Maaari kang maghatid ng masamang balita sa mga empleyado, mga customer o pamamahala sa pamamagitan ng iba't ibang mga pamamaraan. Mas gusto ng maraming tao na magkaroon ng mga negatibong mensahe na maihahatid ng diretso at direktang. Ang iba ay mas gusto ang isang mas banayad na diskarte, couching ang mensahe sa hindi bababa sa nakakasakit na wika. Sa alinmang paraan, dapat kang maghatid ng mga balita na malamang na hindi kanais-nais at hindi kanais-nais sa isang malinaw, madaling paraan.
Panatilihin ang Relasyon
Dahil lamang sa mayroon kang hindi nais na impormasyon na maghatid, hindi ibig sabihin na dapat mong sirain ang relasyon sa tumatanggap na partido. Kung nagtatanggal ka ng mga empleyado, pagbaba ng kahilingan ng donasyon o pagtangging magbayad ng biyahe sa paglalakbay, tandaan na ang sitwasyon ay maaaring magbago sa hinaharap at maaaring baligtarin ang iyong desisyon. Magdagdag ng pandagdag sa memo, tulad ng pagsasabi ng mga empleyado kung gaano mo pinahahalagahan ang kanilang mga kontribusyon. Ipaliwanag sa mga pondo na kasalukuyang hindi pinapayagan ng iyong badyet para sa ilang mga paggastos. Ang pagbubukas ay magpapalambot sa suntok at panatilihing bukas ang mga linya ng komunikasyon para sa posibleng relasyon sa hinaharap.
Mensahe ng Frame na may Positibong Wika
Ang mga salitang pinili mo sa memo ay makakatulong upang mapanatili ang isang positibong tugon, kahit na naghahatid ka ng negatibong mensahe. Halimbawa, maaari kang humingi ng higit pang impormasyon upang iproseso ang kahilingan ng pera sa halip na pagsulat na ang impormasyong ibinigay ay hindi katanggap-tanggap. Sabihin sa mga empleyado kung ano ang maaari nilang gawin sa halip na hindi nila magawa. Halimbawa, sumulat ng "mangyaring magsuot ng kaswal na kasuotan sa negosyo sa Biyernes" sa halip na "huwag magsuot ng maong sa kaswal na Biyernes." Magpadala ng tala sa iyong customer na nagsasabing "maaari mong kunin ang iyong kalakal sa Lunes," sa halip na "iyong order ay hindi magiging handa hanggang sa susunod na Lunes."
Pigilan ang mga Legal na Kahihinatnan
Ang mga memo ng kumpanya ay madalas na lumalabas sa labas ng iyong mga pader ng negosyo at sa mga kamay ng media o iba pang mga partido. Iwasan ang paggamit ng anumang wika na nagpapahiwatig sa mga labag sa batas o diskriminasyon. Halimbawa, sa halip na magsulat "ang aming accountant ay umalis sa kumpanya dahil gumawa siya ng malawak na mga pagkakamali sa mga ulat sa katapusan ng taon," sumulat "pagkatapos ng maraming taon ng kinikilalang serbisyo, ang aming accountant ay lumipat sa iba pang mga pagkakataon." Tinutulungan ng kalinawan ang mga hindi gustong mga alingawngaw mula pagkalat na maaaring makasama sa reputasyon ng iyong kumpanya. Ang isang hindi malinaw na negatibong mensahe ay "dahil sa maling pag-uugali, ang ilang mga miyembro ng pinansiyal na kawani ay umaalis." Ang isang mas mahusay na memo ay nagbabasa ng "nasasabik kami na ipahayag na ang mga bagong miyembro ng pampinansyal na tauhan ay nakatakda upang palitan ang papalabas na mga kasapi ng departamento ng accounting."
Buffer ang Bad News
Ang mga negatibong memorya ay madalas na nagreresulta sa mga nasasaktan na damdamin at galit na mga sagot Maaari mong magpakalma o hindi bababa sa mabawasan ang dami ng pagkahulog mula sa masamang balita kapag ikaw ay buffer ito ng magandang balita. Halimbawa, magsimula ng isang negatibong memo na may "pinahahalagahan mo ang bilang ng mga dagdag na benepisyo na kasama sa iyong patakaran sa seguro" kapag kailangan mong itaas ang mga rate ng seguro. Panatilihin ang buffer na nauugnay sa mensahe, gayunpaman, upang mapanatili ang kaliwanagan. Sa madaling salita, huwag sabihin na "bubuksan ang bagong parking deck sa susunod na linggo" kapag nagpapadala ka ng isang mensahe tungkol sa isang pagbawas sa mga benepisyo.
