
Pamamahala ng Dokumento
Sa sandaling mag-disenyo ka ng isang kasiya-siyang paraan, siguraduhing isulat ito upang ang ibang tao ay maunawaan at sundin ang sistema ng paghaharap. Dapat mo ring matiyak na ang mga file ay maayos na napanatili, dahil ang iyong system ay mabilis na magiging hindi epektibo kung ang mga file ay hindi kumpleto (hal., Nawawalang data) o hindi wastong nakaimbak (hal., Mga kategorya ng pag-file na hindi pinansin). Halimbawa, kung ikaw ay naghihiwalay ng mga kasarian sa pamamagitan ng kulay, ang mga tao na lumikha ng mga file ay dapat tandaan upang makilala ang mga lalaki at babae.
Dapat mong asahan ang paglago at magdagdag ng mga dagdag na cabinet o espasyo kung kinakailangan. Kung hindi man, ang mga rekord ay masyadong pinalamanan. Isaalang-alang din kung paano iba-iba ang aktibo mula sa mga di-aktibong mga file at, kung naaangkop, kung kailan upang sirain o gupitin ang di aktibong mga file.
Mga pagsasaalang-alang
Maraming mga negosyo ang nagpapatupad ng mga sistema ng organisasyon ng dokumento na gumagamit ng mga orihinal na dokumento o mga hard copy. Gayunpaman, bago gumawa ng isang bagong sistema ng pag-file, dapat mong tuklasin ang mga virtual na pagpipilian. Halimbawa, maaari kang bumili ng program ng software at data ng pag-input sa alinman sa isang panloob o web-based na server. Kahit na mayroon kang isang sistema ng pag-file, dapat mong suriin ang oras at gastos ng paglilipat ng data sa potensyal na pagtitipid sa gastos at kahusayan ng digital o web-based na imbakan. Ang mga law firm na gumagamit ng Needles case management software ay maaaring gumastos ng makabuluhang oras sa paglilipat ng data, ngunit sa sandaling ang sistema ay ganap na gumagana ang mga hindi mabilang na mga pakinabang na umiiral, tulad ng kakayahang ma-access ang mga file mula sa mga remote na lokasyon.
