Ang epektibong pakikipag-usap sa mga empleyado ay isa sa mga hamon ng pagiging tagapamahala. Hindi tulad ng isang personal na pag-uusap, kung saan ang mensahe ay maaaring iayon sa taong tumatanggap nito, kapag nagsasalita ka sa mga empleyado bilang isang buo, dapat kang magsalita sa isang estilo na angkop para sa lahat. Mahirap ito lalo na kapag nagsusulat ng negatibong memo - isang kritikal o naghahatid ng masasamang balita. Ang pagpapasok ng gayong isang sulat ay nangangailangan ng direktang pamamahala ng manager, ngunit taktika rin. Ang layunin ay dapat na hikayatin ang iyong mga empleyado na baguhin ang kanilang mga aksyon nang hindi nakaka-engganyo ang masamang damdamin.
Ihatid muna ang masamang balita. Kapag nagsusulat ng isang negatibong memo, pangkalahatan ay pinakamahusay para makarating kaagad sa masamang balita. Kabilang ang isang malaking halaga ng lead-up sa mensahe ay may ilang mga drawbacks: una, maaari itong gawin itong tunog tulad ng ikaw ay stalling; Pangalawa, ang ilang mga empleyado ay maaaring tumigil sa pagbabasa bago makuha ang punto ng memo; at pangatlo, kung ang mensahe ay inaasahang, maraming mga empleyado ay laktawan ang pagpapakilala gayon pa man. Ang tono ng seksyon na ito ay dapat na tapat, at ang mga katotohanan ay malinaw na inilatag. Subukan upang maiwasan ang galit o labis na negatibiti.
Mag-alay ng paghimok. Matapos mong mailagay ang masamang balita, ilipat ang tono at pokus ng iyong memo upang bahagyang mas maasahan. Kung ang iyong sulat ay kritikal, nag-aalok ng mga salita ng papuri at pampatibay-loob. Kung naihatid mo ang hindi kanais-nais na balita, bigyang-diin ang positibo. Ang layunin ng iyong trabaho bilang isang tagapamahala ay ang manguna, isang gawain na hindi kailanman mas mahalaga kaysa sa mga oras ng kahirapan.
Ipakita ang isang solusyon. Isa sa mga dilemmas na madalas na kinakaharap ng mga empleyado kapag tumatanggap ng negatibong memo ay hindi alam kung anong pagkilos ang gusto ng kanilang superbisor na kunin ngayon. Sa ikatlo at huling bahagi ng liham, balangkas ang isang malinaw na pagkilos na maaaring gawin ng mga empleyado upang mapabuti ang sitwasyon. Ang pagtuturo na ito ay dapat magbigay ng malinaw na mga hakbang para sa mga empleyado at dapat maihatid sa isang positibong tono.
Basahin ito nang malakas. Bago magpadala ng memo, dapat mong tingnan ito at pagkatapos ay basahin ito nang malakas. Basahing ito nang malakas sa iyong sarili at pagkatapos ay sa hindi bababa sa isang tao na maaaring magbigay ng feedback. Pakinggang maingat sa iyong sariling mga pagpili ng salita at subukang marinig ang anumang wika na maaaring maling maunawaan. Pagkatapos mong gawin ang mga pagwawasto na ito, ang sulat ay dapat na proofread para sa grammar, bantas at pagbabaybay - upang maipakita sa iyong mga empleyado na isinulat mo nang liham ang sulat.
