Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang organisadong tala ng mga kalahok sa isang pulong at mga paksa na tinalakay. Ang mga minuto ay nagsisilbi bilang isang kapaki-pakinabang na sanggunian ng mga talakayan at desisyon, pati na rin ang sumusuportang dokumento para sa mga panloob na rekomendasyon.
Kasamang Mga Item
Ang pagbubukas ng pulong minuto ay may kasamang isang listahan ng mga kalahok. Binabanggit din nito ang petsa, oras at pagtatakda ng pulong. Habang nagpapatuloy ang pulong, ang mga paksa ay iniharap para sa talakayan, at kung minsan ay bumoto o nagpasya. Ang mga follow-up na minuto ay tumutukoy sa mga kalahok na nakatuon sa bawat paksa. Ang mga minuto ay din tandaan ang mga ideya na iniharap para sa talakayan at na iniharap ang bawat key na pag-iisip. Ang mga boto o desisyon, kasama ang mga itinuro na hakbang sa pagkilos, ay kasama rin sa ilang minuto.
Mga Uri ng Pulong
Ang mga kalahok sa mga impormal na grupo ng trabaho o mga komite sa komite ay kadalasang tumatagal ng kanilang sariling mga tala. Ang isang miyembro ay maaaring kahit na ipamahagi ang isang pagsusuri ng pulong sa iba pang mga kalahok. Gayunpaman, ang mga organisadong at nakaayos na mga minuto ng pagpupulong ay karaniwang ginagamit lamang para sa mas maraming pormal na pagtitipon. Ang mga minuto ay karaniwang itinatago para sa mga pulong ng komite ng organisasyon, mga pulong ng board, mga ahensiya ng pamahalaan o mga pulong ng opisina at mga pampublikong pagpupulong. Ang isang sekretarya o administratibong tauhan ng tao ay karaniwang tumatagal ng mga tala at naghanda ng mga minuto.
Paggamit ng Sanggunian
Ang mga miyembro ng mga grupo ng trabaho o mga komite ay kadalasang gumagamit ng mga pulong ng mga minuto bilang sanggunian. Ginagabayan ng mga minuto ang bawat tao na kasangkot sa kanilang mga tungkulin sa pagsasagawa ng mga pagpapasya na ginawa. Sa mga setting ng pakikipagtulungan, tinutulungan din ng mga minuto ang mga lider na hawakan ang bawat tao na nananagot sa kanyang tungkulin. Kung ang isang miyembro ng koponan ay nabigo upang isakatuparan ang isang napagkasunduang aksyon, maaaring siya ay reprimanded ng isang lider. Ang mga minuto ng mga pulong ng gobyerno o pampublikong organisasyon ay nakakatugon din sa obligasyon ng mga pampublikong katawan upang ihatid ang impormasyon sa mga populasyon na kanilang pinaglilingkuran at upang magbigay ng isang rekord ng opisyal na negosyo.
Paggamit ng Dokumentasyon
Sa ilang mga kaso, ang mga minuto ng pulong ay ginagamit din bilang isang dokumento ng suporta. Ang mga komiteng pangkomunidad ay madalas na talakayin ang mga problema, resolusyon at pagkilos, at pagkatapos ay gumawa ng isang pormal na rekomendasyon sa isang mas malaking board o katawan. Ang mga minuto ay kadalasang naka-attach sa pagsusumite upang ipakita ang mga pag-uusap na ginagawa ng komite. Sa isang kolehiyo, halimbawa, ang mga paaralan o mga kagawaran ng programang pang-edukasyon ay kadalasang nagsusumite ng mga minuto ng komite sa komite ng komite sa suporta ng mga panukala sa kurikulum.
