Maraming tao ang nag-iisip ng isang receptionist at isang sekretarya ay may parehong trabaho, ang parehong mga responsibilidad at ang dalawang mga pamagat ng trabaho ay mapagpapalit. Ang dahilan kung bakit ang mga tao ay inakala na ito ay dahil ang mga kalihim at receptionist ay kadalasang sumasagot sa mga telepono at nagsasagawa ng mga klerikal na gawain. Ang dalawang trabaho ay ganap na naiiba dahil ang isang kalihim at isang receptionist ay may iba't ibang mga tungkulin at mga kinakailangan.
Kalihim
Ang mga tungkulin ng isang sekretarya ay nag-iiba ayon sa uri ng sekretarya at laki ng organisasyon. Ang mga trend ng negosyo ay nagbago sa mga teknolohiyang paglago. Sa nakaraan, ang bawat tagapamahala ay may sariling kalihim. Dahil sa email at automated voice mail, maaaring magtatrabaho ang sekretarya para sa ilang mga tagapamahala. Sa isang maliit na kumpanya, maaaring mayroong isang sekretarya para sa lahat ng mga tagapamahala. Pinangangasiwaan niya ang lahat ng mail, mga appointment sa iskedyul, mga supply ng order at sumasagot sa telepono. Kung ang sekretarya ay gumagana para sa isa o dalawang mga tagapamahala, kadalasang binibigyan siya ng mga karagdagang tungkulin na katulad ng sa isang tagapangasiwa. Halimbawa, maaaring suriin ng isang sekretarya ng human resources ang mga sanggunian. Ang sekretarya ay kadalasang dapat magkaroon ng hindi bababa sa isang diploma sa mataas na paaralan, at maraming mga opisina ang mas gusto na umarkila sa mga may liberal arts degree, secretarial training o degree o sertipikasyon mula sa isang administrative support school. Ang sekretarya ay dapat ding magkaroon ng mabilis na pag-type ng bilis, kaalaman sa mga computer at komunikasyon at kasanayan sa mga tao, mga ulat sa State University.
Mga Receptionist
Ang resepsyonista ay ang unang nakikita mo kapag naglalakad ka sa pintuan ng isang negosyo. Ang receptionist ay nagtatanggap ng mga bisita, sumasagot sa telepono, nagsusulat ng mga titik at mga dokumento at pinapanatili ang lugar ng pagtanggap na malinis sa panahon ng araw ng trabaho. Maaari ring mag-sign in ng isang receptionist ang mga bisita sa loob at labas ng isang negosyo, uri-uriin ang mail, mapanatili ang isang log ng dumalo sa empleyado at mga proofread na mga titik, mga ulat at mga email. Ang isang mataas na paaralan diploma ay karaniwang ginustong. Ngunit, kung ikaw ay matalino at may maayos na kilos at hitsura, madalas na pinahahalagahan ng mga employer ang mga katangiang iyon kaysa sa pormal na edukasyon. Ang ilang mga kumpanya ay nag-aalok ng on-the-job training sa mga receptionist, ayon sa State University.
Mga Pagkakaiba sa Pananagutan ng Trabaho
Ang bahagi ng responsibilidad ng receptionist ay ang pagbati sa mga bisita ng kumpanya; Ang isang sekretarya ay hindi karaniwang may pananagutan sa pagbati ng mga bisita. Ang sekretarya ay maaaring bumati sa mga bisita, ngunit kung bumibisita lamang sila sa isa sa mga partikular na tagapangasiwa na ginagawa ng sekretarya. Ang kalihim ay partikular na gumagana para sa isa o higit pang mga tagapamahala. Ang receptionist ay kumakatawan sa buong kumpanya at hindi gumagana mismo sa ilalim ng sinuman. Ang isang kalihim ay maaaring magkaroon ng mga karagdagang responsibilidad, tulad ng pag-iiskedyul ng mga appointment, pag-order ng mga supply, paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay at paghawak ng maliit na cash. Maaari rin siyang magkaroon ng karagdagang mga responsibilidad depende sa kanyang uri, tulad ng legal, pinansiyal o marketing. Ang responsibilidad ng receptionist ay pangkalahatan - pagbati, pagsagot sa telepono, pag-uuri ng mail at iba pang maliliit na responsibilidad ayon sa tinutukoy ng kumpanya, ayon sa State University.
Iba Pang Pagkakaiba
Madalas ang desk ng resepsyonista ay matatagpuan sa pinaka nakikitang lugar ng kumpanya. Siya ang unang taong nakikita mo kapag naglalakad ka sa kumpanya. Ang opisina o lugar ng sekretarya ay madalas na matatagpuan malapit sa mga tagapangasiwa na kanyang ginagawa. Gayundin, ang isang sekretarya ay karaniwang kinakailangan na magkaroon ng hindi bababa sa isang diploma sa mataas na paaralan at kahit na isang sertipikasyon sa kolehiyo o degree. Para sa isang receptionist, isang diploma sa mataas na paaralan ay ginustong ngunit hindi laging kinakailangan. Sa 2009, ang karaniwang taunang suweldo para sa mga receptionist at mga klerk ng impormasyon ay $ 26,010, ang average na taunang suweldo para sa mas mababang antas ng kalihim ay $ 31,060 at ang average na taunang suweldo para sa executive kalihim at administratibong katulong ay $ 44,010, ayon sa Bureau of Labor Statistics.
