Ang isang negosyo ay maaaring magkaroon ng ilang mga posisyon upang mapanatiling maayos ang mga operasyon at mapanatiling maligaya ang mga empleyado. Dalawa sa mga posisyon na ito ang mga sekretarya at tagapangasiwa ng opisina at malaki ang pagkakaiba sa mga responsibilidad, saklaw, edukasyon at suweldo. Habang ang isang tagapangasiwa ng opisina ay malapit na gumana sa mga panloob na operasyon, ang mga kalihim ay naglilingkod sa parehong mga tagapamahala at sa kumpanya, lalo na kung ang sekretarya ay tumatanggap ng mga pangkalahatang tanggapan ng pagtanggap.
Paglalarawan ng Kalihim ng Trabaho
Ang mga secretary ay nagsasagawa ng dalawang mahahalagang tungkulin, na nagbibigay ng suporta sa mga tagapangasiwa ng opisina o mga ehekutibo at gumaganap ng mga pangunahing gawain sa pagtanggap. Sinagot nila ang mga telepono, iskedyul ng mga pagpupulong at mga appointment at isulat ang mga ulat o mga dokumento sa ngalan ng mga tagapamahala at executive, pangasiwaan ang papasok at papalabas na postal mail, at i-update ang mga dokumento ng software kapag kinakailangan. Maaaring magbago ang aktwal na mga tungkulin depende sa posisyon na pinag-uusapan, dahil ang mga legal na sekretarya ay maaaring mangasiwa ng mga katanungan mula sa mga legal na kliyente at i-update ang mga folder ng pasyente sa isang medikal na setting.
Opisina Manager Job Description
Ang isang tagapangasiwa ng opisina ay may pananagutan sa pangangasiwa at paggabay sa mga empleyado sa kapaligiran sa opisina. Alam ng mga tagapamahala ng opisina ang mga layunin ng negosyo at ng ibinigay na departamento, kaya dapat nilang matiyak na ang lahat ng gawaing ginagawa ng mga empleyado ay nakakatugon sa mga patnubay sa negosyo, mga layunin at pamantayan. Ang ilang mga tagapamahala ay nagtatalaga ng mga gawain, takdang-aralin at mga proyekto sa mga empleyado na nagtatrabaho sa isang partikular na departamento. Ang mga tagapamahala ng opisina ay dapat ding sumunod sa mga badyet na itinakda ng departamento ng accounting at matugunan ang naka-iskedyul na mga deadline.
Mga Pangangailangan sa Pang-edukasyon
Ang sekretarya ay madalas na may diploma sa mataas na paaralan. Ang karagdagang pagsasanay sa trabaho ay ipinagkaloob, kaya tinuturuan ng sekretarya ang mga panloob na operasyon ng negosyo at nakakakuha upang gamitin ang sistema ng computer sa panahon ng pagsasanay. Ang mga kalihim at mga medikal na sekretarya ay maaaring mangailangan ng karagdagang sertipikasyon mula sa National Association of Legal Secretaries o sa International Association of Administrative Professionals. Ang mga tagapangasiwa ng opisina ay kadalasang may post-secondary training sa pangangasiwa ng opisina o mga serbisyong pang-administratibo o suporta. Ang post-secondary education ay maaaring kabilang ang isang bachelor's degree o isang associate degree.
Mga Pagkakaiba ng suweldo
Dahil ang mga tagapamahala ng opisina ay may malawak na pang-edukasyon na background at namamahala sa iba pang mga empleyado sa isang tanggapan, nakatanggap sila ng mas mataas na suweldo kaysa sa mga kalihim, ayon sa nai-publish na pahayag ng suweldo ng U.S. Bureau of Labor Statistics. Sa taong 2008, ang mga tagapangasiwa ng opisina at mga tagapangasiwa ng empleyado ay nakakuha ng humigit-kumulang na $ 45,790 bawat taon, habang ang mga sekretarya ay nakakuha ng isang median ng $ 25,240 noong 2010. Ang mga nangungunang mga sekretarya ay nakakakuha ng $ 36,910 taun-taon, na bumabagsak na rin sa ibaba ng average para sa mga tagapangasiwa ng opisina.
