Sa mundo ngayon, maaari kang makipag-usap nang propesyonal gamit ang ilang mga pamamaraan. Mahalagang malaman ang mga alituntunin ng wastong pakikipag-ugnayan sa negosyo para sa mga titik, email at mga kard na pambati. Ang mga maliliit na pagkakamali ay maaaring gumawa ng pagkakaiba sa pagitan ng pagtatanghal ng tao na tumatanggap ng iyong liham at pagkakasala sa kanya. Gayundin, makatutulong na malaman kung ang isang email ay magkakaroon ng sapat na kumpara sa isang na-type na sulat o sulat-kamay na tala.
Mga Tradisyunal na Sulat
Mag-print ng tradisyonal na mga titik sa sulat na may mas mabigat o may nakitang stock. Dapat isama ng letterhead ang pangalan, tirahan, numero ng telepono at email address ng nagpadala. Kung ang letterhead ay hindi magagamit o ang sulat ay personal, ang tamang titulo para sa tao o tao na nagpapadala ng sulat ay dapat lumitaw sa kaliwang sulok sa itaas. Halimbawa, kung ikaw at ang iyong asawa ay nagpapadala ng sulat ng reklamo sa isang negosyo, isama ang mga sumusunod:
G. at Mrs. John A. Doe 123 Main St. Saanman, USA 555-555-5555 [email protected]
Susunod, ilista ang tatanggap ng iyong liham at ang address sa kaliwang margin. Ang pangalan at tirahan ay dapat na maging pormal, kabilang ang kanyang mga titulo at mga pagtatalaga.
Ang petsa ay susunod sa spelling na format, halimbawa: Hunyo 23, 2010. Sa ilalim ng petsa, isama ang isang linya na tumutukoy sa paksa ng sulat, gamit ang form na "RE: (reference)."
Ang pagbati ay susunod at dapat ipakita ang iyong relasyon sa partido. Kung ikaw ay nasa batayan ng unang pangalan, batiin siya ng "Mahal" at isama ang kanyang unang pangalan. Kung ang sulat ay papunta sa isang departamento o isang hindi kilalang tagatanggap, gamitin ang "Mga Mahal na Mahal" o "Mahal na Panginoon o Madam:" o kahit na "Kung Sino ang Mag-aalala."
Ang lahat ng mga titik ng negosyo ay dapat isara pormal. Ang pinakamahusay na pagpipilian para sa isang propesyonal na pagtatapos ay simpleng "Taos-puso" o "Pinakamahusay Pagbati." Iwasan ang mga dalisay na pagtatapos.
Mga sulat-kamay na sulat
Ang isang sulat-kamay na tala ay angkop sa maraming sitwasyon sa negosyo, tulad ng pasasalamat, pagbati para sa mga nakamit tulad graduations, kapanganakan ng pamilya, mga promo at condolences.
Dapat isama ng sobre ang pormal na pangalan at tirahan ng tatanggap. Ang iyong return address ay dapat na lumitaw sa likod ng sobre, bagaman maaari itong pumunta sa itaas na kaliwang sulok ng harap.
Ang card ay dapat magsama ng isang pamilyar na pagbati batay sa iyong relasyon. Kung ikaw ay nasa batayan ng unang pangalan, gamitin ang unang pangalan. Kung hindi, pumili ng isang magalang na pagbati na akma sa damdamin.
Panatilihing maikli ang katawan ng tala at isulat o i-print nang maayos sa asul o itim na tinta. Kung wala kang disenteng sulat-kamay, maghanap ng isang taong gumagawa.
Pumunta sa punto. Kung sinasabi mo salamat sa iyo, pumili ng isang parirala o dalawa na nagpapaalala sa tatanggap kung ano ang pinasasalamatan mo sa kanya, ngunit huwag masyadong detalyado. Kung binabati mo ang isang tao, isama kung ano ang para sa at, kung angkop, kung paano mo natanggap ang impormasyon. Kung ang pakikipag-ugnayan ng isang kliyente ay nasa pahayagan, halimbawa, clip ang anunsyo at isama ito sa card o i-reference ito sa iyong tala.
Tapusin ang tala na may "Taos-puso." Lagdaan ang sulat sa iyong pormal na pangalan at titulo kung hindi ka pamilyar sa tatanggap. Kung mas pamilyar ka, angkop ang iyong unang pangalan.
Ang e-mail ay nagtatanghal ng isang bagong paksa ng debate para sa mga kaugalian ng komunikasyon sa negosyo. Ang unang panuntunan ay upang malaman na ang iyong tatanggap ay tumatanggap o mas pinipili ang email correspondence.
Ipakita ang isang kagalang-galang profile sa email. Ang iyong address at linya ng paksa ay dapat makilala at mapakita ang iyong negosyo o propesyonal na kalagayan. Halimbawa, kung nagpapadala ka ng email sa mga kliyente, dapat itong "[email protected]" sa halip na "[email protected]."
Hindi na kailangan ang isang panloob na address tulad ng mga tradisyunal na titik, kaya magsimula sa pagbati, na dapat ipakita ang iyong kaugnayan sa tatanggap at maging pormal hangga't maaari. Ang isang pangkaraniwang email sa negosyo ay faux pas ay ang kakulangan ng isang simpleng pagbati, na nagsasabi sa tatanggap na ang email ay para sa kanya.
Huwag gumamit ng isang email upang malutas ang isang isyu sa negosyo na dapat dalhin sa tao. Iwasan ang mga confrontations ng email, at tandaan na ang mga email ay nabubuhay magpakailanman sa mga hard drive at server at maaaring magamit sa korte.
Iwasan ang pag-uusap sa mga email ng negosyo. Kung dapat mong isama ang maraming mga detalye, lumikha ng isang dokumento para sa kanila at ilakip ito sa halip na ilagay ang mga ito sa katawan ng email.
Iwasan ang mga emoticon, slang ng computer, mga marka ng tandang o mga marka ng tanong nang higit sa isang beses, at lock ng caps. Kung mayroon kang mga pagdududa tungkol sa nilalaman o format, subukan itong i-print sa letterhead at suriin ang propesyonalismo nito. Kung hindi mukhang propesyonal sa papel, hindi ito propesyonal sa isang email.
Gawin ang pagsasara ng propesyonal na may "Salamat" o "Taos-puso." Ang iyong negosyo at impormasyon ng contact ay dapat pumunta sa iyong email signature. Ang isang na-scan o kung hindi man ay naka-format na pirma ng elektroniko ay katanggap-tanggap. Kung karaniwan kang gumagamit ng isang quote, tagline o iba pang impormasyon, suriin kung gaano ito naaangkop para sa mga sitwasyon ng negosyo.
